Tajniki "szczupłego zarządzania"

Tajniki Wikimedia Commons

W obecnych czasach efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem opiera się na umiejętności organizacji pracy, z wykorzystaniem najprostszych narzędzi oraz z jak najmniejszym nakładem środków i zasobów.

W ciągu ostatnich kilku lat w tej sferze działań najpopularniejszą techniką zarządzania stał się ”lean management”. Skąd się wziął? Co rozumie się przez „szczupłe zarządzanie”? Na czym w praktyce polega ta technika?

Po raz pierwszy nazwa „lean management” została użyta przez autorów książki wydanej  w 1991 roku „Maszyna, która zmieniła świat” (The Machine That Changed the Word) autorstwa: James P. Womack, Daniel T. Jones i Daniel Roos. Porównując w niej nakłady i wyniki przedsiębiorstw japońskich, amerykańskich oraz europejskich doszli do wniosku, że najbardziej efektywnym systemem produkcji może poszczycić się firma Toyota. Jej system produkcyjny nazwali lean manufacturing. Jest to powód łączenia nazwy tej firmy z lean.

Zalążków dchudzonej produkcji należy szukać wcześniej. Osobą, która niewątpliwie przyczyniła się do rozwoju tej techniki był Henry Ford. Stosując linię technologiczną stworzył ciągły przepływ (flow production) oraz wykorzystywał pracę standardową. Znany ze swojego powiedzenia “Każdy klient może mieć samochód pomalowany na dowolny kolor o ile będzie to kolor czarny” („Any customer can have a car painted any color that he wants so long as it is black”) zdecydował o produkcji samochodu w jednym standardzie wykonania. Pomagało to zaproponować klientom niskie ceny oraz produkować bez komplikacji z dużą wydajnością.

Lean management jest jedną z technik zarządzania przedsiębiorstwem. Koncepcja lean management (lean w języku angielskim oznacza chudy, szczupły) najczęściej definiowana jest jako eliminacja zbędnych czynności, które nie dodają wartości produktowi lub usłudze, tzn. takich, za które klient nie jest skłonny zapłacić (np. czekanie na elementy lub materiały, czas stracony na naprawy maszyn itp.). Eliminacje wspomagają narzędzia, którymi dysponuje lean management.

Lean wywodzi się z motoryzacji. Jednakże od około dwóch dekad, firmy z różnych branż wprowadzają z sukcesami w swoich systemach produkcyjnych „odchudzające” zasady, budując w ten sposób element swojej przewagi konkurencyjnej. Wskazuje to, że ta technika jest bardzo uniwersalna. Można ją z korzyściami stosować: zarówno w firmach produkcyjnych jak i usługowych, na hali produkcyjnej jak i w biurach, w domach, warsztatach, garażach – praktycznie w każdym miejscu.

Podstawowe założenia LM

Lean opiera się na bardzo prostych zasadach i działaniach. Jedną z najważniejszych jest określanie wartości wyrobu (produktu, usługi) przez klienta. Aprobatę ceny produkowanego przez nas towaru lub dostarczanej usługi klient wyraża dokonaniem zakupu. O kupnie decydują najczęściej trzy czynniki:

  1. Cena.
  2. Jakość.
  3. Czas dostawy.

Decyzja rozpatrywana jest w takim trójkącie.

Lean managment 4skills

Jednak nie zawsze można to klientowi zapewnić. W taki sam sposób my również podchodzimy do zakupów.

Każde przedsiębiorstwo musi spojrzeć na swój produkt oczami klienta, aby zobaczyć, które czynności w procesach z punktu widzenia kupującego dodają wartość (czyli jest chętny  zapłacić za nie), a które nie zwiększają wartości, a wpływają jedynie na zwiększenie kosztów.

Drugim działaniem jest identyfikacja łańcucha wartości oraz eliminacja odpadów i zmienności. Jeżeli mamy wiedzę, co jest najważniejsze w produkcie z punktu widzenia klienta należy popatrzeć pod tym kątem na proces wytwórczy. Przeanalizować wszystkie czynności składowe aby poznać, które z nich są:

  1. Niezbędne (dodają wartość). Statystyka ukazuje, że czynności te są – paradoksalnie – najrzadziej spotykane w przedsiębiorstwach.
  2. Zbędne (nie dodają wartości) – czynności, które należy przeanalizować pod kątem ich eliminacji lub minimalizacji. Przykładem może być konieczność transportu pomiędzy stanowiskami znacznie oddalonymi od siebie. Może wystarczy zmienić położenie stanowisk by transport ograniczyć?
  3. Zbędne, ale konieczne (nie dodają wartości, jednakże muszą zostać wykonane). Należy przyjrzeć się powodom występowania tych czynności w procesie wytwórczym. Znajomość przyczyn ich wykonywania pozwoli na zniesienie bariery niemożności ich eliminacji.

Przykład: klient zamówił produkt malowany, więc  występuje konieczność transportu do malarni oddalonej o 30km. Za ten transport klient nie chce płacić, a z powodu wyższej ceny malowania może kupić produkt u konkurencji, która nie musi transportować wyrobów do malarni bo ma swoją. Dodatkowo w czasie transportu produkty mogą zostać uszkodzone  i będzie trzeba malować je raz jeszcze. Klient zapłaci jedynie za jedne malowanie, jakiekolwiek poprawki będą kosztem producenta.

Czynnikiem wpływającym negatywnie na sposób i płynności produkcji jest zmienna ilość zamówień. LM zakłada eliminację lub minimalizację zmienności poprzez poziomowanie produkcji. Nie w każdym przedsiębiorstwie (branży) można wypoziomować ilość wytwarzanych wyrobów. Są branże, w których trzeba liczyć się z sezonową produkcją. Z tego powodu należy liczyć się z okresowymi skokami zamówień. Wahania te są powtarzalne, więc korzystając z doświadczenia należy się do nich przygotować.

Następnym krokiem jest stworzenie przepływu ciągnionego przez klienta. Należy rozumieć to jako brak produkcji na magazyn powodującej zamrażanie gotówki. Zadaniem firmy jest wytwarzanie dokładnie takiej ilości, jaka znajduje się w zamówieniu w jak najkrótszym czasie, tak by klient był usatysfakcjonowany. Nie oznacza to nic innego niż dyktowanie poziomów produkcji przez klienta. Należy wyzbyć się chęci maksymalnego wykorzystania zasobów, jak również prognoz, które nie zawsze są trafione.

4skills Centrum Rozwoju Biznesu Tomasz Kokoszka