Zarządzanie czasem w administracji procesów rekrutacyjnych

Zarządzanie czasem w administracji procesów rekrutacyjnych Image courtesy of Vichaya Kiatying-Angsulee/FreeDigitalPhotos.net

Administracja procesów związanych z rekrutacją wymaga od koordynującego niezwykłego zaangażowania i dbałości o szczegóły. Na proces ma nierzadko wpływ wiele czynników.

Istotną częścią administrowania procesów rekrutacyjnych jest terminowość, a co za tym idzie, umiejętne zarządzanie czasem.

Na początku musimy postawić sobie pytanie, – „Co jest naszym celem ogólnym i jakie są cele szczegółowe?”. Niezwykle przydatną w administracji jest umiejętność priorytetyzacji i łączącą się z nią umiejętność podziału naszej pracy i zadań. Biorąc za przykład jedną z firm prowadzących outsourcing procesów rekrutacyjnych, możemy z łatwością określić, co należy do grupy celów szczegółowych w pracy administratora:

  • Pierwszy kontakt z kandydatem musi mieć miejsce nie później niż 24 godziny od otrzymania prośby o zorganizowanie wywiadu.
  • Cały proces, w zależności od poziomu skomplikowania, powinien zostać zakończony w najbliższym, możliwym terminie.

Celem ogólnym w tym przypadku jest organizacja rozmowy kwalifikacyjnej dla danego kandydata.

Podobne artykuły:

Planowanie

Kolejnym krokiem jest planowanie, czyli określenie czasu potrzebnego na wykonanie konkretnego zadania. Świetnym rozwiązaniem jest rozpisanie konkretnych zadań prowadzących do osiągniecia celów szczegółowych, a w rezultacie do wypełnienia celu ogólnego. Administratorzy procesów rekrutacyjnych używają do tego celu przydatnych narzędzi. Podstawowym z nich jest arkusz kalkulacyjny Excel. Po wypisaniu konkretnych zadań, przyporządkowywane są odpowiednie ramy czasowe. Pozwala to na bieżące monitorowanie procesu i podejmowanie odpowiednich kroków w wymaganej przestrzeni czasowej.

Realizacja zadań

Podjęcie decyzji, co do sposobu realizacji zadań jest najczęściej kolejnym krokiem administratora. Po wyznaczeniu celów i zaplanowaniu czasu potrzebnego na wykonanie określonego zadania, naturalne jest, aby odpowiednie kroki zostały zaplanowane także z analitycznego punktu widzenia. Na tym etapie częstym wyborem jest komunikacja telefoniczna lub mailowa, jeśli chodzi o pierwszy kontakt z kandydatem a także decyzja, co do wymaganych kroków w wewnętrznym, komputerowym systemie administracyjnym.

Główną częścią procesu administracyjnego, który jest zgodny z zasadami odpowiedniego planowania czasu, jest realizacja określonych zadań. Praca administratora procesów rekrutacyjnych powinna być uporządkowana, tak aby uniknąć niepotrzebnych pomyłek i opóźnień czasowych. Z tego powodu wypełniane są odpowiednie arkusze kalkulacyjne; wewnętrzny system służący do monitorowania przebiegu procesu rekrutacyjnego także musi być uzupełniany na bieżąco. Pierwszy kontakt z kandydatem nie jest faktycznym wprowadzaniem go do procesu. Administratorzy są najczęściej pośrednikami i kolejnymi ogniwami w procesie. Dany kandydat, z którym pracownik administracji kontaktuje się telefonicznie lub mailowo, jest zaznajomiony z procesem już wcześniej przez rekrutera. Administrator ustala z kandydatem terminy, w których ten jest dostępny do przystąpienia do wywiadu. Dobrą praktyką, która służy do oszczędzenia czasu, jest zaproponowanie odpowiednich czasów, które są również wykonalne dla osoby przeprowadzającej wywiad. Kolejne czynności prowadzą do ustalenia i dostosowania dostępności zarówno kandydatów, jak i przeprowadzających wywiad. Nie można również zapomnieć o bieżącym uzupełnianiu raportów w arkuszach kalkulacyjnych, dzięki czemu dostęp do informacji może być szybki i skuteczny.

Potwierdzenie terminu rozmowy kwalifikacyjnej

Pojedynczym wynikiem pracy administratora procesu rekrutacyjnego jest ustalona i potwierdzona rozmowa kwalifikacyjna dla danego kandydata. Konkretny wynik jest kontrolowany i ewentualnie poddawany korekcie.

Wszystkie te czynności mają na calu minimalizację czasu wykorzystanego do osiągnięcia określonego celu i maksymalizację zadowolenia klienta.

Czas jest zasobem ograniczonym, nie można go powiększyć, zmniejszyć lub zmienić. Nie można dokupić czasu, ani nie jest niczym zastępowalny. W związku z tym, pojawia się zagrożenie utraty czasu. Czynniki, które do tego prowadzą, mogą mieć zarówno charakter wewnętrzny, jak i zewnętrzny.

Do pierwszej grupy czynników wewnętrznych, należą wszelkie działania prowadzące do marnowania czasu, za które odpowiedzialność ponosi człowiek. Źle przemyślana praca, brak uzmysłowienia sobie przemijania czasu, czy też cechy osobowościowe człowieka to główne czynniki wewnętrzne.

Administrator procesów rekrutacyjnych może tracić czas w przypadku niekompletnej znajomości danych procesów. Aby zapobiec tej sytuacji, wiele firm zajmujących się rekrutacją przeprowadza treningi, które mają zapoznać początkujących pracowników z danymi procesami. Niektóre firmy zajmujące się procesami rekrutacyjnymi przeprowadzają dwutygodniowe szkolenia dla nowych pracowników. Podczas tych treningów, początkujący administrator poznaje swoje przyszłe obowiązki i zadania; zaznajamiany jest z zespołem i otoczeniem. Mimo, że te dwa pierwsze tygodnie można uznać za nieproduktywne pod względem wyników pracy danego pracownika, to pozwalają one jednak na oszczędność czasu w przyszłości, kiedy to dany pracownik jest przeszkolony i gotowy do działania.

Motywacja

Kolejnym czynnikiem prowadzącym do utraty czasu jest brak motywacji. Pracownik nie czuje się zmotywowany, kiedy praca nie odpowiada jego oczekiwaniom, jego szef jest zbyt wymagający (lub zbyt niewymagający), kiedy praca w zespole nie sprawia mu przyjemności, męczy go. Co więc motywuje, może motywować pracownika do efektywnej pracy? Niezaprzeczalnie świetną motywacją jest docenienie czyjejś pracy. Dobra opinia od klienta, zadowolenie menedżera, to czynniki, które sprawiają, że pracownik lubi swoją pracę, a co za tym idzie, jest bardziej efektywny, czyli nie marnuje czasu. Motywacją w administracji procesów rekrutacyjnych jest również szczególnie ciekawy, pełen wyzwań proces, który wymaga od pracownika nietypowych, kreatywnych rozwiązań. Podporą w utrzymaniu motywacji powinien być zespół. Nie od dziś wiadomo, iż dobra atmosfera w pracy, przedkłada się na efekty. Zespół jest bezpośrednim połączeniem do drugiej grupy czynników, które mogą powodować tracenie czasu – czynników zewnętrznych. W tej perspektywie, czas marnowany jest między innymi poprzez różnego rodzaju spotkania, niekoniecznie bezpośrednio związane z danym projektem, nad którym pracuje administrator. Naturalnie należy przyjąć, że człowiek nie jest zasobem ludzkim analizowanym w systemie 0-1.

Jak nie tracić, więc czasu? Z punktu widzenia administratora procesów rekrutacyjnych niezwykle ważna jest dokładność i dbałość o szczegóły. Istotne jest zaufanie do przełożonego i zespołu a także chęć współpracy zespołowej. Tracić czas to tracić pieniądze. Świadomość tego stwierdzenia może okazać się niezwykle przydatna w podnoszeniu efektywności pracownika. Spojrzenie makroekonomiczne może naturalnie powodować utratę czasu w krótkiej perspektywie, w końcowej ocenie jednak, oszczędza czas.

Podobne artykuły:

Sylwester Gibadlo
Autor jest pracownikiem firmy Alexander Mann Solutions.


Alexander Mann Solutions