Wirtualna centrala telefoniczna dla biznesu

Wirtualna centrala telefoniczna dla biznesu nf.pl

Dzięki rozwojowi chmury obliczeniowej z takiego rozwiązania mogą dzisiaj korzystać także małe i średnie przedsiębiorstwa. I to zupełnie bezpłatnie

Sieć telefonii stacjonarnej w dużej firmie: klientów wita ciepły, profesjonalny głos a pracownicy rozmawiają za darmo w ramach firmowej sieci. Kiedy są poza biurem, mogą skorzystać z funkcji przekierowania połączeń na telefon komórkowy, a gdy nie mogą odebrać telefonu, powiadomienie o próbie kontaktu zostanie do nich wysłane sms-em lub e-mailem. Taki profesjonalny system telefoniczny kosztuje nawet kilkanaście tysięcy złotych. Na szczęście, dzięki rozwojowi chmury obliczeniowej, z takiego samego rozwiązania mogą dzisiaj korzystać także małe i średnie przedsiębiorstwa. I to zupełnie bezpłatnie.

Jest to możliwe dzięki wirtualnej centrali telefonicznej. To system informatyczny, ulokowany na serwerach operatora, który posiada dokładnie takie same funkcje jak stacjonarna centrala telefoniczna. Różni się od tej ostatniej jednym zasadniczym elementem – kosztami. Wdrożenie własnej centrali telefonicznej to wydatek rzędu kilku a nawet kilkunastu tysięcy zł. Dostęp do wirtualnej centrali PBX jest wliczony w cenę miesięcznego, niewysokiego abonamentu.

Mała firma jak duży bank

Obok niskich kosztów (połączenia w ramach sieci są darmowe), argumentem przemawiającym za wdrożeniem wirtualnej centrali w firmie jest dostęp do szeregu usług, które znacząco ułatwiają obsługę klienta. Jedną z nich jest udostępniany bezpłatnie abonentom system zapowiedzi głosowych (IVR). Umożliwia on stworzenie dokładnie takich samych zapowiedzi jakie wykorzystywane są w bankach, firmach ubezpieczeniowych czy innych dużych przedsiębiorstwach. Możliwe jest ustawienie różnych wariantów zapowiedzi w zależności od pory dnia, numeru osoby dzwoniącej, danych wprowadzonych przez klienta z klawiatury telefonu. Funkcja IVR pozwala też na ustawienie kolejki połączeń przychodzących oraz grupowanie pracowników, a także przesyłanie faksów oraz wiadomości głosowych pozostawionych przez klientów na zdefiniowany adres e-mail.

Dzięki wirtualnej centrali pracownicy firmy są dostępni pod jednym numerem telefonu, bez względu na ich fizyczną lokalizację. Także wtedy, gdy w firmie nastąpi awaria zasilania czy dostępu do internetu. Powód? Usługa hostowana jest na serwerach operatora, podczas awarii możliwe jest więc zdalne ustawienie zapowiedzi skierowanych do klientów i przekierowań na tel. komórkowe. Co najważniejsze, do obsługi centrali wirtualnej nie potrzeba specjalistycznej wiedzy – zmian w konfiguracji może dokonać każdy pracownik firmy dzięki intuicyjnemu graficznemu panelowi dostępnemu z poziomu internetowej przeglądarki.

Z doświadczeń klientów korzystających z usług easyCALL.pl wynika, że wirtualna centrala znacząco poprawia jakość obsługi klientów. Profesjonalny system telefoniczny wpływa na lepsze postrzeganie firmy i oczywiście znacząco ogranicza koszty połączeń. Nie jest przy tym istotne, czy firma zatrudnia 5 czy 50 osób – centrala easyCALL.pl w każdym przypadku gwarantuje te same korzyści.

Uruchamiamy wirtualną centralę

Konfiguracja wirtualnej centrali zajmuje około 15 minut i nie wymaga żadnej specjalistycznej wiedzy. W razie problemów, można liczyć na darmową pomoc ze strony dostawcy.

Logowanie do centralki i założenie IVR

Dostęp do centralki następuje z poziomu dedykowanej strony internetowej. Za jej pośrednictwem logujemy się do systemu. Po wpisaniu loginu i hasła przenosimy się na stronę, gdzie możemy skonfigurować tzw. drzewko IVR. Określa ono sposób, w jaki będą przekierowywane rozmowy w naszej firmie. Zaczynamy od nazwania naszego systemu IVR – wpisując jego nazwę w odpowiednie pola, a następnie klikając na przycisk „Zapisz”.

Określanie logiki połączeń

Sposób, w jaki mają być przekierowane połączenia określamy przy pomocy graficznego edytora dostępnego z poziomu przeglądarki internetowej. Jego obsługa jest wyjątkowo intuicyjna i polega na przeciąganiu i łączeniu poszczególnych elementów centralki, doskonale znaną metodą „drag&drop”. 

Powyższy schemat pokazuje system IVR, który działa w następujący sposób: wszystkich dzwoniących wita komunikat, którego treść możemy wpisać przy pomocy klawiatury. Tekst odczytuje syntezator mowy wbudowany w centralkę. Do wyboru mamy wiele różnych radiowych głosów żeńskich i męskich, mówiących w kilkunastu różnych językach. Komunikat można także nagrać i samodzielnie wgrać do systemu. Po odsłuchaniu powitalnego komunikatu dzwoniący ma możliwość wybrania numeru wewnętrznego i uzyskania połączenia z dwoma różnymi działami lub z numerem faksu. Jeżeli pracownik danego działu nie odbierze połączenia, system przekieruje je na wskazany numer komórkowy. Jeśli mimo to nikt nie odbierze połączenia, wyśle wiadomość sms lub email, informującą o konieczności oddzwonienia. Możemy także uprzyjemnić dzwoniącemu oczekiwanie na połączenie, emitując muzykę wybraną z nagrań dostępnych w systemie lub wcześniej przez nas wgraną.

Zaawansowane możliwości centralki

Przedstawiony IVR jest jednym z najprostszych, jakie można sobie wyobrazić w firmie. Nie wyczerpuje on jednak możliwości centralki easyCALL.pl. Bardzo ciekawą funkcją, przydatną zwłaszcza w działach call center, jest np. kolejkowanie połączeń i przekierowywanie ich do wolnych konsultantów. Każde połączenie można także nagrywać, informując o tym dzwoniącego stosownym komunikatem. Z kolei dzięki opcjom „Czas” i „Źródło” można ustawić automatyczne przełączanie osoby dzwoniącej do różnych pracowników w zależności od pory i dnia tygodnia, a także od tego, kto dzwoni (np. obcokrajowiec może być kierowany do konsultanta mówiącego po angielsku). Centralkę easyCALL.pl można też łatwo zintegrować z systemami zewnętrznymi, jak np. CRM, co umożliwia tworzenie w ramach naszego IVR różnego rodzaju systemów autoryzowania użytkowników. Ciekawą funkcją jest także rozpoznawanie mowy, co umożliwia np. ustawienie przekierowania połączenia na specjalny numer, jeśli dzwoniący wypowie właściwe słowo lub frazę. Jeden z klientów easyCALL.pl przy pomocy wirtualnej centrali przygotował ponad 200 zapowiedzi głosowych na potrzeby stworzonego przez siebie mobilnego przewodnika.

Ile to kosztuje?

Z wirtualnej centralki easyCALL.pl mogą korzystać wszystkie firmy, które mają wykupiony jeden z pakietów dla biznesu. Ceny tych pakietów wahają się od 69 zł netto (2 linie telefoniczne) do 299 zł netto (24 linie), co umożliwia skorzystanie z oferty zarówno małym, jak i średniej wielkości firmom. Rozmowy w ramach abonamentu są przeliczane według stawek rozpoczynających się od czterech groszy netto za minutę, z sekundowym naliczaniem. W ramach abonamentu - bez dodatkowych opłat – dostępne są także usługi dodane: usługa wirtualnego faksu, przeniesienie numeru czy numer z dowolnej strefy numeracyjnej. Dzięki tym usługom można ograniczyć koszty rozmów telefonicznych nawet o 80 proc, budując przy okazji wizerunek profesjonalnej firmy i znacząco zwiększając jakość obsługi klienta.

Zainteresował Cię temat telefonii internetowej (VoIP)? Przeczytaj e-booka