Siedem zasad tworzenia biuletynu dla klientów

Siedem zasad tworzenia biuletynu dla klientów www.fotolia.pl

Wybór biuletynu, jako formy komunikacji z klientami, jest jak najbardziej uzasadniony. Nie sposób budować stałych relacji biznesowych tylko w oparciu o materiały i katalogi produktowe.

Opracowanie cyklicznej, atrakcyjnej formy kontaktu stanowi niemałe wyzwanie. Szczególnie jeśli firmie zależy na wzmocnieniu wizerunku i przekazanie dodatkowych informacji o swojej działalności, które są pomijane w standardowej obsłudze sprzedażowej.

Podobne artykuły:

Poza tym takie medium może stanowić wyjątkową wartość dodaną, swoistym know-how, którym firma dzieli się ze swoimi partnerami i buduje w ten sposób swój autorytet w branży. Postaram się przedstawić kilka zasad jakimi należy się kierować, aby cieszyć się biznesowymi korzyściami z dystrybucji tego medium.

1. Konkretna grupa docelowa

Przed rozpoczęciem prac nad biuletynem należy jasno określić grupę docelową. Odbiorcami tego medium mogą być wszyscy klienci, którzy dotychczas korzystali z usług lub produktów firmy, węższe grono najlepszych nabywców, bądź szeroki rynek potencjalnych beneficjentów prowadzonej przez firmę działalności. Ma to zasadniczy wpływ na strategię komunikacyjną biuletynu. Stajemy bowiem przed wyborem, czy przygotowujemy się na prezentację firmy i walorów jej oferty podmiotom nie mającym dotychczas kontaktu z taką marką; czy też decydujemy się na specjalistyczne, fachowe materiały stanowiące wartość dodaną dla najlepszych klientów firmy. Określenie grupy docelowej dostarcza nam również niezbędnych danych do oszacowania nakładu. Stąd warto poświęcić czas na konsultacje, aby wysiłek włożony w opracowanie tej formy komunikacji przyniósł satysfakcjonujące rezultaty.

2. Jasna misja

Mając jasno określoną grupę docelową możemy zdefiniować formułę biuletynu, a co za tym idzie – jaką misję ma on do spełnienia. Tu duży wpływ ma znajomość branży i specyfiki klientów, a jednocześnie priorytety wizerunkowe firmy. Formuła biuletynu powinna być pochodną misji całego przedsiębiorstwa oraz spójna z innymi formami budowania wizerunku. Stąd formuła może być bardzo oficjalna a co za tym idzie chłodna – w sytuacji, gdy wizerunek firmy, jako profesjonalnego podmiotu gospodarczego może być zagrożony. Kiedy jednak przedsiębiorstwo chce ocieplić swój wizerunek i w pewien sposób spoufalić się z klientami, to formuła może być zdecydowanie lżejsza. Niezależnie od tego, który kierunek się wybierze, to jakośc prezentowanych treści powinna być na najwyższym poziomie – również tych humorystycznych.

3. Forma na miarę potrzeb

Po określeniu wielkości grupy docelowej i misji biuletynu łatwiej podjąć decyzję, czy ma on przyjąć formę tradycyjną, czy też elektroniczną. Niewątpliwie tańszą formą jest forma e-biuletynu. Jest ona bardzo bliska formule newslettera. Kiedy nie posiadamy dużo treści regularny e-mailing wysyłany do klientów jest równoznaczny z biuletynem.

Podobne artykuły:

Takie sytuacje należą jednak do rzadkości, ponieważ e-mail ze swojego założenia jest krótką informacją, która ma skłonić do dalszego kontaktu. Zaś obszerne treści biuletynu mogą stanowić, albo załącznik do wysyłanej korespondencji, albo zamieszczone na serwerze. W takiej sytuacji newsletter służy za medium pośrednie, w którym zamieszczamy link, bądź linki z zachętą do otworzenia treści w przeglądarce internetowej. Biuletyn na serwerze może być zamieszczony w postaci podston www z poszczególnymi publikacjami. Może być również gotowy w postaci interaktywnego pliku PDF do pobrania, bądź w postaci flashbooka. Interaktyność elektronicznego biuletynu jest niezwykle istotne ponieważ skraca drogę dotarcia do wybranych treści, jak i do późniejszej interakcji biznesowej z przedsiębioerstwem. Stąd należy zwracać uwagę na poprawne przekierowania do oferty i treści komercyjnych ze strony firmowej. Oczywiście równolegle, bądź zamiennie można zastosować formę tradycyjną, papierową. W tym przypadku dużo większe znaczenie ma dobór formatu – wielkości strony. Firmy, które obrały kierunek prezentowania atrakcyjnych wizualnie treści na pewno decydują się na opcje uszlachetniania papieru, tak logotyp, czy inne grafiki dobrze się prezentowały.

4. Rozsądny wybór autorów zawartości

Jednym z trudniejszych etapów przygotowania biuletynu jest wybór autorów zawartości tzw. kontentu. Często są oni rekrutowani wśród pracowników firmy. Jest to naturalna droga budowania zespołu redakcyjnego. Należy przy tym uważać, aby opracowanie materiału do biuletynu nie stanowiło dla pracownika kary, dodatkowego obciążenia. Warto potraktować to jako formę docenienia. Dobrym rozwiązaniem jest gratyfikowany konkurs na najlepsze materiały do biuletynu. Oczywiście należy również wyznaczyć osobę, która będzie koordynowała zabranie całości treści i redagowała treści wiążące niejednokrotnie niespójny materiał. Dobrze również w tej sytuacji skorzystać z pomocy zewnętrznych doradców, zarówno pod kątem doboru treści, jak i uzupełnienie ich przez opracowania copywriterów oraz przeprowadzenie korekty językowej. Wśród odbiorców rodzą się pewne przyzwyczajenia i oczekiwania odnośnie dostarczanych treści, stąd warto pomyśleć o możliwościach kontynuacji pewnych sekcji biuletynu w następnych numerach.

5. Optymalna obszerność i częstotliwość publikacji

Zweryfikowanie wewnętrznych możliwości redaktorskich oraz oszacowanie władu zewnętrznych doradców pozwoli firmie określić obszerność materiału. Ilość treści powinna uwzględniać założoną misję biuletynu – nie możemy ani przynudzać odbiorców, ani też narazić się na zlekceważenie ubogiej zawartości. Przy szacowaniu częstotliwości publikacji należy zwrócić uwagę na możliwości czasowe poszczególnych pracowników, na których przedsiębiorstwo zdecydowało się polegać przy redakcji biuletynu. Czasem niedyspozycyjność jednej osoby może zaważyć na całym procesie przygotowania treści. Z racji na sezonowość w wielu sektorach działalności gospodarczej trudno narzucić jednolitą częstotliwość publikacji materiału. Niejednokrotnie pozostaje to tylko w sferze ambicji redaktora naczelnego. Należy jednak zwrócić uwagę na deaktualizowanie się niektórych treści, szczególnie gdy są one powiązane z okresową ofertą firmy.

6. Atrakcyjna kompozycja wizualna

Dobór szaty graficznej jest pochodną wyznaczenia misji biuletynu, jednak duży wpływ na aspekt wizualny ma obszerność materiału i określenie formy (elektroniczna, papierowa, bądź obie równolegle). Na tym etapie – jeżeli przedsiębiorstwo nie zatrudnia profesjonalnego grafika, szczycącego się znajomością DTP (ang. Desktop Publishing – skład tekstu i kompleksowe przygotowanie materiału do druku, bądź wydania w formie PDF/flipbooka). Również w tym przypadku można posiłkować się wsparciem zewnętrznych usługodawców. Jeżeli zakładamy cykliczność materiału, to należy zwrócić uwagę na elementy powtarzające się w poszczególnych wydaniach. Istotnym elementem szaty graficznej jest okładka. Może ona wyrażać emocje i nastawienie przedsiębiorcy do rynku, nawiązywać do sezonowych wydarzeń w branży, bądź sugerować tematykę zawartości biuletynu. Na układ kompozycyjny tego narzędzia komunikacji istotny wpływ mają również zdjęcia. Jeśli firma dysponuje własnymi zasobami wysokiej jakości zdjęciami, to będą one stanowiły dużą wartość dla odbiorcy. W niektórych przypadkach warto jednak posiłkować się płatnymi zdjęciami profesjonalnych fotografów, bądź dedykowanymi, zaprojektowanymi specjalnie na potrzeby biuletynu grafikami.

7. Właściwa strategia dystrybucji

Zarówno w przypadku formy papierowej, jak i elektronicznej biuletynu należy opracować strategię dystrybucji. W przypadku wersji drukowanej można oprzeć się o wyselekcjonowaną bazę adresową, stanowiącą zasoby wewnętrzne działu sprzedaży. W takiej sytuacji warto wysyłkę zaadresować na konkretne nazwisko, co daje większą gwarancję zainteresowania odbiorcę naszymi materiałami. Można również zdecydować się na poszerzenie swojej bazy potencjalnych klientów przez zakup danych adresowych klientów z określonej branży.

W przypadku wersji elektronicznej należy zatroszczyć się o promocję opublikowanego na serwerze e-biuletynu. Koszty takiej promocji są często dużo niższe niż dystrybucji papierowej. Nie należy jednak lekceważyć nakładów poniesionych na zainteresowanie naszą publikacją. Nie wystarczy tylko zamieścić na stronie firmowej i czekać, aż potencjalny klient w jakiś sposób dotrze do nowego biuletynu. Formy promocji mogą być różne. Pierwszą najbardziej podstawową jest newsletter informacyjny do klientów.

Można również przygotować banery do zamieszczenia zarówno na własnej stronie, jak i serwisach zewnętrznych. Kiedy przedsiębiorstwu zależy na pozyskaniu nowych zainteresowanych, to warto promocją wspomóc kampanią Google Adwords. Kiedy firma decyduje się na przekazanie obslugi dystrybucji firmie zewnętrznej, warto aby firmie przedstawić misję biuletynu i jasno zaznaczyć grupę odbiorców. Dobrym rozwiązaniem jest również wybór partnera do kompleksowej obsługi przygotowania i dystrybucji biuletynu. Wtedy zewnętrzny doradca może wziąć udział już w budowaniu wizji całości i lepiej poprowadzić w dalszych etapach.

Hubert Czapla