Zwiększ swoją efektywność o 400 procent

Zwiększ swoją efektywność o 400 procent www.fotolia.pl

Wystarczy postrzegać rok jako 12 tygodni, a nie miesięcy.

Powyższej, z pozoru absurdalnej rady udzielił Brian Moran, autor książki „12 tygodniowy rok”. Ta myśl naszła go, gdy zauważył, że jego klienci i partnerzy biznesowi mają wiele świetnych pomysłów, których nie realizowali ze względu na czas konieczny, by je wprowadzić w życie.

– W styczniu wydaje się, że do października jeszcze kawał czasu – mówi. – Jeszcze na początku roku ludzie mają głowy pełne świetnych pomysłów. Gdy ich realizacja się lekko opóźnia w styczniu nie martwią się. Aż nagle robi się wrzesień i wszystko jest już stracone – dodaje.

Aby zacząć traktować rok jak 12 tygodni, należy:

Rozpocząć z wizją

Jeśli nie wiesz, gdzie chcesz dotrzeć, z pewnością tam nie dotrzesz. Moran wskazuje, że bez całościowej wizji nie da się wyznaczyć celów krótkoterminowych.

Stworzyć plan

Jeśli już masz cel, stwórz jasny plan, jak do niego chcesz dotrzeć. Jeśli kiedykolwiek planowałeś karierę bądź posunięcia biznesowe, to wiesz, na czym ten proces polega. Przekonaj się, co jest konieczne do wykonania twojego planu pięcioletniego i rób to. Z tym, że musisz pamiętać, że twój rok ma tylko dwanaście tygodni.

Moran wskazuje, że większość ludzi planuje zbyt szczegółowo. Dlatego nie ma sensu być we wszystkim świetnym na podstawie wspaniałych planów, które sypią się już od początku. Lepiej wybrać dwa strategiczne zadania i dążyć do ich realizacji.

Innym problemem związanym z planowaniem jest ich poziom szczegółowości – są strategiczne, a nie taktyczne. – Należy dokładnie pisać, co trzeba robić, by osiągnąć dany cel. Zamiast „zebrać bazę referencji” napisać „prosić o referencje po każdym wykonanym zadaniu”.

Kontrolować procesy

Mike Tyson dowcipnie stwierdził „Każdy ma jakiś plan zanim oberwie w twarz”. Świadomość, że zaplanowane działania prędzej czy później dadzą ci w twarz, pozwoli się na ten moment lepiej przygotować.

Moran wskazuje, że chodzi o kontrolę procesów, jakie zachodzą w życiu. – To dość proste. Biorę tydzień z dwunastotygodniowego planu i wszystko, co jest tam zawarte, ma priorytet A. Cała reszta ma priorytet B – mówi.

A co z nagłymi wypadkami? – Większość wypadków wcale nie jest tak nagła, jak nam się wydaje – mówi Moran. Dodaje, że ludzie często są pochłonięci wszelkiego rodzaju nieprzewidzianymi wydarzeniami bardziej, niż jest to konieczne, przez co tracą swój cel z oczu. – Albo ja kontroluję dzień, albo dzień kontroluje mnie – dodaje ekspert.

Dobrać odpowiednio wskaźniki

– Wskaźniki to kotwica rzeczywistości – podkreśla Moran. To one pozwalają sprawdzić, czy działania dają jakiś efekt. – Muszą być one dobrze dobrane. Ważniejsza od ruchu na stronie jest ilość zamówień. To ją należy badać przede wszystkim.

Moran podkreśla także potrzebę mierzenia działań, a nie tylko ich wyników. – W wielu wypadkach problemem przy braku odpowiednich rezultatów jest niewłaściwe wykonanie czynności – mówi.

Kontrolować swój czas

– Większość ludzi zarządza czasem jak pieniędzmi – mówi Moran – Gdy mają odrobinę więcej czasu, poświęcają go na cele strategiczne. A lepiej jest postępować dokładnie odwrotnie – wskazuje – mieć dokładnie odmierzony czas na zadania strategiczne, a dodatkowy czas poświęcić na inne cele.

W tym czasie wyłącz telefon, odłącz Facebooka i nie sprawdzaj emaila. - W takich blokach na zadania strategiczne, będziesz mógł się zancznie lepiej skoncentrować. A jeśli nie będziesz codziennie poświęcać czasu na takie zadania, nie uda się ich zrealizować. Dlatego jest to konieczne, nawet, jeśli nie przynoszą one od razu efektów – mówi Moran.  

Nowoczesna Firma S.A. Konrad Budek