Ściąga z negocjacji. Odcinek I

Ściąga z negocjacji. Odcinek I Image courtesy of cooldesign/FreeDigitalPhotos.net

Dobre przygotowanie do negocjacji nie gwarantuje sukcesu, ale bez przygotowania na pewno sukcesu nie osiągniemy. Niezależnie od tego co kto robi i kim jest, to aby robił to dobrze, powinien się najpierw odpowiednio przygotować.

Prowadzenie negocjacji również, a może nawet bardziej niż inne czynności wymaga przygotowania. Oczywiście w zależności od przedmiotu i formy negocjacji, proces ten może wyglądać różnie. Przygotowując się do dowolnych działań, trzeba przestrzegać określonej kolejności rzeczy, tzn. nie wolno o niczym zapomnieć i niczego pominąć, warto również wiedzieć, jak to robić.

Istnieją pewne ogólne zasady przygotowania negocjacji. W każdym przygotowaniu musi wziąć pod uwagę kilka stałych elementów : 

Podobne artykuły:

Cel i ocena

Przed przystąpieniem do jakiegokolwiek działania, należy określić cel jaki sobie stawiamy lub inaczej mówiąc określić zamiary, jakie mamy względem tego przedsięwzięcia. Należy więc odpowiedzieć sobie na pozornie proste pytanie: „po co przystępujemy do tych działań?”. Ogólnie rzecz ujmując, cel definiujemy jako pożądany stan rzeczy, jaki zamierzamy osiągnąć. W negocjacjach tym pożądanym stanem rzeczy może być, zawarcie porozumienia tj. doprowadzenie do zgody, zawarcie transakcji, a więc sprzedaż lub kupno określonych towarów bądź usług, osiągnięcie pewnych korzyści np. zysku. Warto pamiętać o tym, iż cele powinny być określone, mierzalne, uzgodnione, możliwe do osiągnięcia i sprecyzowane w czasie. Określone, a więc konkretne, mierzalne, a więc wymierne. Uzgodnione, a więc zaakceptowane przez wszystkich potencjalnie zainteresowanych. Możliwe do realizacji po to, aby można je było osiągnąć. Sprecyzowanie w czasie jest potrzebne do stwierdzenia stopnia zawansowania realizacji oraz możliwości powiedzenia, czy coś się udało zrealizować, czy też nie. Czasami niektórzy usiłują realizować w trakcie negocjacji cele osobiste, zdefiniowane patologicznie np. pognębienie, zniszczenie przeciwnika lub po prostu osiągnięcie poczucia wygranej. Ale w tym wypadku to już nie będą twórcze negocjacje.

Przed rozpoczęciem negocjacji należy również ustalić zasady i metody oceny uzyskanych w trakcie rozmów rezultatów. Istotne jest ustalenie tego jak i według jakich kryteriów będą oceniane wyniki, oraz postępowanie negocjatorów. Równie ważne jest ustalenie kto będzie dokonywał oceny.

Poznanie drugiej strony

Przygotowując się do negocjacji powinniśmy wiele miejsca poświęcić na poznanie drugiej strony, czyli tego, z kim będziemy negocjować. Rozpoznanie to dotyczy wielu aspektów/elementów, czynników. Po pierwsze powinniśmy zgromadzić informacje o naszym kontrahencie w sensie instytucjonalnym. Należy zgromadzić informacje dotyczące problematyki organizacyjnej firmy, struktury, powiązań kapitałowych, personalnych, organizacyjnych. Informacje te można zdobyć, poczynając od materiałów reklamowych klienta, a na korzystaniu z wywiadowni gospodarczych kończąc. W przypadku, kiedy przygotowujemy się do kolejnych negocjacji ze znanym już sobie partnerem, dobrze jest sięgnąć do rejestru dotychczasowej współpracy, sprawdzić co było naszą, a co ich mocną stroną, a do czego klient może mieć zastrzeżenia. Drugim elementem, na który należy zwrócić uwagę są ludzie, z którymi będziemy negocjować. Trzeba bowiem pamiętać, że w każdych negocjacjach partnerem jest nie instytucja, ale żywy człowiek. Ma on co prawda za zadanie reprezentować interesy swojej firmy, ale przede wszystkim jest sobą, z własnymi upodobaniami, słabościami i mocnymi stronami. Dlatego też gromadząc informacje o partnerze, nie wystarczy dowiedzieć się, jak się nazywa/prawidłowo wypowiedziane nazwisko – to bardzo czuły punkt każdego człowieka !/ i jaki jest jego status w firmie; właściciel, osoba na stanowisku kierowniczym czy szeregowy pracownik. Przydatne są również informacje „pozazawodowe” o kliencie; jego charakter, cechy osobowe, zainteresowania, sposób myślenia, czy postrzegania problemów. W zależności od tego co nasz rozmówca uważa za istotne, czy przywiązuje większą wagę do norm i przepisów, czy do wyliczeń i dowodów matematycznych, czy może bardziej sobie ceni związek przyczynowo skutkowy między poszczególnymi elementami – taka powinna być nasza argumentacja. Nie bez znaczenia są również zainteresowania naszego rozmówcy.

Jeżeli wiemy na przykład, że jest wiernym kibicem koszykówki, a nie lubi boksu, powinniśmy zapoznać się z ostatnimi wynikami meczów koszykówki, a tematu boksu unikać, a przynajmniej starać się nie chwalić tej dyscypliny sportu. Wydawałoby się, że jest to sprawa mało istotna, ale okazuje się, że wspólne zainteresowania zbliżają: bardziej lubimy tych, którzy są w jakiś sposób do nas podobni, np. lubią to co my lubimy.

Następny element, który powinniśmy uwzględnić to otoczenie, czy jak to niektórzy określają sytuacja ogólna. Jeżeli negocjujemy z partnerem zagranicznym powinniśmy zgromadzić informacje dotyczące sytuacji gospodarczej i finansowej kraju partnera. Dobrze jest się zapoznać z przepisami dotyczącymi regulacji współpracy gospodarczej z zagranicą oraz warunków tej współpracy. Nie bez znaczenia jest również specyfika kulturowa danego kraju, a co z tym się wiąże sposób postrzegania i prowadzenia negocjacji. Wiadomo, że na przykład Amerykanie nie lubią tracić czasu na wstępne rozmowy. Cenią sobie natomiast rzetelność, konkrety i punktualność. Inaczej natomiast Brazylijczycy, którzy robią interesy na bazie „przyjaźni”. Dlatego też negocjacje z nimi poprzedzone są długimi rozmowami wstępnymi, właśnie owym „zaprzyjaźnianiem”. Próba pominięcia tego etapu będzie uznane za duży nietakt, a w skrajnym przypadku może nawet nie dojść do właściwych rozmów.

Ponadto gromadząc informacje dotyczące otoczenia, nie można pominąć własnej konkurencji. Jeśli coś sprzedajemy, należy sprawdzić czy nasz partner nie może tego towaru kupić gdzie indziej. Jeżeli tak, to na jakich warunkach/jakość, cena, terminy dostaw, warunki płatności, itp./, co jest mocną, a co słabą stroną tamtej oferty.

I wreszcie ostatnia, chyba najtrudniejsza sprawa związana z rozpoznaniem partnera, poznanie jego oczekiwań. Jest to próba zastanowienia się, na czym drugiej stronie może najbardziej zależeć, co jest dla niech najistotniejsze, jakie są ich faktyczne potrzeby. Jest próba spojrzenia na problem oczami partnera. Jeżeli uda się prawidłowo ocenić faktyczne potrzeby partnera, pozwoli to na lepsze przygotowanie oferty i przebiegu negocjacji.

Alternatywy

Kolejnym elementem przygotowania się do negocjacji jest rozpatrzenie i analiza wszelkich możliwych alternatyw istniejących dla tej konkretnej sytuacji. Po pierwsze w układzie globalnym, co nam dają lub co nam mogą dać kontakty, porozumienie, kontrakt 
z poszczególnymi partnerami. Która z tych możliwości jest najciekawsza, najkorzystniejsza, ewentualnie co będzie jeżeli do rozmów lub do kontraktu z żadnym z potencjalnych partnerów nie dojdzie. Co to dla nas oznacza i co możemy lub będziemy musieli w takiej sytuacji zrobić. Jakie są inne alternatywy, drogi, możliwości czy też sposoby postępowania. Po drugie, w układzie bezpośrednim, dla mnie i potencjalnego partnera, jakie mamy alternatywne możliwości do wyboru. Co to dla nas oznacza, kiedy nie dojdziemy do porozumienia.

Przestrzeń negocjacyjna

Następna kwestia to próba określenia przestrzeni negocjacyjnej, inaczej zwanej polem negocjacji. Pojęciem tym określamy odległość między dwoma skrajnymi opcjami stron. Przykładowo ktoś daje ogłoszenie w gazecie, że sprzeda samochód i podaje cenę 12 tysięcy zł, druga osoba czyta je dzwoni, ale oferuje początkowo 8 tysięcy. W tym wypadku negocjacje będą się toczyć na polu pomiędzy 8 a 12, tutaj sprawa potoczy się dość prosto. Wyobraźmy sobie inny przypadek, pracodawca płacił dotychczasowemu pracownikowi na stanowisku A 900 zł, pracownik ten zwolnił się. Pan Nowak, który chce objąć tę posadę, w swojej starej firmie zarabiał dotychczas 300 zł. Pracodawca będzie chciał zaproponować nowemu pracownikowi trochę mniej niż staremu, pan w nowej pracy chciałby zarobić trochę więcej niż w starej. Będziemy tutaj mieli tak zwaną szeroką przestrzeń negocjacyjną. Znacznie trudniej będzie w sytuacji gdy pracodawca oferuje początkowo 500 zł, a ewentualnie zgodzi się na 550 zł, natomiast potencjalny pracownik chce zarabiać 600 zł, a ewentualnie zgodzi się na 550 zł. Wtedy mówimy o wąskiej przestrzeni negocjacyjnej. Zupełnie źle będzie wtedy, gdy pojawi się ujemna przestrzeń negocjacyjna, będzie to taka sytuacja kiedy pracodawca oferuje maksymalnie 500 zł, natomiast potencjalny pracownik chce otrzymać minimum 600 zł. Wtedy nie mają wielkich szans na dojście do porozumienia. 

Scenariusze

Kolejny krok to opracowanie i analiza scenariuszy rozmów-negocjacji z konkretnym partnerem. Z reguły najpierw opracowuje się dwa skrajne, najbardziej optymistyczny i najbardziej pesymistyczny. W miarę chęci, możliwości i posiadanego czasu można pokusić się o kilka średnich. W trakcie opracowywania tych scenariuszy, celem ułatwienia sobie pracy, warto posługiwać się typowym kwestionariuszem lub schematem. Podstawowe scenariusze powinny zawierać przede wszystkim informacje dotyczące: propozycji oferty wyjściowej, punkty oporu (minimalne warunki powodzenia), pułap maksymalny (co się da osiągnąć ). Nie trzeba chyba wyjaśniać, że dane co do naszej strony są faktyczne, zaś co do drugiej opierać się będą na danych szacunkowych. Ponadto w scenariuszu warto uwzględnić słabe i silne strony każdej ze stron, jak również koszty i zyski stron w wypadku realizacji poszczególnych wariantów. 

Kalkulacja wartości

Postrzeganie wartości tych samych przedmiotów lub rzeczy przez różne osoby nie musi być takie same. Przykładowo rzecz biorąc, ktoś ma murowaną stodołę obok domu, której nie użytkuje, bo nie prowadzi działalności rolniczej, tym samym obiekt ten nie przedstawia dla niego większej wartości. Jednocześnie corocznie ponosi on wydatki związane z opłaceniem podatku od nieruchomości. Tymczasem jego sąsiad prowadzący hurtownię, musi wynajmować pomieszczenia magazynowe w budynku odległym o 5 km, płacąc 500 zł miesięcznie. Tym samym owa stodoła sąsiada, może przedstawiać dla niego dużą wartość. Na tym przykładzie widzimy, że ustępstwa lub oferty jednej ze stron nie muszą być postrzegane przez obie strony jako równie kosztowne lub zyskowne. Niezależnie od tego, należy pamiętać, iż każda ze stron niezależnie od drugiej dokonuje własnej kalkulacji strat i zysków z osiągniętego porozumienia lub zawartego kontraktu. Często pojawia się oczekiwanie, aby obustronne korzyści były równe, bo wtedy jest „sprawiedliwie”. Zupełnie zaś patologiczne jest zastanawianie się ile to „zarobił” mój partner, należy się bowiem martwić tylko o to, ile my sami zarobiliśmy. 

Argumenty

Przed przystąpieniem do negocjacji powinniśmy sformułować listę argumentów przy pomocy których będziemy starali się przekonać partnera do naszej ofert. Argumenty jakich używamy w negocjacjach/i nie tylko w negocjacjach/ można podzielić na dwie grupy: 

  • racjonalne – odwołujące się do rozumu, poparte dowodami,
  • emocjonalne – odwołujące się do woli i uczucia.

W każdej rozmowie występują zarówno, jedne jak i drugie, natomiast to, które z nich dominują zależy od naszego rozmówcy i dyskutowanego tematu. Wydaje się, że w negocjacjach więcej miejsca powinniśmy poświęcić argumentom racjonalnym. Mają one to do siebie, że dzięki temu, iż długo się je buduje/często, aby przekonać drugą stronę posługujemy się wyliczeniami, statystykami, czy przepisami, równie długo pozostają w pamięci. Poza tym kontrahent powinien być „na zimno" przekonany o słuszności swego wyboru. Jeżeli podjąłby decyzję pod wpływem impulsu, istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że przy pierwszej nadarzającej się okazji wycofa się z nierozsądnie podjętego zobowiązania. Argumenty jakich będziemy używać powinny być rzeczowe, konkretne, podkreślające silne strony naszej oferty. Przygotowując owe argumenty, należy pamiętać również o tym, do kogo one będą kierowane. Nie bez powodu gromadziliśmy informacje o ludziach, z którymi będziemy prowadzić rozmowy. Argumenty jakimi będziemy się posługiwać powinny być dostosowane do stylu/sposobu negocjowania drugiej strony, podkreślać to, co dla partnera jest ważne. I jeszcze jedna bardzo ważna rzecz: stosując argumenty starajmy się tak je formułować, aby pokazać partnerowi jakie osiągnie korzyści z proponowanego przez nas rozwiązania (o tym, że my je osiągniemy nie musimy go przekonywać). 

Zespół

Często jest tak, że ze względu na problem nie możemy negocjować w pojedynkę, ale musimy stworzyć/zbudować zespół. 
O doborze członków zespołu negocjacyjnego i podziale zadań między nimi w następnym odcinku.

A na zakończenie... 

PLANOWANIE NEGOCJACJI – krok po kroku:

    • Określenie celu negocjacji i kryteriów oceny,
    • Rozpoznanie drugiej strony,
    • organizacji: ludzi, otoczenia,
    • Analiza alternatyw,
    • Określenie przestrzeni negocjacyjnej,
    • Opracowanie i analiza możliwych scenariuszy: optymistycznych, pesymistycznych,
    • Kalkulacja wartości poszczególnych rozwiązań,
    • Opracowanie materiałów i przygotowanie argumentów,
    • Dobór zespołu i podział ról.

Podobne artykuły:



Andrzej Puchala. Szkolenia