Wydatki służbowe to obszar z potencjałem do oszczędności

Wydatki służbowe to obszar z potencjałem do oszczędności edenred

Poszukiwanie oszczędności to domena każdego przedsiębiorstwa i dyrektora finansowego.

Trudno się dziwić, że ostatnio w kręgu ich szczególnego zainteresowania znalazły się wydatki służbowe. Wszystko dlatego, że stanowią one znaczny procent kosztów w firmie i stosowanie odpowiednich narzędzi pozwala na szybką i efektywną ich optymalizację.

11% średniej wielkości polskich firm wydaje na same podróże służbowe ponad 1 mln zł rocznie. To potwierdza skalę wydatków służbowych i możliwości na oszczędności. Jeśli do tego dołożymy efektywny sposób rozliczeń takich wydatków, może okazać się, że w firmowej kasie zostanie sporo gotówki.

Zacznijmy jednak tę analizę od początku. Kto wydaje firmowe pieniądze?

Praktycznie każdy z dostępem do firmowych środków

W większości przedsiębiorstw, praktycznie każdy pracownik może być potencjalnym użytkownikiem służbowych środków. Zazwyczaj zależy to od ich zakresu obowiązków. Aby zatem proces dystrybucji pieniędzy przyspieszyć, firmy stosują różne metody przekazywania pieniędzy pracownikom. Kadra zarządzająca najczęściej posługuje się kartami kredytowymi. Pracownicy niższych szczebli korzystają z zaliczek – gotówkowych lub środków przelewanych na ich prywatne konta na poczet wydatków służbowych lub angażują własne środki, aby zrealizować cel służbowy.

Problem tylko w tym, że bogaty wachlarz form przekazywania pieniędzy w firmie jest ułatwieniem tylko pozornym. W praktyce bowiem komplikuje i wydłuża późniejszy proces rozliczeń. To z kolei przekłada się na wzrost kosztów obsługi tego typu wydatków.

Warto zacząć od odpowiednich analiz

Zamiast mnożyć sposoby na przekazywanie pieniędzy pracownikom warto przyjrzeć się całemu procesowi kompleksowo. Na początek trzeba zgromadzić dane dotyczące wydatków w jednym miejscu. Ten etap pozwala poznać skalę zjawiska i oszacować jakie możliwości optymalizacyjne stoją przed nami otworem. Kolejny krok to zbadanie wszystkich narzędzi, które służą firmie do przekazywania środków na wydatki służbowe oraz zebranie informacji o tym, kto i w jaki sposób korzysta ze służbowych pieniędzy. Ostatnim elementem jest sprawdzenie sposobów wnioskowania i rozliczania pracowników. Z badań przeprowadzonych przez Nielsen wynika, że w Polsce prawie 80% firm stosuje zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne środki.

Po dokonaniu analizy przychodzi czas na wybór najlepszego rozwiązania. Najlepiej dostępnego dla wszystkich zaangażowanych osób i takiego, które zapewni bezpieczeństwo, kontrolę i oczywiście wymierne oszczędności.

Tylko sprawdzone metody planowania i rozliczania wydatków firmowych i podróży służbowych.

Na rynku jest dostępne narzędzie, które wprowadziła firma Edenred. Jest to kompleksowe narzędzie – Spendeo®, składające się z przedpłaconej karty płatniczej, wspieranej przez platformę internetową i aplikację mobilną. Ze Spendeo® przedsiębiorcy redukują koszty i czas poświęcany na obsługę procesu, a także minimalizują obieg dokumentów przekazywanych między pracownikami. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. Kartę Spendeo® można przekazać każdemu pracownikowi, co jest korzyścią dla menedżerów, którzy akceptują i rozliczają wydatki. Mogą oni na bieżąco kontrolować limity wydatków, a transakcje dokonane kartą są automatycznie zapisywane na platformie. Pracownicy kontrolują wydatki służbowe, rozliczają i przesyłają dokumenty z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. Dodatkowo za pomocą aplikacji mobilnej pracownik może sprawdzić saldo karty, historię transakcji, wysłać wniosek o doładowanie karty lub zeskanować rachunki, co jest bardzo wygodne w podroży służbowej. Z kolei karta przedpłacona zastępuje uciążliwe zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym.

Jeśli zatem firma zdecyduje się na nowoczesne i sprawdzone narzędzie, może mieć pewność, że wszystkie informacje o wydatkach znajdą się w jednym miejscu i bez problemu wdroży klarowne zasady korzystania ze służbowych pieniędzy. Jednym słowem oszczędzi czas i pieniądze.



Autor tekstu: Anna Derlacka, Dyrektor Finansowy w Edenred Polska

O Edenred

Edenred jest światowym liderem w zarządzaniu wydatkami służbowymi. I od wielu lat tworzy standardy w tym zakresie. W Polsce Edenred wprowadził proste i kompleksowe narzędzie Spendeo by Edenred® do obsługi wydatków służbowych, które zostało nagrodzone w programie „Najwyższa Jakość Quality International” oraz dwukrotnie uznane za „Najlepszy produkt dla biznesu” w rankingu Gazety Finansowej. Edenred działa wielopłaszczyznowo i umiejętnie łączy innowacje, technologie z realiami biznesowymi Klienta. Klienci wysoko cenią indywidualne podejście, jakość obsługi i elastyczność w działaniu. Edenred w Polsce dostarcza rozwiązania oparte na kartach przedpłaconych w trzech kategoriach: motywacja pracowników, lojalność w biznesie oraz zarządzanie wydatkami firm.