IT zamiast robótek ręcznych

IT zamiast robótek ręcznych pressmaster - Fotolia

Wprowadzenie zmian w dokumentacji płacowo-kadrowej dotyczącej aktualnie rozliczonych i zamkniętych miesięcy generuje dodatkową pracę w działach kadr i płac. Nowe trendy w projektowaniu systemów pozwolą na wprowadzenie znacznych ułatwień.

Pracownicy organizacji na co dzień korzystających z systemów informatycznych musieli najczęściej ręcznie i w sposób niestandardowy, uwzględniać skutki płacowe, składkowe i podatkowe tych zmian.

System informatyczny

Systemy informatyczne ułatwiają organizacjom m.in. obsługę kadrowo-płacową pracowników. Elementy tego procesu realizowane są poprzez zestaw czynności od zatrudnienia, obsługi ewidencji, rejestracji czasu pracy i nieobecności, po odejście pracownika i wyrejestrowanie z ewidencji ubezpieczeń. Systemy pozwalają na pełną ewidencję wynagrodzeń (umowy o pracę, cywilnoprawne) generowanie list płac, współpracują z systemami bankowości elektronicznej oraz umożliwiają księgowanie dokumentów w dowolnej strukturze układu kosztów.

Aplikacje automatyzują rozliczenia podatkowe oraz inne skomplikowane procesy (np.: ewidencję i rozliczanie zasiłków chorobowych oraz urlopów). Kompleksowo obsługują także współpracę z urzędami (ZUS, US i inne). Pojawia się jednak problem, gdy w dokumentacji trzeba wprowadzić zmiany w zamkniętych miesiącach. Starsze wersje systemów informatycznych wspomagających obsługę kadrowo-płacową nie dysponują funkcjonalnością, która pozwalałaby samodzielnie obsługiwać  tego typu zmiany. Wiele prac trzeba wykonywać ręcznie - pochłaniają one czas, są niewygodne i przez to, że nie są wspomagane oprogramowaniem, dodatkowo narażają użytkowników na ryzyko popełnienia prostych błędów (w obliczeniach, w deklaracjach, później w księgowaniu itd.). Aby uwidocznić w systemie skutki wprowadzanych modyfikacji (skorygować salda, wdrożyć zmiany tak, aby działały poprawnie w kolejnych miesiącach), często trzeba korzystać z pomocy konsultantów lub wdrożeniowców.

Podobne artykuły:

Zmiany w ewidencji kadrowej

Ewidencja czasu pracy i nieobecności oraz rozliczania wynagrodzeń to skomplikowany proces. W większych firmach jest on obsługiwany przez różne stanowiska (różne osoby), które mają inne obowiązki i kompetencje. Dlatego możemy wyróżnić kilka etapów procesu zmiany i obsługi skutków:

    • Wrowadzanie zmian w ewidencji kadrowej lub systemie wynagrodzeń w zamkniętych miesiącach.
    • Po wprowadzeniu zmian konieczne jest wykazanie i wyliczenie różnic (podstaw, wynagrodzeń, podatków, deklaracji, sald itd.) wartości wynikających z nowych parametrów.
    • Dodatkowo pojawia się warstwa sprawozdawczości do celów wewnętrznych, która wspomaga monitorowanie i kontrolę całego procesu zmian.
    • Korekta wypłat zewnętrznych (ponowne rozliczenie płacy, składek, podatków) oraz korekta sprawozdawczości (wydruk deklaracji).

Przyjrzyjmy się kliku przypadkom zdarzeń wymuszających zmiany wsteczne w ewidencji kadrowej lub w składnikach płacowych:

Przypadek 1: Przekwalifikowanie rodzaju zasiłku z chorobowego na macierzyński

Lista płac jest już zamknięta, wynagrodzenie za ostatni miesiąc zostało wypłacone. Przypadek może dotyczyć np. pracownicy, która pozostawała na zwolnieniu będąc w ciąży (choroba w okresie ciąży to zasiłek 100% wynagrodzenia), i poród nastąpił w miesiącu, który już został rozliczony.

Operacje do wykonania:

    • Cofnięcie naliczenia wynagrodzenia chorobowego od dnia porodu do końca rozliczonego miesiąca.
    • Naliczenie zasiłku macierzyńskiego od dnia porodu do końca rozliczonego miesiąca.
    • Naliczenie składek społecznych finansowanych z budżetu państwa.
    • Po 15 dniu danego miesiąca – korekta płatności i deklaracji przesłanych do ZUS.

Przypadek 2: Przekwalifikowanie rodzaju zasiłku z chorobowego na „wypadek przy pracy”

Zamknięto i rozliczono listę płac z pracownikiem, któremu należy się wynagrodzenie chorobowe. Zaszła konieczność zmiany kwalifikacji zasiłku na „Wypadek przy pracy”.

Operacje do wykonania:

    • Cofnięcie rozliczenia za wynagrodzenie chorobowe
    • Wsteczne rozliczenie wynagrodzenia przysługującego z ubezpieczenia wypadkowego
    • Korekta kwoty brutto, składki zdrowotnej, PDOF, kwoty netto wynagrodzenia
    • Po 15 dniu danego miesiąca – korekta płatności i deklaracji przesłanych do ZUS
    • Po 20 dniu danego miesiąca – korekta płatności do US

SAGE Sp. z o.o.