Zarządzanie dokumentacją firmy

http://all-free-download.com/

Dokumenty w firmie stanowią element niezbędny i jednocześnie mogący przysparzać wielu problemów. Nieefektywne nimi zarządzanie prowadzi do błędów, chaosu i utraty kontroli nad sytuacją z firmie.

By tego uniknąć, każdy dokument trafiający do firmy lub przez nią generowany powinien zostać oceniony pod względem przydatności i przeznaczenia, odpowiednio zakwalifikowany i przechowywany.

Znaczącą pomocą w tym względzie mogą być systemy do zarządzania dokumentami (DMS), które istnieją na rynku jako osobne produkty, ale także coraz częściej wbudowywane są jako integralna część systemów CRM lub ERP. Umożliwiają powiązanie dokumentu z konkretną sprawą, osobą , a nawet datą. Przyjrzyjmy się procesowi efektywnego organizowania dokumentów, zarówno papierowych, jak i fizycznych.

O czym należy pamiętać zajmując się firmową dokumentacją?

Ocena dokumentu

Zacznijmy od dokumentów przychodzących. Do każdej firmy przychodzi codziennie wiele pism, faktur, ofert itp. Przede wszystkim zacznij od sortowania i segregowania korespondencji. Jeżeli w firmie jest osoba odpowiedzialna za to zadanie (np. sekretarka lub asystentka), twoja praca jest ułatwiona. Jednak tak czy inaczej, każdy dokument trafiający na twoje biurko oceń pod względem użyteczności i pilności. Odnośnie każdego dokumentu musisz zadać sobie proste pytania:

1. Czy to będzie firmie kiedykolwiek do czegokolwiek potrzebne? – jeśli odpowiedź brzmi NIE sprawa jest prosta i list ląduje w koszu. Jeśli jednak odpowiedziałeś TAK, zadaj sobie kolejne pytanie:

2. Kogo w firmie dotyczy ten dokument, kto powinien się nim zająć? – jeśli w firmie jest asystentka lub sekretarka zajmująca się korespondencją, prawdopodobnie już rozdysponowała pisma do właściwych osób. Jednak nawet w tym przypadku warto zadać sobie to pytanie, być może ocenisz dany dokument jako wart przejrzenia przez inną osobę. Przekaż pisma odpowiednim osobom, jeśli uznasz to za stosowne, najlepiej z odpowiednią adnotacją – np. ofertę nowego systemu komputerowego do działu IT z prośbą o ocenę ewentualnej użyteczności danego rozwiązanie w waszej firmie. Na tym etapie warto przychodzącą korespondencję zeskanować i umieścić w systemie przydzielając ją do konkretnej osoby - w ten sposób nie zostanie przeoczona lub zagubiona.

Zatrzymaj dokumenty, którymi zajmiesz się osobiście i zadaj sobie kolejne pytanie:

3. Jak pilna jest to sprawa, jak szybko powinienem/powinnam się nią zająć? – od odpowiedzi na to pytanie zależy miejsce segregowania dokumentów, opisane w kolejnym punkcie artykułu.

A co z dokumentami generowanymi przez pracowników? Także one powinny być odpowiednio oceniane, jednak pod trochę innym kątem. W ich przypadku ważny jest rodzaj dokumentu i projekt lub zadanie, którego dotyczy. Ocena dokumentu pod tym względem ma znaczenie w odpowiednim jego przechowywaniu.

Segregowanie i przechowywanie dokumentów

Przygotuj trzy miejsca przechowywania dokumentów przychodzących pod względem pilności. Sprawy najpilniejsze załatwiaj na bieżąco – jeśli nie możesz zająć się nimi w danej chwili, miej je pod ręką, w pierwszej strefie pilności, np. w organizerze na biurku lub specjalnej teczce znajdującej się zawsze w zasięgu wzroku. Pamiętaj, by w takich miejscach przechowywać tylko bieżące dokumenty! Po załatwieniu spraw, których dotyczą, natychmiast przenieś je do trzeciej strefy pilności, czyli miejsca, gdzie trafiają materiały dotyczące spraw już załatwionych i zamkniętych. W tej strefie powinny znajdować się tylko dokumenty, które z jakichś względów powinny być przechowywane, np. faktury lub korespondencja z urzędami. Jeśli uznasz, że pismo nie musi być przechowywane – pozbądź się go. W drugiej strefie pilności przechowuj dokumenty dotyczące spraw, którymi zajmiesz się w przyszłości, spraw niedokończonych ale nie pilnych oraz dokumenty, których używasz regularnie (np. wzory faktur, odpis KRS, itp.). Dodatkowo druga i trzecia strefa pilności powinna być podzielona w sposób umożliwiający jak najszybsze znalezienie dokumentów. Dobrym sposobem może być podział na klientów, projekty i zadania oraz dokumenty administracyjne. W strefie drugiej przechowujesz wszystkie aktualne zapytania ofertowe, pisma, faktury, rapoty, itp. dotyczące projektu X dla klienta Y w segregatorze „projekt X” w szufladzie „klient Y”, natomiast w strefie trzeciej w tym samym układzie przechowujesz dokumenty dotyczące już zakończonego projektu dla tego klienta. W dokumentach administracyjnych z kolei przechowujesz pisma niedotyczące żadnego konkretnego klienta, ale firmy jako całości. Oczywiście podany podział jest przykładowy – skuteczny menedżer sam powinien ocenić jaki system archiwizacji dokumentacji najbardziej odpowiada potrzebom jego pracowników. Dzięki stworzeniu i, co najważniejsze, konsekwentnemu utrzymaniu podziału dokumentacji, unikniesz bałaganu i znacznie zmniejszysz ryzyko zagubienia ważnych pism. Także dokumenty generowane przez pracowników powinny być przechowywane w zorganizowanym środowisku z zachowaniem powyższych zasad. Oferta przygotowana dla klienta X powinna trafić do segregatora konkretnego projektu w szufladzie klienta X, najlepiej w zakładce „oferty”.

Powyższy podział dokumentów warto odwzorować w systemie IT, przypisując dokumenty do odpowiednich klientów i zadań i nadając im kategorie – np. ważne, pilne, zakończone, archiwalne, itp. System minimalizuje ryzyko zagubienia dokumentu, przechowuje jego opis pozwalający szybko się zorientować czego dotyczy, a co najważniejsze – znacząco ułatwia odnalezienie odpowiedniego pisma dzięki organizacji na wielu poziomach. Po pierwsze, dokument jest przypisany do odpowiednich osób, po drugie, jest odpowiednio zakwalifikowany, a po trzecie, system umożliwia jego wyszukanie przez wyszukiwarkę. Bardziej zaawansowane systemy umożliwiają przeszukiwanie kontekstowe, podobne do wyszukiwarek internetowych. Dysponując takim systemem łatwo wyszukasz odpowiedni „papier”nawet wśród ogromnej ilości dokumentacji.

Zalety modułów zarządzania dokumentacją

Przyjrzyjmy się dostępnym na rynku funkcjom i zaletom systemów zarządzania dokumentacją:

System powiązań z innymi modułami jednego systemu (gdy DMS jest częścią CRM, ERP lub innego systemu) lub programami zewnętrznymi – dokumenty są przypisane do odpowiednich klientów, projektów, zadań, pracowników.
Bezpieczeństwo i kontrola dostępu – najważniejsze dokumenty widoczne tylko dla osób upoważnionych (zarządu, księgowości, itp.) i zabezpieczone przed dostępem innych pracowników oraz osób z zewnątrz firmy.
Dostęp do dokumentów z każdego miejsca, dzięki technologii „w chmurze” – korzystając z tej opcji nie musisz być w biurze, żeby mieć dostęp do potrzebnych danych. Ta funkcjonalność znacząco ułatwia to pracę z domu lub u klienta
Opisywanie dokumentów – nadawanie etykiet, kategorii, słów kluczowych
Integracja z pakietem MS Office 2000-2007 oraz OpenOffice – niektóre systemy umożliwiają automatyczną wymianę dokumentów z programami środowiska Office, np. import maili z Outlooka
Powiadomienia o zmianach przez e-mail, sms oraz kanał RSS – umożliwiają bycie na bieżąco ze zmianami w dokumentacji, informują np. o powstaniu nowej wersji pliku
Automatyczne dodawanie załączników dzięki integracji z serwerem poczty
Wyszukiwarki kontekstowe, także po zawartości pliku
Podgląd najpopularniejszych formatów w czasie rzeczywistym (Word, Exel, PowerPoint, Writer, PDF i inne)
Wersjonowanie plików z historią zmian – jeżeli pracownik zmieni treść dokumentu, system nie tylko odnotuje ten fakt wraz z datą, ale też zachowa poprzednie wersje by można było do nich wrócić i porównać
Kontrola procesu tworzenia, oceny oraz zatwierdzania dokumentów

Rozwiązania DMS przynoszą znaczące korzyści w każdego typu przedsiębiorstwie, przede wszystkim przez zwiększenie kontroli nad dokumentacją, lepszą jej organizację, a co za tym idzie oszczędność pracy i czasu pracowników oraz wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentacji. DMS usprawni pracę nawet najlepiej zorganizowanych pracowników, a dla tych mających problemy organizacyjne będzie prawdziwym wybawieniem.

Podobne artykuły: