Sposób na efektywny dział HR? Narzędzia IT

Sposób na efektywny dział HR? Narzędzia IT materiały PR

Nieefektywnie realizowane procesy administracyjne w obszarze zarządzania kadrami mogą pochłaniać czas i zasoby firmy. W czasach, gdy słowo „optymalizacja” jest odmieniane przez niemal wszystkie przypadki, z pomocą przychodzą narzędzia IT.

Zarządzanie dokumentami kadrowymi, rozliczanie formularzy PIT oraz generowanie pasków płacowych można realizować skuteczniej, przy pomocy dedykowanych rozwiązań informatycznych. Pozwalają one zautomatyzować administracyjną pracę działów kadr, ujednolicić procesy HR wewnątrz organizacji oraz wyraźnie zmniejszyć dotychczasowe koszty.

Papierowe dokumenty czas odstawić

Firmy szukające wsparcia IT coraz częściej chcą przede wszystkim zautomatyzować żmudne procesy kadrowo-administracyjne. Takie wsparcie jest niezbędne m.in. w przypadku generowania oraz wydawania pracownikom pasków płacowych. Czynności te realizowane tradycyjnie, przy pomocy papierowych dokumentów, generują nie tylko wysokie koszty, ale wymagają dużego nakładu pracy ze strony działu HR. Dzięki dedykowanym narzędziom informatycznym można zelektronizować nie tylko wysyłanie pasków płacowych, ale także przekazywanie pracownikom formularzy RMUA, corocznych deklaracji podatkowych czy innych dokumentów kadrowo-płacowych. Ułatwia to codzienną pracę administracyjną oraz w znaczny sposób skraca cały proces.

Standaryzacja, standaryzacja i jeszcze raz standaryzacja

Ujednolicenie wewnętrznych procesów kadrowych na poziomie całej organizacji to obok automatyzacji coraz częstsze zadanie stawiane przed działami HR. Co więcej, jest ono jeszcze trudniejsze w organizacjach o rozproszonej geograficznie strukturze. Obszarem, który często wymaga standaryzacji jest zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Przy pomocy dostępnych na rynku rozwiązań można przechowywać elektroniczne kopie wszystkich dokumentów zawartych w teczce osobowej pracownika w formie skanów ich papierowych wersji. W ten sposób praca działu HR zostaje usprawniona, co pozwala na zarządzanie dokumentami osobowymi setek pracowników w formie elektronicznej.

Podobne artykuły:

Popularnością wśród specjalistów ds. kadr cieszą się także rozwiązania IT usprawniające samo generowanie dokumentów kadrowo-płacowych. Na podstawie danych pochodzących z raportów systemu SAP HCM, tego typu rozwiązanie umożliwia wygenerowanie dokumentu zewnętrznego przy wykorzystaniu mechanizmów pakietu Microsoft Office. Co więcej, dzięki aplikacji pracującej na szablonach dokumentów, forma i wygląd wydruków kadrowych powstających w firmie są ujednolicone, a cały proces ich przygotowywania trwa znacznie krócej i nie wymaga angażowania wielu osób.

Mniej dokumentów, większe oszczędności

Potrzeba standaryzacji i automatyzacji procesów kadrowych to często element większego procesu wewnątrz organizacji, jakim jest optymalizacja kosztów związanych z czynnościami administracyjnymi. Firmy szukając realnych oszczędności coraz częściej decydują się na wdrożenia narzędzi IT, które skracają czas trwania wybranych procesów, a to przekłada się na mniejsze koszty ich obsługi. Jednym z obszarów, w którym narzędzia IT mogą wygenerować realne oszczędności jest proces generowania i elektronicznej wysyłki formularzy PIT. Od 2015 roku przesłanie deklaracji podatkowych do urzędów skarbowych w formie elektronicznej jest już obowiązkiem każdego pracodawcy. Jednak firmy mogą pójść krok dalej i przekazywać PITy pracownikom w takiej formie oraz zapisywać je w elektronicznej teczce, aby zaoszczędzić czas i środki. Dzięki temu coroczne generowanie tych dokumentów będzie procesem znacznie krótszym i tańszym, a pracownicy działu kadr i płac zostaną istotnie odciążeni od manualnych czynności związanych z zarządzaniem tradycyjną dokumentacją.

GAVDI Polska S.A. Teresa Olszewska