Usługi SaaS vs tradycyjne rozwiązania - który model wybrać?

Usługi SaaS vs tradycyjne rozwiązania - który model wybrać? Image courtesy of by Sujin Jetkasettakorn/FreeDigitalPhotos.net

Technologia SaaS, umożliwiająca dostęp do usług o każdej porze i z każdego miejsca na świecie, z powodzeniem wypiera tradycyjne rozwiązania biznesowe.

Prostota obsługi, łatwy dostęp do zaawansowanych rozwiązań, a przede wszystkim niższa cena powodują, że korzystanie z programów informatycznych dostępnych online staje się coraz popularniejsze. Na czym polega przewaga tych narzędzi oraz w jaki sposób wpływają one na funkcjonowanie i zarządzanie w firmie? Odpowiedzi dostarczą nam codzienne, „biurowe” przykłady jak prowadzenie księgowości, przechowywanie danych, kontakty telefoniczne oraz zarządzanie relacjami z klientem.

Księgowość

Księgowość to nieodłączny element prowadzenia każdej firmy, regulowany przez polskie prawo. Jednak korzystanie z usług profesjonalnego biura księgowego nie należy do tanich i wiąże się z wydatkami rzędu nawet kilkuset złotych miesięcznie. To spore wydatki, szczególnie gdy rozpoczynamy działalność gospodarczą i liczymy się z każdą wydaną złotówką. Warto zatem rozważyć możliwość skorzystania z e-księgowości, czyli księgowości internetowej. Rozwiązanie to, poza tworzeniem faktur, oferuje opcje generowania raportów, zestawień oraz analiz, zawierając przy tym aktualne formularze, wydruki oraz przepisy prawne. Wszystkie dane finansowe wprowadzone do systemu znajdują się na zewnętrznych serwerach, dlatego w razie nieprzewidzianych sytuacji, np. pożaru, nie dojdzie do ich zniszczenia. Za serwis odpowiedzialni są specjaliści z dziedziny informatyki oraz księgowości, dzięki czemu aplikacje są zaawansowane technologiczne oraz dostosowywane do zmieniających się przepisów prawnych i podatkowych. Zmiany w systemie e-księgowości są więc na bieżąco aktualizowane, a użytkownikowi pozostaje jedynie wprowadzanie danych z faktur.

Podobne artykuły:

Archiwizacja danych

Każde przedsiębiorstwo posiada zasób informacji, danych czy plików, których utrata mogłaby się wiązać z poważnym zagrożeniem dla funkcjonowania firmy. Właściciele, w większości przypadków trzymają dokumenty na dyskach twardych własnych komputerów. Niewielki ich procent decyduje się na kopiowanie wszystkich informacji na zewnętrzne pamięci przenośne. To efekt niskiej świadomości wad i zagrożeń dla tego typu archiwizacji danych. Za przykład może posłużyć sytuacja, gdy nośniki z kopiami zapasowymi przechowywane są w tych samych pomieszczeniach lub budynkach co dyski z danymi. W razie pożaru, czy kradzieży nie spełnią więc swojej funkcji.

Doskonałym rozwiązaniem staje się zatem backup danych online, czyli nowoczesna usługa służąca do bezpiecznej archiwizacji danych z komputera użytkownika na wirtualnych dyskach. Aplikacja, dostępna przez konto online, zapewnia pełną automatyzację działania, dzięki której backup wykonywany jest w tle, bez potrzeby ingerencji użytkownika. Gwarantuje to odzyskanie danych w całości, bez jakiegokolwiek ryzyka, niezależnie od miejsca, w którym aktualnie się znajdujemy, jak również w przypadku nieoczekiwanej awarii i utraty komputera oraz cennych plików. Archiwizacja online to również tańsza opcja dla tradycyjnego backupu wykonywanego na zewnętrznych nośnikach danych. Mało osób zdaje sobie sprawę z tego, iż bardziej opłacalne z ekonomicznego punktu widzenia jest zabezpieczenie wszelkich informacji i poufnych danych, aniżeli walka ze skutkami ich utraty. Profesjonalne systemy do backupu online zapewniają poufność dzięki szyfrowaniu i przesyłaniu danych za pomocą bezpiecznego protokołu. Nad bezpieczeństwem danych i porządkiem w serwerze czuwają dodatkowo wykwalifikowani administratorzy. W rzeczywistości więc systemy te są lepiej chronione niż infrastruktura małego przedsiębiorstwa.

Podobne artykuły:

Telefon VoIP

Telefon to kolejny element naszej biurowej codzienności, bez którego trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie firmy. Nie dziwi więc fakt, że również w tej dziedzinie - głównie ze względu na wysokie koszty tradycyjnej telefonii, popularnością cieszy się technologia VoIP, wykorzystującą do funkcjonowania łącza internetowe. W ostatnich latach model ten zyskał wielu zwolenników w biznesie, głównie ze względu na dostęp do wielu usług dodatkowych. Poza rozmowami telefonicznymi, oferuje również szereg innych, specjalistycznych rozwiązań telekomunikacyjnych do których zaliczyć można wirtualny fax, wirtualną centralkę, telekonferencje, call center online oraz wiele innych, ukierunkowanych na wsparcie komunikacji przedsiębiorstwa. Jak przekonuje Jan Wyrwiński, Prezes Aiton Caldwell SA - Szeroki wachlarz usług oferowanych przez VoIP wpływa na podniesienie efektywności pracowników, zwiększa satysfakcję klienta, co przy jednoczesnej redukcji kosztów połączeń, czyni telefonię internetową niezwykle atrakcyjną alternatywą do tradycyjnej telefonii dla firm z sektora MŚP. Co ważne, możliwość korzystania z nowoczesnej i niezawodnej centrali telefonicznej nie jest zarezerwowana tylko dla dużych firm, posiadających znaczące środki do zainwestowania.

Do głównych zalet korzystania z technologii VoIP zaliczyć należy darmowe połączenia wewnątrz sieci danego operatora oraz niskie koszty połączeń poza sieć. Bieżąca kontrola nad rachunkami i usługami odbywa się online, z poziomu panelu użytkownika, a niezbędną technologię i oprogramowanie zapewnia dostawca. Przedsiębiorstwo nie jest więc zmuszone do ponoszenia znaczących kosztów początkowych, jak by to miało miejsce przy zakupie tradycyjnej centrali telefonicznej.

Na koniec CRM

Na koniec warto wspomnieć o usłudze CRM - zaawansowanym systemie służącym do obsługi i zarządzania relacjami z klientem. Pozwala on usystematyzować i kontrolować szereg działań w kontaktach z otoczeniem - od rejestrowania poszczególnych klientów, przez kompleksową obsługę, po skoordynowane działania sprzedażowe, które w bezpośredni sposób przełożą się na wzrost efektywności firmy. Wdrażając aplikację tradycyjną, należy liczyć się z wydatkiem rzędu kilka tysięcy złotych. Wybierając model SaaS, z systemu CRM skorzystamy na zasadzie miesięcznego abonamentu. Kosztów oprogramowania nie trzeba ponosić "z góry", a klient płaci jedynie za te stanowiska i funkcjonalności, których używa.

Podsumowując, nasuwają się następujące wnioski. Po pierwsze –  praktycznie każdą z tradycyjnych aplikacji możemy otrzymać w modelu SaaS, więc liczba dostępnych usług jest nieograniczona. Dla przykładu, rozwiązanie SMARTO udostępnia telefonię VoIP, wraz z profesjonalnymi usługami hostingowymi (hosting www, konta FTP, poczta elektroniczna), rozwiązaniami zapewniającymi bezpieczeństwo informatyczne (backup, ochrona antywirusowa) oraz profesjonalnym CRM. - W przyszłości, zgodnie z oczekiwaniami i potrzebami klientów, planowane jest poszerzenie oferty o kolejne rozwiązania wspomagające zarządzanie firmą (e-księgowość, e-prawnik, wideokonferencje itd.) – zdradza Michał Mysiak, Business Line Manager marki SMARTO, należącej do Aiton Caldwell SA. Po drugie - niezależnie od rodzaju i funkcjonalności rozwiązania, model SaaS zawsze będzie posiadał przewagę cenową nad tradycyjnymi rozwiązaniami. A to przekłada się bezpośrednio na fakt, iż dzięki SaaS, coraz więcej funkcjonalności dostępnych jest dla małych firm, które mogą prowadzić profesjonalny biznes bez ponoszenia dużych kosztów na zaawansowaną infrastrukturę.



Aiton Caldwell SA (dawniej FreecoNet Tlenofon SA)