Szybkie wdrożenie, szybkie korzyści

Szybkie wdrożenie, szybkie korzyści Photo credit: kenteegardin / Foter

Poznaj czynniki wpływające na sukces wdrażania nowego systemu przekształcającego przedsiębiorstwo.

FOB - DECOR to spółka, która powstała w wyniku przekształcenia państwowego przedsiębiorstwa. Zajmuje się produkcją zamknięć z metali lekkich do butelek z gwintem oraz lakierowaniem i emaliowaniem blach aluminiowych i stalowych oraz wykonywaniem nadruków metodą offset. Głównym odbiorcą wyrobów firmy FOB - DECOR są producenci napojów, alkoholi, wyrobów farmaceutycznych czy przetwórstwa owocowego.

Co było, a nie jest…

Pozostałością po poprzedniej strukturze było m.in. oprogramowanie. Obejmowało ono obszar finansów, księgowości, gospodarki magazynowej, obsługę kas oraz środków trwałych. Rozwiązanie dedykowane produkcji zasilane było danymi opracowanymi w arkuszu kalkulacyjnym. Trafiały tam wszystkie informacje obejmujące obroty materiałowe. W ten sposób powstawały na papierze zestawienia, wprowadzane ponownie do systemu w celu zaksięgowania. Jako, że asortyment składa się z dużej liczby drobnych pozycji wymagało to ogromnych nakładów pracy, a techniczny koszt wytworzenia mógł być wyliczany tylko dla całych grup asortymentowych.

Podobne artykuły:



Decyzja o pozyskaniu kompleksowego systemu informatycznego wynikała przede wszystkim z braku możliwości szczegółowego rozliczania kosztów produkcji, a w konsekwencji ograniczenia tych kosztów.

Bezpośrednim sygnałem, który uświadomił spółce konieczność wdrożenia systemu klasy ERP był doskwierający i z czasem coraz większy brak wystarczającej wiedzy na temat sytuacji w przedsiębiorstwie, zarówno w wymiarze personalnym, jak i majątkowym.

Już widać efekty

Już pierwsze miesiące użytkowania systemu pokazały, ze narzędzie jest bardzo przydatne na poziomie zarządczym wskazując, jaka jest sytuacja majątkowa, gdzie pojawiają się straty i możliwości poprawy rentowności, a także gdzie znajdują się tzw. wąskie gardła.

- Liczyliśmy, że dzięki precyzyjnej ewidencji przepływów materiałowych skłonimy pracowników do większej kontroli materiałów pobieranych do produkcji i wyrobów gotowych przekazywanych do magazynu. Efekty przerosły nasze oczekiwania. Już teraz dysponujemy bardziej szczegółowymi informacjami dotyczącymi produkcji w toku czy magazynów pośrednich, uzyskaliśmy stan aktywowania kosztów współmierny do osiąganych przychodów, poprzez bieżący dostęp do wiedzy o wykorzystanych materiałach. Możemy powiedzieć, że koszty tego wdrożenia już zaczynają się zwracać – podkreśla Barbara Łój, Główna Księgowa w FOB-DECOR.

Dokładne ewidencjonowanie zwiększyło kontrolę nad materiałami i wyrobami. Łatwiej egzekwuje się odpowiedzialność za ewentualne marnotrawstwo czy nawet przywłaszczenie. Odpowiedzialność może być delegowana coraz niżej w strukturze przedsiębiorstwa. Dokładnie wiadomo, kto, co i w jakim celu wykorzystuje.

W pełni zintegrowano procesy przyjmowania i realizacji zamówień klientów. Po zarejestrowaniu w systemie są one automatycznie przekształcane w zlecenia produkcyjne, co ma bezpośredni wpływ na planowanie produkcji.

System na dziś i na jutro

Wybór systemu nie był łatwy. FOB - DECOR zaprosił na prezentacje kilku producentów. Spółka szukała aplikacji dla kilkunastu użytkowników w podstawowym zakresie ERP. Jednocześnie miała sprecyzowane wysokie wymagania, co do funkcjonalności oprogramowania, szczególnie w obszarze obsługi produkcji. Potrzebowała rozwiązania, którego koszt byłby ekonomicznie uzasadniony w momencie wyboru, ale które pozwoliłoby się jej rozwijać. Ważne były także referencje w branży. Dzięki opartemu na systemie Impuls 5 rozwiązaniu dla średnich przedsiębiorstw BPSC było w stanie spełnić te wymagania.

W związku z faktem, że ilość użytkowników systemu Impuls 5 była niewielka, podczas prac analitycznych poprzedzających realizację zwrócono uwagę głównie na funkcje, wykonywane przez przyszłych użytkowników.– mówi Dawid Paruzel, Dyrektor Centrum Kompetencyjnego do spraw obsługi MŚP w BPSC.

Takie podejście pozwoliło szybko rozpoznać potrzeby i przejść do realizacji projektu wdrożeniowego. W pierwszej fazie przygotowano prototypową wersję oprogramowania i przeprowadzono wstępne szkolenia użytkowników. Na bazie wspólnych wniosków zespołu wdrażającego (Klient – Dostawca) możliwa była recustomizacja systemu w celu przygotowania go do szkoleń szczegółowych, a w konsekwencji do eksploatacji.

Podobne artykuły:

Dedykowana metoda

Dzięki dedykowanej metodzie wdrożenia system oddano do eksploatacji już po dwóch miesiącach od rozpoczęcia prac przygotowawczych i realizacyjnych. Krótki czas realizacji korelował doskonale z budżetem projektu – dodaje Dawid Paruzel.

Na sukces wdrożenia wpływ miał także odpowiedni dobór osób odpowiedzialnych za poszczególne prace oraz umocowanie projektu wdrożeniowego na poziomie Zarządu.

Najbliższa przyszłość oraz plany z nią związane obejmują głęboką modernizację parku maszynowego, który będzie musiał sprostać potrzebom wydajności, rosnącemu popytowi oraz energooszczędności. System Impuls 5 będzie funkcjonował w ramach wielofirmowości – obejmie powiązaną kapitałowo spółkę TRADEPOL, prowadząca działalność komplementarną do FOB - DECOR.



Dariusz Wala BPSC SA Biuro Projektowania Systemów Cyfrowych S.A.