Zarządzanie kosztami na przykładzie własnej firmy

Zarządzanie kosztami na przykładzie własnej firmy stock.xchang

Artykuł jest fragmentem książki, który wyjaśni jak optymalizować koszty na przykładzie własnego biznesu.

Każda firma dochodzi do takiego etapu rozwoju, na poziomie którego, właściciel chce czerpać określone informacje z księgowości, planować pracę pracowników, ustalać plany, założenia i dynamicznie zarządzać swoją firmą. Tak długo jak właściciel pracuje sam lub pomaga mu rodzina, ma pełną orientację w przychodach, jakie osiąga, kosztach, jakie ponosi, problemach z klientami, produktach, jakie sprzedaje, księgowości, sprawozdawczości i podatkach jakie oblicza co miesiąc itd.

Zatrudnienie każdego nowego pracownika powoduje wejście kolejnej osoby, która zmniejsza dostęp właściciela do załatwiania określonego rodzaju spraw. Przekazanie kompetencji pracownikom i współpraca z nimi wymaga od właściciela poświęcenia odpowiedniego czasu na komunikację i podejmowanie takich decyzji, które nie spowodują utraty rynku, klienta, produktu. Umiejętności społeczne bardzo przydatne w pierwszej (właściwie każdej) fazie zarządzania, komunikowanie się z pracownikami i klientami pozwala właścicielowi zgromadzić niezbędną ilość informacji do wykorzystania w zarządzaniu i planowaniu pracy.

Tradycyjne pojęcie osiągania coraz większych zysków poprzez generowanie przychodów sprawdza się tylko na pierwszym etapie działania firmy, kiedy koszty są jeszcze stosunkowo niskie, firma nie inwestuje i przy okazji zyski, które osiąga, są konsumowane przez właściciela. Zwiększenie stanu zatrudnienia, inwestowanie i rozwijanie firmy powoduje radykalny wzrost kosztów, przy tych samych przychodach - osiąganych do tej pory, czyli równocześnie zmniejszenie zyskowności dla właściciela.

Na takim poziomie rozwoju - przychodów nie da się zaplanować, można starać się sprzedawać jak najwięcej, ale ile naszego produktu wchłonie rynek i w jakim czasie - tego nie uda się skutecznie dobrze zaplanować. Natomiast będąc świadomym właścicielem przedsiębiorstwa, które już sprzedaje, możemy próbować planować koszty i zarządzać nimi. Efektem sprawnego zarządzania kosztami będzie lepsze wykorzystanie maszyn, urządzeń i innych środków pracy, minimalizacja kosztów - jednak przy zachowaniu odpowiedniej jakości oraz, co najważniejsze, wzrost zysków przy zachowaniu tej samej sprzedaży. Analizowanie kosztów przynajmniej w okresach miesięcznych spowoduje zwrócenie uwagi na zasadność ich ponoszenia, przydatność w działalności, a przede wszystkim pomoże w sporządzeniu rzetelnej kalkulacji naszego produktu.

Optymalizuj koszty

Niejednokrotnie firma ponosi bardzo wysokie koszty utrzymania pracowników, wydziałów produkcyjnych, handlowych, utrzymania samochodów, urządzeń biurowych i innych. Po analizie kosztów i sprawdzeniu cen na rynku może np. okazać się, iż:

  • nie warto utrzymywać starego samochodu, skoro jego naprawa kosztuje miesięcznie tyle co rata kredytu i odsetek do banku za zakup nowego samochodu lub rata leasingowa za nowe auto. W przypadku zakupu nowego samochodu na kredyt, auto jest naszą własnością, możemy od niego dokonywać odpisów amortyzacyjnych, które są kosztem uzyskania przychodów, w koszty możemy również wpisać odsetki z kredytu. W przypadku leasingu rata leasingowa będzie kosztem w całości, a prawo po zakończeniu leasingu przewiduje możliwość wykupu samochodu na własność. W przypadku zostawienia starego samochodu, będziemy ponosić wysokie koszty np. modernizacji, które nie będą kosztem, tylko zwiększą wartość początkową auta. Zatem, co zyskujemy - nie tylko nowy samochód, ale także zwiększenie kosztów, czyli zmniejszenie obciążeń fiskalnych w postaci podatków dochodowych;
  • nie zawsze warto kupować wszystkie niezbędne urządzenia wyposażenia biura na własność. Niejednokrotnie okazuje się, iż skorzystanie z wynajętych urządzeń typu skanery, ksero, bindownice, które nie są na co dzień i w dużych ilościach użytkowane, jest tańsze aniżeli kupowanie ich i inwestowanie własnych pieniędzy;
  • nie zawsze warto utrzymywać wydziały produkcyjne z wszystkimi tego konsekwencjami, czyli pilnowaniem pracowników, prowadzeniem magazynu, ponoszeniem kosztów eksploatacji i modernizacji maszyn itd. Tańszym sposobem może okazać się zlecanie całości lub części faz produkcyjnych firmom zewnętrznym. Zlecając usługę do wykonania na zewnątrz, owszem ponosimy koszty, ale nie angażujemy się w jej wykonywanie osobiście, oszczędzamy czas i odbieramy gotowy produkt. Wykonując to samo u siebie, też ponosimy koszty (może trochę mniejsze), ale sami angażujemy się i ponosimy ryzyko błędów;
  • nie zawsze warto zatrudniać pracowników do wykonywania określonych prac. Zamiast np. zatrudniać na etat radcę prawnego lub księgową lepiej powierzyć ten zakres czynności określonym firmom zewnętrznym, które ponoszą ryzyko i odpowiedzialność za wykonywaną pracę, własne koszty związane z wykonaniem usługi, zawsze muszą być w terminie i z gotowymi rozwiązaniami. Zatrudniając własne kadry, ponosimy wyższe koszty ich utrzymania - nie tylko wynagrodzenia, także opłat ZUS, świadczeń pracowniczych, miejsca w biurze, oprzyrządowania stanowiska pracy, szkoleń, czasopism i innych. Ponadto możemy narazić się na małą efektywność pracy pracownika i popełniane przez niego błędy;
  • zawsze warto skonsultować swoje problemy ze specjalistami z interesujących nas dziedzin, unikniemy popełniania błędów, będziemy mieli szersze spojrzenie na dany problem i na pewno więcej pomysłów na rozwiązanie.

Podobnych analiz można by przeprowadzić wiele, tyle ile problemów ma właściciel w firmie. Z pewnością analizy przyniosą efekty w postaci lepszej i głębszej orientacji właściciela w zakresie tego, co się dzieje w firmie i pozwolą uniknąć wielu błędów.

Wydawnictwo Forum Sp. z o. o.