Zasady przyjmowania faktur w obrocie gospodarczym

Zasady przyjmowania faktur w obrocie gospodarczym ING księgowość

Tradycyjne fakturowanie jest kosztowne, czasochłonne i mało wygodne. Nic więc dziwnego, że tak wielu przedsiębiorców decyduje się ograniczyć ilość dokumentacji papierowej i przejść na faktury elektroniczne.

E-faktura, zwana również fakturą elektroniczną to faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, który nie pozwala na jego późniejsze swobodne edytowanie. Może być nią więc dokument księgowy na przykład w wersji PDF, albo wygenerowany w specjalnym programie komputerowym; co ważne, taki dokument jest od razu wysyłany do odbiorcy, a przy tym nie posiada swojego papierowego odpowiednika. E-fakturą może być jednak również zeskanowana i przesłana mailem faktura tradycyjna, ale tylko pod warunkiem, że nie będzie jednocześnie wprowadzona do obrotu w postaci papierowej. Niezależnie o którym rozwiązaniu mowa, by możliwe było wysyłanie danemu klientowi e-faktur drogą mailową, musi on uprzednio wyrazić na to zgodę.

Rozpoczęcie przyjmowania faktur elektronicznych – sposoby akceptacji i cofanie zgody

W praktyce, żadne przepisy nie regulują odgórnie sposobu w jaki należy wyrazić zgodę na przesyłanie faktur w postaci elektronicznej. Ustawodawca zdecydował się pozostawić określenie tej kwestii w gestii stron, co oznacza, że można zachować w tym wypadku formę zarówno pisemną, jak i ustną. Co więcej, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 3 kwietnia 2013 roku orzekł, że za udzielenie zgody na otrzymywanie e-faktur można również uznać samo dokonanie płatności przez odbiorcę. Obecnie uznaje się zatem, że w przypadku faktur elektronicznych obowiązuje zgoda domniemana – brak sprzeciwu klienta wyraża jego akceptację na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Niemniej jednak, jeśli odbiorca wyrazi swój sprzeciw lub po prostu nie opłaci e-faktury, przedsiębiorca zobowiązany jest rozliczać się z nim przy pomocy tradycyjnych, papierowych dokumentów sprzedażowych.

Przesyłanie i otrzymywanie e-faktur

Przedsiębiorca lub upoważniona przez niego osoba przesyła lub udostępnia e-fakturę odbiorcy i jednocześnie dołącza ją do firmowej dokumentacji księgowej. Przesłana e-faktura trafia na serwer pocztowy nabywcy, albo od razu do jego elektronicznego archiwum – jeśli korzysta on z opcji archiwizowania dokumentów elektronicznych.
W sytuacji, gdy dana faktura jest powiązana ze sprzedażą zaewidencjonowaną na kasie fiskalnej, należy zachować również paragon z tej transakcji. By zapewnić sobie ład w dokumentacji elektronicznej, dobrze jest też przyporządkować do poszczególnych e-faktur powiązane z nimi dokumenty uzupełniające, na przykład dowody zapłaty, zamówienia czy dokumenty transportowe.

Sprawdzanie poprawności e-faktur

Nie tylko dostawca produktów lub usług, ale również ich odbiorca powinien zwrócić uwagę, czy dana e-faktura została poprawnie wystawiona. Za prawidłowo sporządzoną i przesłaną fakturę uznaje się dokument, który spełnia wspomniane warunki czytelności i integralności treści, a także autentyczności pochodzenia. Ten ostatni element zapewnia wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego. Natomiast integralność e-faktury to nic innego jak posiadanie przez nią wszystkich wskazanych przez ustawodawcę danych. Na dokumencie elektronicznym, podobnie jak w przypadku fakturowania tradycyjnego, musi znaleźć się między innymi data wystawienia i numer faktury, imiona i nazwiska sprzedawcy oraz nabywcy, numery NIP, nazwa oraz ilość i cena towaru lub usługi, czy też stawka podatku.

Jak prawidłowo przechowywać faktury elektroniczne?

Autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność i czytelność jej treści – te warunki muszą zostać spełnione nie tylko w przypadku wystawiania i przesyłania, ale również przechowywania faktur elektronicznych. Z drugiej strony, przepisy nie precyzują w jaki dokładnie sposób należy przechowywać dokumenty księgowe, a co za tym idzie, dokumenty te można archiwizować zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Nic nie stoi zatem na przeszkodzie, aby także i tradycyjne faktury były przechowywane na przykład na dysku twardym lub zewnętrznym serwerze.
Dokumenty sprzedażowe, niezależnie od swojej postaci, muszą posiadać kopie zapasowe. Muszą być również przechowywane do momentu wygaśnięcia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku.


Co jeszcze warto wiedzieć?

Fakturowanie elektroniczne, w porównaniu z tradycyjnym, jest tańsze, szybsze, prostsze, a dla wielu przedsiębiorców również bardziej wygodne i praktyczne. E-faktura, zaraz po wystawieniu i przesłaniu do odbiorcy, trafia na listę wszystkich wystawionych dokumentów (najczęściej odbywa się to w sposób automatyczny). Dzięki temu, w dowolnym momencie można z łatwością znaleźć poszukiwany dokument księgowy, co przydaje się nie tylko podczas kontroli skarbowej, ale również przy realizowaniu zadań w obszarze księgowo-finansowym firmy. Poza tym, pozwala to również znacznie obniżyć ryzyko zaginięcia jakiegoś dokumentu. Główną korzyścią dla klienta jest natomiast możliwość dokonania szybkiej zapłaty należności, a także łatwiejsza kontrola i rejestrowanie e-faktur kosztowych.


O innych zaletach e-fakturowania można przekonać się wybierając usługę ING księgowość dla przedsiębiorców (szczegóły oferty na: https://www.ingksiegowosc.pl/ksiegowosc-uproszczona/fakturowanie).