Wdrażanie pracowników – jak zrobić pierwsze wdrożenie?

Wdrażanie pracowników – jak zrobić pierwsze wdrożenie? materiał PR

Patrząc przez pryzmat obecnego rynku pracy, nie trudno odnieść wrażenie, że tendencje na linii pracodawca-pracownik uległy diametralnej zmianie.

Nie chodzi tylko o proces rekrutacji, ale o kolejny etap, jakim jest wdrożenie nowego pracownika. W niedalekiej przeszłości to na barkach nowozatrudnionej osoby spoczywał tzw. obowiązek zrobienia jak najlepszego pierwszego wrażenia. Na chwilę obecną to pracodawca musi wykazać się szeregiem aktywności aby zatrzymać nowego, wartościowego pracownika. Konkurencyjni pracodawcy i firmy rekrutacyjne jeszcze aktywniej niż kiedyś rozszerzają swoją ofertę rekrutacyjną, wabiąc m.in. atrakcyjnym wynagrodzeniem, benefitami, szkoleniami, udogodnieniami w miejscu pracy oraz wieloma innymi dodatkami uzależnionymi od branży, stanowiska czy doświadczenia zatrudnionej osoby. Natomiast jeśli już udało nam się pozyskać pracownika tzn. że nasza propozycja z jakiegoś powodu była najciekawsza i warto by utrzymać to dobre pierwsze wrażenie w dłuższej perspektywie. Bo przecież obu stronom zależy na jak najlepszej i długofalowej współpracy.

W naszym artykule skupimy się na kilku zagadnieniach, czasem mniej lub bardziej oczywistych, ale często pomijanych, a odgrywających bardzo istotną rolę w procesie adaptacji nowego pracownika.

Dział HR – To najczęściej z nim nowy pracownik ma pierwszy kontakt i to HR-owiec wprowadza nowe osoby w tajniki miejsca pracy. Będzie to uproszczenie, ale dział HR często odgrywa rolę handlowca, przyciągając mniej lub bardziej zdecydowanych kandydatów do obsadzenia wymaganych przez pracodawcę stanowisk. HR-owiec oprócz przedstawienia miejsca pracy, zakresu odpowiedzialności, struktury organizacyjnej, zasad współpracy odpowiada często za nakreślenie pracownikowi nieoficjalnych niuansów i kultury panującej w firmie. Jeśli istnieją newralgiczne kwestie, które w przeszłości mogły powodować rozczarowania czy konflikty, warto zareagować na to zawczasu, przedstawiając nowemu pracownikowi sposoby poruszania się w gąszczu zależności czy zasad panujących w firmie. Żaden oficjalnie wydany przewodnik nie da tylu informacji, co zwykła rozmowa. Oczywiście musimy pamiętać, aby przedstawiać informacje w sposób neutralny i zostawiać jak najmniejsze pole do nadinterpretacji, bo możemy uzyskać odwrotny skutek od zamierzonego.

Kierownik zespołu/przełożony – Możemy się z nim spotkać już na etapie rekrutacji lub dopiero na stanowisku pracy. Niezależnie od momentu poznania, przełożony wprowadza nas do zespołu, przedstawia zakres naszych obowiązków, miejsce pracy. Przełożony powinien pełnić rolę mentora, opiekuna. To od jego autorytetu i kompetencji będzie w głównej mierze zależała jakość wprowadzenia nowego pracownika w świat firmy. Zdobycie zaufania na początkowym etapie pracy będzie miało niebagatelny wpływ na dalszy proces wdrażania. Często to przez pryzmat kierownictwa będzie postrzegana cała firma, a co za tym idzie atmosfera pracy, klimat organizacyjny i kultura pracy. Czasami, manager może pełnić także rolę trenera wewnętrznego i właśnie on poprowadzi pierwsze szkolenia specjalistyczne lub interpersonalne dla nowych pracowników. Warto w tym miejscu zadbać o rozwój kompetencji kierownika w zakresie umiejętności trenerskich.

Szkolenia – W zależności od branży, poziomu stanowiska, możemy na początku pracy w nowej firmie spotkać się z wieloma rodzajami szkoleń, od tych specjalistycznych, aż po miękkie, stanowiskowe czy BPH. Nawet obligatoryjne szkolenia powinny przekazywać wiedzę o firmie, czy zasadach pracy w ciekawy sposób, albo powinny być prowadzone przez doświadczonych pracowników. Sposób podejścia do tych kwestii pokaże nasze zaangażowanie i standardy panujące w przedsiębiorstwie. Szkolenia w firmach są także główną częścią tzw. programów onboardingowych (wdrożeniowych). Pozwalają w relatywnie krótkim okresie czasu np. 5 dni, przejść przez najważniejsze zagadnienia związane ze stanowiskiem pracy, pomagają poznać inne działy, osoby lub centralę firmy, jeśli pracujemy w jej oddziale. W szkoleniach wdrożeniowych coraz większą popularność zdobywają nowe technologie m.in. e-learning, aplikacje czy nawet technologia VR, pozwalająca przejść praktyczny instruktaż, który zmniejszy ilość tzw. błędów manualnych na stanowisku pracy - zdarzających się najczęściej na jej początku. Sposobów aby zaciekawić szkoleniami nowego pracownika jest więc bardzo dużo, dlatego warto krok po kroku zaplanować i zbalansować cały proces wdrożenia, aby z jednej strony nie przekazać zbyt mało wiedzy, a z drugiej nie przedobrzyć nadmiarem informacji na początku pracy.

Delegowanie zadań – Nowe pokolenie pracowników, charakteryzuje się sprawną adaptacją w nowych warunkach, ale równie często reaguje znudzeniem na powtarzalne i łatwe do wykonania obowiązki.  Wielu managerów stara się przesadnie unikać powierzania nowych, ciekawych zadań nowozatrudnionym osobom. W przypadku ważnych projektów obawy mogą być uzasadnione, ale tylko wtedy gdy kierownik nie wspiera swojego podopiecznego radą, informacją zwrotną czy monitorowaniem postępów. Kadrze managerskiej z reguły doskwiera ograniczona ilość czasu i praca w stresujących warunkach, ale nie może to być powód, dla którego nie angażuje ona swoich sił w proces adaptacyjny. Oczywiście, każde stanowisko rządzi się swoimi prawami i nie na wszystkich możemy sobie pozwolić na urozmaiconą i pełną wyzwań pracę. Powinniśmy natomiast unikać sytuacji, w której nowy pracownik ma poczucie „stania przed ścianą”, co może zrodzić u niego negatywne nastawienie i w konsekwencji doprowadzić do szukania nowych ścieżek rozwoju, niekoniecznie w naszej firmie.

Komunikacja/relacje – Zapisując się do grupy, klubu, zespołu, nie w celach zarobkowych, zazwyczaj spełniamy jedną ze swoich najważniejszych potrzeb: przynależności, akceptacji, współuczestnictwa. Natomiast w pracy, realizacja powyższej potrzeby, może pojawić się „przy okazji”, jako wartość dodana lub może po prostu nie wystąpić, z różnych względów. Oczywiście, nie powinniśmy dążyć do tego aby wszystkich lubić i nawiązywać przyjacielskie relacje, bo może być to po prostu niewykonalne i nierealne. Wiele świadomych firm zwraca uwagę na zachowanie różnorodności (w różnych obszarach) w miejscu pracy, co może naturalnie rodzić skojarzenia z wybuchającymi co chwilę konfliktami. Dojrzałe organizacje starają się zatrudniać dojrzałych pracowników. Nie zwracają jedynie uwagi na kompetencje, ale także na zachowanie, nastawienie czy emocje nowego pracownika. Pozwala to tworzyć zaangażowane i odpowiedzialne zespoły. Jest to także jeden z czynników budujących, już wcześniej wspomnianą kulturę organizacyjną. Nie ma firm idealnych, dlatego na każdym etapie naszej pracy mogą pojawić się negatywne odczucia, ale to początkowe etapy pracy i m.in. sposób reagowania na konflikty, wzajemne traktowanie, sposób komunikacji, stawianie na otwartość i szacunek, pokażą pracownikowi czy warto związać się na dłużej z naszą firmą.

Proces i plan wdrożenia powinniśmy dostosować do potrzeb i możliwości naszej organizacji. Nie każda firma musi posiadać rozbudowane programy onboardingowe. Czasem wystarczy jedynie zwrócić uwagę na powyższe zagadnienia i unikać podstawowych błędów, które mogą zniechęcić nowych pracowników. Działy kadr i HR zwracają także uwagę na większe trudności w komunikacji z pokoleniem wchodzącym na rynek pracy – w zależności od nomenklatury nazywanych pokoleniem Z lub millenialsami. Nie od dziś wiadomo, że lubimy ludzi, którzy są podobni do nas. Dlatego osoby odpowiedzialne za wdrożenie i adaptację, szczególna uwagę powinny zwrócić na zrozumienie i dopasowanie się do oczekiwań nowych pracowników.

RHR + Robert Rodak