Sposób na niższe koszty podróży służbowych

Sposób na niższe koszty podróży służbowych yanlev - Fotolia

Coraz częściej poszukuje się sposobów na usprawnienie procesu organizacji delegacji i optymalizację wykorzystania budżetu przeznaczanego na ten cel. W efekcie rośnie zainteresowanie rozwiązaniami IT do zarządzania podróżami służbowymi.

Wydatki na podróże służbowe to w wielu firmach i instytucjach drugi co do wielkości koszt, zaraz po wynagrodzeniach. Firmom na delegacjach wyjątkowo trudno oszczędzać, bowiem w większości przypadków wydatek na podróże jest bezpośrednią, dającą szybko zwrot, inwestycją w rozwój – pozwalającą na pozyskanie nowych kontrahentów lub podtrzymanie istniejących relacji biznesowych. Dla wielu przedsiębiorców ograniczenie wyjazdów służbowych dość szybko skutkuje mniejszą liczbą zamówień, kontraktów i podpisanych umów.

Optymalizacja podróży służbowych w 5 prostych krokach:

obejrzyj webinarium

Zacznij optymalizować

Mimo to firmy dwoją się i troją, żeby choć odrobinę obniżyć jednostkowe koszty wyjazdów służbowych lub bardziej efektywnie wykorzystywać ten sam budżet na delegacje. Rozwiązaniem – wciąż dość rzadko stosowanym, ale niezwykle skutecznym – jest automatyzacja procesu zarządzania podróżami służbowymi. Z corocznych badań realizowanych przez Orbis S.A. pt. „Trendy w zarządzaniu podróżami służbowymi” wynika, że kluczowe cele travel managerówto obecnie optymalizacja kosztów podróży (twierdzi tak 64 proc. respondentów) i poprawa efektywności systemów raportowania (43 proc.).

Stwórz politykę podróży

Zarządzanie podróżami służbowymi wymaga stworzenia w firmie zbioru zasad i reguł dotyczących delegacji, czyli tzw. polityki podróży. W skutecznym egzekwowaniu przestrzegania przez wszystkich polityki podróży kluczowe jest nie tylko wdrożenie rozwiązań IT, które umożliwiają automatyzację całego procesu od wystawienia wniosku delegacyjnego, aż do rozliczenia podróży. Ważne jest także przekonanie użytkowników do korzystania z tego typu aplikacji.

W ramach polityki podróży firmy stosują różne metody pozwalające na ograniczenie kosztów podroży służbowych. Większość z nich, jak wymóg dokonywania zakupów z wyprzedzeniem, obowiązek zatwierdzania wydatków przed podróżą, wymóg korzystania z preferowanych dostawców czy wprowadzenie ograniczeń dotyczących diet i podróżowania klasą biznes, zależy od podjętych w firmie decyzji na poziomie kadry zarządzającej. Stopień wykorzystania narzędzia uzależniony jest jednak często od jego funkcjonalności i przyjaznego użytkownikowi interfejsu.

Korzystaj z internetowej aplikacji do zarządzania podróżami służbowymi

Internetowe narzędzia korporacyjne do zarządzania podróżami służbowymi  przynoszą wiele korzyści firmom, które inwestują w spotkania twarzą w twarz z klientami czy kontrahentami. Umożliwiają one egzekwowanie obowiązującej w firmie polityki podróży służbowych, uwzględniającej zasady wyboru oferty przez pracowników. W rezultacie przekłada się to na redukcję kosztów oraz pozwala przejąć kontrolę nad każdym aspektem planowania i rozliczania delegacji.

Dobrze zaprojektowana aplikacja pozwala na przyznawanie pracownikom określonych uprawnień, w ramach których mogą oni samodzielnie dokonywać rezerwacji oraz zarządzać nimi według stosowanej przez przedsiębiorstwo polityki podróży. Firma może zarządzać tymi uprawnieniami oraz profilami podróżnych zarówno w przypadku grup pracowników, poszczególnych działów firmy, jak i pojedynczych osób. Dzięki narzędziom śledzenia rezerwacji i raportowania w każdej chwili można sprawdzić, gdzie aktualnie znajdują się podróżni, a także zareagować w przypadku problemów podczas delegacji.

Narzędzia takie pozwalają także na natychmiastowe wyszukiwanie konkretnych ofert, przejrzyście zaprezentowanych na jednej stronie, co znacznie ułatwia ich selekcję i wybór. Pulpit rozwiązań jest przy tym czytelny i zawiera wszystkie informacje i zakładki potrzebne pracownikowi firmy do zaplanowania podróży. Za pomocą dosłownie kilku kliknięć można szybko przejść przez wszystkie etapy procesu rezerwacji.

Ponadto zaawansowane internetowe narzędzia korporacyjne do zarządzania podróżami służbowymi z łatwością integrują się z istniejącą infrastrukturą IT firmy i współdziałają z innymi systemami, a także dostępne są w wersji mobilnej.

Konsekwentne korzystanie z internetowych narzędzi do zarządzania podróżami służbowymi może zmniejszyć wydatki firmowe na ten cel nawet o 20 procent.

Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszamy na webinarium Optymalizacja podróży służbowych w 5 prostych krokach, które poprowadzą autorzy artykułu: Joanna Studzińska oraz Mateusz Figiel z firmy Amadeus. Dzięki niemu będzie można dowiedzieć się, jak szybko zoptymalizować proces planowania podróży. Poruszone zostaną aspekty finansowe, organizacyjne, administracyjne, technologiczne oraz komunikacyjne:

Link do strony webinarium



Joanna Studzińska, Mateusz Figiel