Sekrety skutecznego wdrożenia metody 5S

Sekrety skutecznego wdrożenia metody 5S hotszots.eu

Metoda 5S jest jednym z podstawowych narzędzi Lean Management. Stanowi swoisty fundament, umożliwia rozpoczęcie efektywnego procesu optymlizacji przedsiębiorstwa.

Jej głównym obszarem zastosowania jest hala produkcyjna, ale z powodzeniem można stosować ją w każdym rodzaju działalności – zarówno w magazynie, biurach jak i podczas świadczenia usług. Należy po prostu pamiętać o tym, że filary metody 5S należy dostosować do indywidualnych zastosowań.

O metodzie 5S napisano już wiele artykułów, książek, ebooków oraz informacji internetowych. Pomimo drobiazgowego rozpisania jej elementów na czynniki pierwsze, prawie zawsze okazuje się przy praktycznym wdrożeniu, że jej sprawna realizacja nie przebiega tak prosto, jak byśmy chcieli.

Podobne artykuły:

Przyczyn może być wiele, jednak można łatwo wygenerować pięć podstawowych problemów, których zbagatelizowanie mści się nieudanym wdrożeniem.

Większość z tych problemów tkwi głęboko w naszej podświadomości, więć głównym grzechem popełnianym podczas wdrożenia 5S jest grzech zaniechania – polegający na ślepym nakazywaniu realizacji określonych działań, bez przeciwdziałania naturalnym przyczynom, wywołującym reakcje obronne – nie podawania się „nowemu”.

Skuteczne wdrożenie metody 5S musi się wiązać z głęboką przemianą świadomości, zarówno pracowników, jak i kadry zarządzającej wszystkich szczebli.

Niestety – nie uda się tego zrobić w dwa tygodnie, czy w dwa miesiące. Skuteczne wdrożenie metody 5S – w zależności od wielkości organizacji – ilości pracowników, ilości stanowisk oraz ilości obszarów objętych wdrożeniem 5S może niejednokrotnie trwać 12-18 miesięcy, lub nawet więcej. 

Bałaganiarstwo

Pierwszym krokiem w metodzie 5S jest selekcja, sortowanie – otoczającej nas rzeczywistości. Najtrudniejszym zagadnieniem do opanowania na tym pierwszym kroku jest naturalny chaos panujący na stanowisku pracy. Im więcej procesów jest realizowanych na danym stanowisku pracy – tym większy chaos zazwyczaj na nim panuje.

Najłatwej jest opanować stanowiska dedykowane wykonywaniu jednej, powtarzalnej operacji. Wtedy dość szybko osiągamy pożądany efekt – uporządkowania i pozbycia się rzeczy niepotrzebnych z miejsca pracy. Gorzej jest – jeżeli na danym stanowisku pracy realizujemy różne procesy, lub operacje o znacznym stopniu skomplikowania – dla różnorodnych wyrobów. Wtedy musimy dokładnie zidentyfikować wszystkie realizowane procesy i zastosować odmienne kryteria określania priorytetów, wg częstotliwości użycia poszczególnych przedmiotów.

Niestety na tym etapie musimy zmierzyć się z naszą najczęściej występującą cechą – bałaganiarstwem, oraz „chomikowaniem” - zachowywaniem wszelkiego rodzaju przedmiotów - „na wszelki wypadek” „bo się jeszcze przyda”.

Gaszenie pożarów

W drugim kroku metody 5S – systematyce – nadal borykamy się z grzechami z pierwszego kroku. Najtrudniej jest doprowadzić do... odkładania rzeczy na swoje miejsce. Na tym etapie należy wykazać się wzmożoną cierpliwością oraz zastosować cały możliwy do wykorzystania arsenał bodźców wzrokowych. Znakomita większość z nas jest wzrokowcami i szczegółowe wytyczne w postaci wielostronicowych, szczegółowych instrukcji nie dadzą takiego efektu – jak zwykłe zdjęcie przedstawiające stan pożądany do osiągnięcia i systematyczne delikatne egzekwowanie jego jak najszybszego osiągnięcia.

Wszelkiego rodzaju sposoby znakowania pól odkładczych, stref, zastosowanie tablic cieni, wkładów do szuflad, czy różnorodnych andonów (czyli wskaźników wystąpienia określonego zdarzenia, wymagającego podjęcia adekwatnej reakcji), gwarantuje szybsze osiągnięcie zamierzonego efektu niż żmudne opisywanie stanu oczekiwanego.

Należy pamiętać również o tym, że każdy z pracowników będzie miał indywidualne upodobania lub przyzwyczajenia, które musimy zacząć przezwyciężać. Najczęściej popełnianym błędem na tym etapie jest działanie na zasadzie „gaszenia pożarów”, czyli organizowania spektakularnych, pokazowych akcji, np. w celu przedstawienia realizowanych postępów top managementowi – przy okazji np. wizyt klientów.

Malowanie trawy na zielono

Krok trzeci metody 5S opiera się na wprowadzeniu sprzątania – a raczej ciągłego utrzymywania porządku na stanowisku pracy jako rutynowego elementu codziennych operacji.

Ponieważ bardzo często używa się do określenia tego etapu angielskojęzycznego pojęcia „shine” - lśnij – wobec tego wszyscy starają się natychmiast doprowadzić stanowisko pracy lub obszar pracy do nienagannego stanu. Zleca się odmalowanie ścian, maszyn, całego otoczenia, aby natychmiast po zakonczeniu prac renowacyjnych – otoczenie ponownie zaczęło przyjmować naturalny dotąd, jakże optymistyczny – szaro-bury odcień.

Przyczyn takiego obrotu sprawy jest wiele – ale najważniejszym powodem jest chęć tuszowania skutków, a nie likwidowania przyczyn i zapobiegania wszelkiego rodzaju zanieczyszczeniom. Realizację tego etapu powinno się rozpocząć od likwidacji wszelkiego rodzaju nieszczelności maszyn, zamontowania wanien, weryfikacji stanu osłon oraz systematycznego wpajania pracownikom zasad czystej pracy.

Znakomitym rozwiązaniem jest wyznaczenie stref brudu, miejsca składowania selektywnej zbiórki odpadów, a dla najbardziej „opornych” specjalne szkolenia specjalistyczne z „konserwacji powierzchni płaskich” - im bardziej przyjazną atmosferę uda się nam przy tej okazji osiągnąć – tym lepsze efekty uda się również uzyskać.

Niestety – w wielu przypadkach wdrożenie 5S – utyka w martwym punkcie – właśnie na tym etapie z powodu braku wzajemnego zrozumienia przez wszystkie zaangażowane strony oraz braku konsekwencji w działaniach.

Bardzo często również dopiero na tym etapie wprowadza się audity 5S, mające służyć monitorowaniu postępów realizacji procesu wdrożenia. Wzbudza to oczywistą niechęć pracowników, zwłaszcza jeżeli metodologia auditów 5S nastawiona jest wyłącznie na wytykanie niedociągnięć.

Audity 5S powinny zostać wprowadzone już na pierwszym etapie, wraz z wyraźnym określeniem znaczącej roli pracowników w kształtowaniu wszelkich rozwiązań służących optymalizacji procesów, wzrostowi efektywności, poprawie bezpieczeństwa pracy i wprowadzeniu ładu i porządku organizacyjnego. 

Ścierające się indywidualności

Etap 4 – standaryzacja to etap, który wywołuje wiele kontrowersji pośród wszystkich uczestników procesu wdrożenia 5S. Jego zasadniczym celem jest określenie standardu, czyli sposobu postępowania przez wszystkich uczestników procesu, operatorów na stanowisku pracy. Ustala się standard stanowiska – począwszy od rodzaju i miejsca składowania wyposażenia, narzędzi, przepływu materiałów, aż do częstotliwość kontroli parametrów procesów oraz sprzątania i konserwacji maszyn i urządzeń.

Podobne artykuły:

Na tym etapie zbyt często dochodzi do ostrych starć różnych wizji – bardzo często kreowanych i narzucanych innym pracownikom przez kierowników, którzy mówiąc bardzo delikatnie – często mają zbyt mgliste pojęcie o rzeczywistych aspektach pracy na danym stanowisku. Jako żelazną regułę – należy od samego początku realizacji procesu wdrożenia metody 5S – wprowadzić możliwość kształtowania standaru przez samych pracowników. Najlepszym rozwiązaniem jest wyznaczenie lidera – osoby od początku wdrożenia współodpowiedzialnej za docelowe opracowanie standardu stanowiska.

Bardzo często okazuje się, że przy określaniu standardów dla stanowisk, na których realizowane są trudne i złożone procesy, których bezpośredniego wyniku często nie da się określić natychmiast po zakończeniu procesu, należy posiłkować się złożonymi metodami optymalizacji – np. analiza ruchów elementarnych – w przypadku złożonych procesów montażu ręcznego i półautomatycznego, obserwacje migawkowe, itp.

Największym i najcenniejszym źródłem informacji są przede wszystkim bezpośredni wykonawcy poszczególnych operacji, którzy doskonale i w bardzo krótkim czasie ustanawiają własne wewnętrzne standardy pracy i wydajności – w myśl zasady „zrobić, ale się nie narobić”. 

Motywacja

Ostatni krok metody 5S – to samodyscyplina. Pojęcie to jest tak samo błędnie interpretowane jak samokontrola. Jest ono po prostu sprzeczne z naturą człowieka – czyli z ograniczaniem wszelkich działań wymagających zbyt wielkiego wysiłku. Potwierdzeniem tej tezy – niech będą choćby wybitni sportowcy – w dowolnej dyscyplinie – uprawia ją określona liczba osób – amatorsko lub zawodowo – ale mistrz – jest zawsze jeden. Zostaje nim ta osoba, która posiada wybitne zdolności organizatorskie, ma dość samozaparcia, aby systematycznie poprawiać wyniki i eliminować swoje błędy oraz – co coraz bardziej widoczne w obecnym sporcie – posiada odpowiednie zaplecze – finansowe i materialne – bo czasy greckich olimpiad – należą już do starożytnej historii. Znakomita większość czuje się "mistrzem" z poziomu kanapy lub fotela, określając swoje osobiste zaangażowanie - "jutro się tym zajmę".

Skuteczna samodyscyplina to po prostu skuteczna i dyskretna motywacja do określonego działania. Zadanie bardziej z pogranicza psychologii i socjologii niż bezpośrednio wynikające z ekonomicznych nauk o zarządzaniu. Wymaga wprowadzenia zmian kulturowych w samej organizacji przedsiębiorstwa, nie tylko wśród pracowników szeregowych, ale również wśród kadry nadzoru – wszystkich szczebli – oraz kadry zarządzającej.

Jak wszystkie metody z Lean Management – metoda 5S wymaga zaanażowania najwyższego kierownictwa – nie tylko na zasadzie - „wdrażamy 5S” - ale na aktywnym udziale w pracach nad procesem wdrożenia, rozwiązywania wielu problemów – organizacyjnych, a niejednokrotnie również personalnych.

Dobrym rozwiązaniem jest odblokowanie kreatywności pracowników – na wzór japońskich kół jakości – przy odpowiednio skonstruowanej formie wynagrodzenia i docenienia wkładu pracowników.

Jest to jednak bardzo złożony proces – który należy rozpatrywać indywidualnie, ponieważ każde przedsiębiorstwo jest diametralnie inne i rozwiązanie, które doskonale sprawdziło się u konkurencji - w naszym przedsiębiorstwie może się okazać zwykła klapą. 

Metoda 5S to początek krętej i pełnej wybojów drogi – prowadzącej jednak do upragnionego celu – optymalizacji przedsiębiorstwa, poprawy wyników finansowych, zmniejszenia stat – zarówno powstałych w wyniku błędów wewnętrznych, jak i reklamacji, wzrostu zadowolenia pracowników oraz właścicieli przedsiębiorstwa. 

Sięgając jednak po tę metodę musimy się spodziewać, że oczekiwane efekty mogą pojawić po dłuższym czasie, co bardzo często powoduje, że spragnieni natychmiastowych sukcesów, porzucamy stosowanie tej metody już przy pierwszych problemach wymagających podjęcia skutecznych działań.

Akademia Produktywności Daniel Szałwiński