Znajomość Excela to nie atut, lecz obowiązek!

Znajomość Excela to nie atut, lecz obowiązek! fot. Microsoft Sweden/Flickr

Z p. Wojciechem Próchnickim – człowiekiem-instytucją, autorem licznych publikacji branżowych, znakomitym finansistą, rozmawialiśmy o tym, dlaczego ludzie boją się Excela, jak poradzić sobie ze strachem i dlaczego naprawdę warto to zrobić.

Zaczniemy banalnie. Pracodawcy coraz częściej wymagają znajomości Excela. Dlaczego tak się dzieje? Dlaczego właśnie MS Excel?

Wojciech Próchnicki: Ponieważ, każdy z nas w codziennej pracy korzysta z Excela; robiąc zestawienia, raporty, formularze, graficzną prezentację danych w formie diagramów, wykresów. Nie każdą firmę stać na drogie rozwiązania business intelligence (BI), których użytkownicy i tak posiłkują się Excelem. To elastyczne narzędzie, które daje cały wachlarz możliwości zastosowania go, aby ułatwienić i przyspieszyć naszą pracę.

Podobne artykuły:

              

Jakie korzyści może przynieść umiejętność obsługi programu? Kto może na tym skorzystać?

W.P.: Każdy, zarówno pracownik, jak i pracodawca. Pracownik, ponieważ przyspieszy i udoskonali swoją pracę. Często sama czynność zestawiania danych zajmuje dużą część naszej pracy, a gdzie czas na analizę? Na wnioski? MS Excel może zautomatyzować i przyspieszyć wykonywanie raportów, zestawień i tym podobnych zadań, dając pracownikowi większą ilość czasu na wyciąganie wniosków, analizę sytuacji i podejmowanie decyzji dotyczących ewentualnych działań korygujących. Ponadto analizy wykonywane w tym programie nie są obarczone błędem, jak np. analizy i obliczenia wykonywane przez pracownika na kartce papieru. Dla pracodawcy osoba znająca w stopniu dobrym Excela, umiejąca go wykorzystać w codziennej pracy to prawdziwy skarb.

Powiedzmy to wprost: ludzie boją się Excela. Zarówno na lekcjach informatyki w szkole średniej, na studiach czy w pracy. Dlaczego tak się dzieje? Czy ich obawy są słuszne?              

W.P.: Excel może przerażać ilością funkcji, narzędzi i możliwości, jakie stwarza. Jednak z doświadczenia wiem, że obawy te są nieuzasadnione. Osoba zaczynająca przygodę z MS Excelem nie powinna wymagać od siebie poznania tego ogromnego narzędzia w całości, od razu. Drugą ważną sprawą jest trener, wykładowca – ten, kto uczy obsługi programu, jego postawa i sposób przekazywania wiedzy. Nauczanie Excela nie polega tylko na pokazaniu jakie narzędzia program posiada, ale również na przedstawieniu konkretnych przykładów i problemów, w które owe narzędzia pomogą rozwiązać. Po szkoleniu uczestnicy mają przecież „umieć”. „potrafić”, „zastosować”, nie tylko „wiedzieć”, „znać”.

Jeżeli faktycznie ich obawy są płonne, to jak przekonałby Pan ich do tego, że warto rozpocząć naukę?

W.P.: Już po pierwszym szkoleniu można się przekonać, jak Excel ułatwia wykonywaną pracę i pozwala zaoszczędzić czas. Nie wymagajmy od siebie poznania wszystkich możliwości jakie daje ten program, tylko stosujmy metodę „małych kroków”. Wybierając szkolenie czy też materiały, zwracajmy uwagę, czy zawierają one dużo przykładów. A jeżeli ktoś uważa, że arkusz kalkulacyjny wykorzystywany jest tylko w pracy księgowego, controllingowca czy finansisty, to się myli, bo każdy (w mniejszym lub większym stopniu) używa go w codziennej pracy. W dzisiejszych czasach znajomość Excela zaczyna być nie atutem, a wręcz obowiązkiem!

Podobne artykuły:

Na rynku wydawniczym istnieje bardzo wiele poradników, „biblii” Excela. Sam jest Pan autorem licznych artykułów i opracowań. Proszę powiedzieć, czy samodzielna nauka jest w ogóle możliwa?           

W.P.: Oczywiście jest możliwa, na rynku można znaleźć wiele pozycji omawiających Excela. Jednak ja osobiście polecam tzw. case study, czyli przykłady, w których Excela stosuje się do rozwiązywania danego zagadnienia czy też problemu. Ponieważ często znamy funkcje i narzędzia w tym programie, ale nie wiemy jak i gdzie je wykorzystać. Polecam magazyny typu „Controlling i Rachunkowość Zarządcza”, „Szef Sprzedaży” czy „Controlling”, tam właśnie Państwo znajdą takie materiały. Jednak o wiele szybciej i łatwiej nauczyć się Excela na dobrych kursach, gdzie trener pokaże zarówno jego narzędzia, jak i przykłady ich zastosowania w codziennej pracy.               

Jest Pan przede wszystkim praktykiem – pracował Pan jako specjalista ds.controllingu i raportowania oraz analityk finansowy w wielu międzynarodowych korporacjach. Czy wyobraża Pan sobie pracę w finansach bez znajomości Excela?

W.P.: Nie mogę sobie tego wyobrazić. Zadania, które wykonuje w swojej pracy wymagają skomplikowanych analiz, często różnorodnych i wykonywanych ad hoc. Jeżeli miałbym je przeprowadzać na papierze przy użyciu kalkulatora, to trwałoby to wiek i analizy byłyby obarczone dużym błędem. Już na praktykach studenckich przekonałem się, że trzyosobowy dział controllingu znający dobrze Excela w dużej firmie produkcyjnej działa sprawniej niż trzy razy większy dział niekorzystający z tego programu.

Prowadzi Pan szkolenia nie tylko z zakresu Excela, ale także VBA czy Accessa. Komu poleciłby Pan takie kursy? Czy każdy może wykorzystywać to oprogramowanie w pracy?

W.P.: Kursy VBA czy Accessa polecam osobom znającym Excela w stopniu średniozaawansowanym. Jeżeli chodzi o VBA to polecam je, gdy wykonujemy powtarzające się raporty, analizy, które przy pomocy odpowiednio stworzonego makra możemy sobie ułatwić. Access będzie przydatny przede wszystki tym, którzy pracują na dużych zbiorach danych, których przetwarzanie w Excelu jest długie i uciążliwe.

Na koniec poproszę o radę dla naszych Czytelników, którzy ciągle zastanawiają się nad tym, czy warto zapisać się na szkolenie z zakresu Excela.

WP: Moi Drodzy, zachęcam Was do uczestnictwa w szkoleniach tego typu, ponieważ taka wiedza ułatwia i przyspiesza pracę, a także spowoduje, że staniecie się bardziej atrakcyjnym i pożądanym pracownikiem na dzisiejszym (jakże konkurencyjnym i wymagającym) rynku pracy. Możecie mi wierzyć, to naprawdę nie jest tak skomplikowane jak się wydaje!

 Bardzo dziękujemy za rozmowę.

Tax Consilium Sp. z o.o. Renata Petryka