Szef - przyjaciel czy wróg?

Szef - przyjaciel czy wróg? www.sxc.hu

Sposób komunikacji z przełożonym ma olbrzymi wpływ na to, jak jesteśmy przez niego odbierani.

Panuje ogólne przekonanie, że jedynymi osobami w firmie, które mają prawo czy wręcz obowiązek zarządzać to przełożeni. Każdy z nas ma swojego szefa, rzadko jednak menadżerom czy pracownikom przychodzi do głowy, żeby zacząć zarządzać własnym szefem.

Bo czy możliwe jest zarządzanie w górę? Czy możemy własnego szefa motywować? Czy powinniśmy chwalić - przecież to czyste lizusostwo... Często zaś bywa tak, że szef nie wie, że robi coś źle czy że jakieś jego zachowania sprawiają, że my dostajemy białej gorączki, ponieważ NIKT mu o tym nie powiedział.

Zanim jednak zaczniemy szefem zarządzać - motywować i zmieniać jego zachowanie trzeba opanować sztukę komunikacji, bowiem podstawą zarządzania, niezależnie od tego, czy zarządzamy naszymi podwładnymi czy naszym przełożonym jest komunikacja. Sposób, w jaki przyjmujemy polecenia, w jaki komunikujemy się z własnym przełożonym, nasze reakcje na jego krytykę i nasze niedociągnięcia mają nieoceniony wpływ na to, czy jesteśmy odbierani jako profesjonaliści, ludzie godni zaufania i kompetentni czy też jako nieodpowiedzialni amatorzy. Bez dobrej komunikacji nie można mówić o zarządzaniu własnym szefem.

Jeśli chcesz być wiarygodny i chcesz być autorytetem dla swoich podwładnych, a także współpracowników nie możesz sobie pozwolić na to, żeby nie dogadywać się z własnym przełożonym. Nie będziesz cieszył się szacunkiem czy uznaniem, jeśli sam będziesz miał problemy z własnym przełożonym. Dlatego też umiejętność poprawnej komunikacji z szefem przyda się nie tylko po to, by zarządzać swoim przełożonym, ale po części jest też sposobem na zarządzanie podwładnymi.

Komunikację pomiędzy przełożonym a podwładnym w zdecydowanej większości przypadków można nazwać jednostronną. Przełożony w bardziej lub mniej sprawny sposób deleguje zadania i wydaje polecenia a podwładny słucha i zabiera się do roboty.

Często towarzyszy nam przekonanie, że nasz szef nie jest najmądrzejszy i uwielbia doprowadzać nas do szału swoim zachowaniem. Jak się zatem komunikować z przełożonym, żeby współpraca przebiegała bez większych problemów?

Na początek zajmiemy się sytuacjami, kiedy to szef przychodzi do nas i... zleca nam zadanie, dokłada dodatkowy obowiązek czy ma zastrzeżenia do pracy, którą wykonaliśmy. Jak przyjmować polecenia?

Jak przyjmować polecenia - na kiedy?

Małgorzata jest kierowniczką ds. zakupów. Dostała polecenie od swojego przełożonego, żeby zrobić zestawienie wydatków na materiały biurowe, jakie firma poczyniła z ostatnich trzech miesięcy z podziałem na poszczególne działy. Miała jeszcze do zrobienia kilka zaległych i dość pilnych zadań, więc postanowiła zająć się tym jutro. Następnego dnia przed południem przyszedł do Małgorzaty przełożony i poprosił ją o zestawienie wydatków, bo za 20 minut idzie na zebranie Zarządu. Małgorzata niestety nie mogła dać szefowi tego zestawienia, ponieważ dopiero zaczęła się nim zajmować.


Przykład rozmowy

  • Gosiu proszę dać mi to zestawienie kosztów, o jakie Cię wczoraj prosiłem. Chcę na nie jeszcze zerknąć zanim przedstawię je na zebraniu Zarządu.
  • Dopiero się za to zabrałam, nie jest jeszcze gotowe.
  • Przecież prosiłem Cię o to wczoraj przed południem i powiedziałaś, że się tym zajmiesz. Zebranie jest za 20 minut!



Co może zrobić Małgorzata?

Reakcje niewłaściweReakcje wskazane
Upominanie szefa:

Prosiłeś, ale nie wspominałeś, że to coś pilnego. Skąd mogłam wiedzieć, że potrzebujesz tego na dziś skoro mi o tym nie powiedziałeś?


Oskarżanie szefa, że on czegoś nie dopilnował czy nie przekazał wpływa negatywnie na wizerunek, jaki budujesz - stajesz się osobą nieodpowiedzialną i roszczeniową.

Obrażanie się.
Dorosły, dojrzały człowiek (a za takiego warto uchodzić) nastawiony jest na rozwiązanie problemu. Gniewanie się lub obrażanie jest zachowaniem dziecka, na które menadżer nie powinien sobie pozwalać


-A kiedy miałam to zrobić przy tylu innych zadaniach?

Przecież się zajmuje, właśnie do tego siadłam.

Tłumaczenie się. 


 - No tak, ale miałam jeszcze tyle innych zadań wczoraj, a ty nie powiedziałeś, że jest to taka pilna sprawa...


  - Moi pracownicy są już tak zawaleni robotą, że nie wyrabiamy.


Szukanie przyczyn jest dobre, żeby móc unikać takich sytuacji w przyszłości. Ale znaleźć przyczynę możesz sam - menadżerowi zależy na rozwiązaniu. Tłumaczenie się sprawia, że problem ciągle pozostaje nierozwiązany, a czas ucieka. Podobnie jest z szukaniem wymówek., typu:


- Owszem prosiłeś, ale...


- No tak, ale przecież nie umawialiśmy się na konkretny termin. 


czy panikowaniem:


-Przepraszam, bardzo przepraszam, już to robię.


  Bagatelizowanie sprawy: 


-No tak, ale przecież nic się jeszcze nie stało, zebranie jeszcze nigdy nie zaczęło się punktualnie, więc zdążę to jeszcze przygotować.
Jeżeli zaczynasz bagatelizować zaistniały problem możesz zostać odebrany jako osoba, która unika odpowiedzialności.

 

Są to konkretne, spokojne wypowiedzi,ukierunkowane na znalezienie rozwiązania, a nie na wytłumaczenie się.

1. Zgódź się z szefem - w końcu nie zrobiłaś na czas swojego zadania, a w twoim interesie było dowiedzenie się, na kiedy to zrobić. Tobie powinno zależeć, żeby zbudować wizerunek siebie jako osoby terminowej, na którą można liczyć.


 2. Podaj rozwiązanie - nie zostawiaj szefa z problemem. Samo przyznanie racji nie rozwiązuje problemu - zwolnij szefa z szukania rozwiązań i podaj mu najlepiej kilka opcji. Na pewno to doceni, a ty zyskasz w jego oczach i pozostaniesz osobą kompetentną, na której nawet jak coś zawali można polegać.


- Masz rację, powinno to być już gotowe. Za 15 minut dostarczę Ci to w takiej formie, że wszystko będzie jasne i klarowne. Wystarczy, że spojrzysz i będziesz widział jaki dział, za co i ile.


- Faktycznie mówiłam, że się tym zajmę, zapomniałam się zapytać, na kiedy Ci to potrzebne. Zaraz to zrobię i przyniosę Ci na biurko.


- Wszystkiego nie zdążę zrobić w 20 minut, ale powiedz co jest dla Ciebie najważniejsze? Jakich danych potrzebujesz koniecznie?


Każdy może popełnić błąd - najważniejsze, żeby umieć się do niego przyznać i wyjść z sytuacji tak by mimo błędu zyskać zaufanie lub szacunek dzięki sposobowi, w jaki rozwiązało się problem.

 

Jak tego uniknąć w przyszłości?

Podstawowym błędem popełnianym przez wielu podwładnych niezależnie, czy są "na samym dole" w hierarchii, czy też sami mają swoich podwładnych jest brak pytania "na kiedy". Jeśli nie znamy terminu, na kiedy mamy zrobić daną rzecz nie możemy ani zaplanować sobie dnia czy tygodnia, ani ustalić priorytetów, a w konsekwencji często doprowadzamy do sytuacji, w jakiej znalazła się Małgorzata. 


Pamiętaj zawsze przyjmując polecenia szefa ustal termin wykonania.

Jak przyjmować polecenia - czyli co mam zrobić?



Leszek jest kierownikiem kilkuosobowego działu ds. projektów rekrutacyjnych. Jest piątek. Szef dopadł Leszka w drzwiach wychodząc na spotkanie i przekazał polecenie: 

  • Leszek, zastanów się nad zmianą procesu rekrutacji w naszej firmie i przynieś mi parę propozycji. Chodzi o handlowców, będziemy musieli zatrudnić kolejnych i trzeba pomyśleć czy nie zmienić jakoś naszych dotychczasowych metod. Ja ogólnie nie mam czasu, a sprawa robi się coraz pilniejsza. No i weź pod uwagę nasz budżet oczywiście.
  • Nie ma sprawy, na kiedy Ci to potrzebne?
  • Na poniedziałek.
  • A kto może udostępnić mi dane o budżecie?
  • Wiola.


Na pierwszy rzut oka rozmowa przebiegła profesjonalnie. Leszek dopytał się na kiedy, zatroszczył się o dane, których nie zna. Projekt wydawał się ciekawy, ponieważ sam od dawna uważał, że same rozmowy z handlowcami, które trwają 15 minut nie są najlepszą formą rekrutacji. Przez cały dzień wymyślał więc nowe sposoby rekrutacji, narzędzia selekcji. Zastanawiał się nad podchwytliwymi pytaniami i assessment centre. W poniedziałek pełen energii oddał gotową wersję projektu, a szef po przeglądnięciu powiedział:

  • Leszek, fajne rzeczy wymyśliłeś, ale zupełnie o co innego Cię prosiłem.


Co może odpowiedzieć Leszek?

 Reakcje niewłaściwe Reakcje wskazane
Atakowanie szefa:

- No przecież chciałeś propozycję zmian procesu rekrutacji!


- A to, co przeczytałeś to niby o czym jest?


-Żartujesz?


Obrażanie się:


- Chcesz powiedzieć, że spędziłem dwa dni wykonując Twoje polecenie, a Ty zmieniłeś w tym czasie zdanie?

- Jak to nie to? Przecież umawialiśmy się na propozycje zmian procesu rekrutacji.


Udowadnianie, że szef nie ma racji:


- Jak o co innego? Dobrze pamiętam, że prosiłeś mnie o przygotowanie zmian w procesie rekrutacji handlowców. Przyniosłem Ci więc kilka ciekawych propozycji, w jaki sposób możemy wybrać dobrych handlowców.


- Uważam, że to jest dokładnie to, o co mnie prosiłeś.


Udowadnianie, że przełożony się myli jest jednym z najgorszych możliwych scenariuszy.Jeśli zaczynamy się kłócić o rację, o opinię, o pogląd nie znając przyczyn takiego sposobu myślenia to nie dość, że oddalamy się od rozwiązania problemu to jeszcze mocno denerwujemy szefa. Rację każdy ma swoją i nikt nie lubi się mylić. Nawet jeśli udowodnimy mu, że się myli zyskamy co najwyżej własną satysfakcję, ale stracimy cały autorytet, jaki mieliśmy u menadżera.


Panikowanie:


- Jak to o co innego? To co? Mam coś zupełnie innego teraz robić?


 

Sprecyzuj zarzut - jeśli mowa o rekrutacji to na pewno nie może być "zupełnie" co innego. Najlepiej zrobić to na dwa sposoby:

Zastosuj parafrazę


-Ok. Czyli to, co dostałeś nie jest dokładnie tym, czego oczekiwałeś?


- Zupełnie co innego?


Zadaj pytania precyzujące:


- Jeśli nie o to Ci chodziło powiedz mi, na czym Ci zależało?


- Rozumiem, że nie do końca zrozumiałem Twoje polecenie. Czy mógłbyś mi teraz sprecyzować na czym Ci zależało?


Precyzowanie jest oznaką, że zależy ci na dowiedzeniu się, co zrobiłeś źle. Nawet jeśli w środku masz ochotę na zupełnie inną reakcję zawsze sprecyzuj zarzut. Dajesz tym sobie czas na uspokojenie się, a przełożony ma możliwość powiedzenia, co jest nie tak. Dalsza dyskusja opiera się na konkretach i faktach, a nie na ogólnikach, które można zinterpretować w różny sposób. Dodatkowo dajesz też sygnał menadżerowi, że chcesz znaleźć rozwiązanie i interesujesz się tym, co ma ci do powiedzenia. A to kolejny plus, jaki dostajesz.


Uważaj na ton głosu - jeśli wypowiesz te zdania ironicznie lub agresywnie efekt będzie taki, jakbyś wypowiedział zdania z lewej kolumny.
Zapytaj się, co się da wykorzystać z pracy:

Nigdy nie jest tak, że wszystko jest źle. Jeśli już zadałeś powyższe pytania na pewno wiesz, że są pewne elementy, które nie są "nie ok."


- Cieszy mnie, że ogólnie podobają Ci się te pomysły. Co Twoim zdaniem można wykorzystać z tej pracy?


- Czy myślisz, że skoro pomysły wydają Ci się interesujące mógłbym z nich skorzystać przy najbliższej rekrutacji?


Każdy z nas ma swoje skojarzenia z danymi słowami, a nasza uwaga jest bardzo wybiórcza. Żeby dobrze zrozumieć polecenie szefa trzeba samemu wyjść z inicjatywą i sprecyzować to, co szef miał na myśli. W interesie każdego pracownika leży to, żeby dobrze zrozumieć polecenia - bo inaczej my się napracujemy, a potem okaże się, że kilka godzin naszej pracy poszło na marne. I ostateczny efekt, jaki pozostawiamy to źle wykonane zadanie. Szefa nie interesuje (zazwyczaj) DLACZEGO, czegoś nie zrobiliśmy - pozostaje tylko w pamięci brak efektu.

Jak tego uniknąć w przyszłości?

Leszek, zastanów się nad zmianą procesu rekrutacji w naszej firmie. Chodzi o handlowców, będziemy musieli zatrudnić kolejnych i trzeba pomyśleć, czy nie zmienić jakoś naszych dotychczasowych metod. Ja nie mam na to czasu w tym momencie, a sprawa robi się coraz pilniejsza.



Doprecyzuj

  • Chodzi Ci o same metody rekrutacji typu sposób ogłaszania się czy raczej o sposoby selekcji późniejszych handlowców - rozmowy, testy, AC?
  • Głównie o miejsca, gdzie się ogłaszamy - z tego, co zauważyłem to nie ma w czym wybierać, jeśli bazujemy na ogłoszeniach internetowych. Zobacz, jakie są inne metody rekrutowania handlowców, ile to kosztuje, jak z naszym budżetem itd. Przedstaw mi parę opcji w poniedziałek.


lub


Sparafrazuj

  • Czyli chodzi ci same metody szukania handlowców wraz z wyceną, na poniedziałek?
  • Dokładnie


Dzięki tym dwóm dodatkowym zdaniom, które niewiele bardziej przedłużają rozmowę oszczędzasz kilka godzin niepotrzebnej pracy.

Oczywiście nie należy ślepo stosować doprecyzowania czy podsumowania przy każdym poleceniu szefa. Jeśli szef prosi Cię o umieszczenie ogłoszenia na handlowców tego samego, co zwykle i w tej samej gazecie co zwykle - przystąp do działania. No chyba, że rzuca: "Zamieść ogłoszenie na handlowców w poniedziałek". Wtedy warto się upewnić, czy to co zwykle i czy w tej samej gazecie. Bo być może szef ustalił wczoraj w trakcie rozmowy z menadżerem handlowym, że zmieniacie jakoś ogłoszenie i wyleciało mu z głowy, że jeszcze tych ustaleń Ci nie przekazał. Albo Ty przeoczyłeś maila z tą informacją, którego wysłał Ci wczoraj popołudniu. Zawsze przyjmując polecenie sprawdź, czy dobrze zrozumiałeś, czego szef od Ciebie oczekuje.

Biznes Edukator Sp. z o.o.

Dalej

x

3 komentarze

Nie udało się dodać komentarza, spróbuj ponownie za chwilę

Komentarz powinien być dłuższy niż 5 znaków

Prosze wprowadzić prawidłowy adres e-mail

Nick powinien być dłuższy niż 4 znaki

  • Gość Gość

    Z uwagą przeczytałam opisane sytuacje i życzyłabym sobiea by były skuteczne. Ale co zrobić kiedy Szefowa młodsza od pracownicy,krzyczy a właściwie wrzeszczy, wymysla i poniża w obecności innych zwłaszcza, ze to jej firma i wychodzi z załozenia że wszystko jej wolno z nie płaceniem terminowym wynagrodzeń jako karą włącznie. Nie mówcie mi proszę o kreatywnej postawie,walce z mobbingiem mam 53 lata i znikome szanse na znalezienie innej pracy.Pytanie chyba jest retoryczne,wytrzymam chyba że zwariuję. Pozdrawiam Barbara Gałazka Główny Specj. d/s Windykacji Naleznosci

    2006-09-22 16:19:26

    Oceniono 0 razy

    x

    Odpisz na ten komentarz

  • Gość Gość

    atwo napisać spróbuje

    2006-09-22 17:13:41

    Oceniono 0 razy

    x

    Odpisz na ten komentarz

  • Gość Gość

    Do Pani Barbary Gałązki specj. d/s Windykacji Naleznosci. Chciałbym Pani pomóc, bo wiem, że praca z takim szefem, jakiego pani opisuje jest bardzo trudna i stresująca. Z jednej strony dostaje się zadania do wykonania dot. Pani pracy i już trzeba włożyć sporą część swoich sił, żeby się skoncentrować i dobrze wykonać pracę, z drugiej strony dostajemy obelgi i poniżanie gratis. To jest bardzo stresujące i bardzo przeszkadza skutecznie pracować. Taka postawa poniżania i wrzasku bardzo często wynika z bardzo małej pewności siebie. Osobie, która krzyczy wydaje się, że jeśli pozwoli sobie być ludzka i profesjonalna, (co da się pogodzić jednocześnie broniąc siebie na bazie "asertywności" ) - straci w oczach pracowników i na 100% jest przekonana, że nikt nie będzie jej uznawał; nie będzie chciał z nią przebywać, doceniać, rozmawiać, przyjaźnić się. Paradoksalnie prez to, że szefowa krzyczy i poniża - wywołuje u swoich pracowników (u Pani) właśnie to, czego się boi - wrogość i stres. W rezultacie osoba poniżająca uzyskuje dokładnie to czego się obawia i nie umie sobie z tym poradzić. Można jej tylko współczuć, ale jednocześnie chronić siebie przed atakami wrzasku i poniżania. Ja np. w takich sytuacjach jestem już (bo wcześniej wydawało mi się, że takie osoby mnie akakują) pełen współczucia. Takie osoby nie wywołują we mnie wrogości, tylko smutek, że ona sobie nie umie poradzić, że tak bardzo nikt jej nie lubi, że ona musi aż krzyczeć, żeby ktoś ją zauważył. Zupełnie jak małe dziecko krzyczy, bo chce jeść, bo zrobiło kupę i mu nieładnie pachnie. Osoba, która krzyczy i nie potrafi się inaczej dogadać zachowuje się dokładnie na poziomie niemowlęcia, które chce jeść i płacze. Myślę, że jeśli sobie to pani uświadomi, może to zmienić pani punkt widzenia i pomóc racjonalnie reagować w sytuacjach krzyku i poniżania przez pani szefową. Pozdrawiam. Łukasz Przybylski, handlowiec.

    2007-01-24 10:43:53

    Oceniono 0 razy

    x

    Odpisz na ten komentarz