Jak chronić tajemnice firmowe?

Jak chronić tajemnice firmowe? nf.pl

Niemal codziennie słyszymy czy czytamy o przypadkach kradzieży czy ujawnianiu poufnych danych firmowych. Problem dotyczy wielu branż oraz pracowników niemal na wszystkich stanowiskach. W czasie kryzysu i związanymi z nim redukcjami etatów pojawiło się nowe zjawisko: zabieranie w ramach „rekompensaty” przez zwalnianych pracowników baz danych, baz klientów, tajemnic handlowych i innych informacji, które można wykorzystać w nowej pracy lub w prowadzeniu własnej działalności gospodarczej. Takie działanie może powodować bardzo duże straty w przedsiębiorstwach lub wręcz zachwiać pozycją niektórych na rynku. Wystarczy, że firma przygotowuje wprowadzenie nowego produktu lub atrakcyjnej promocji i zbyt szybko dowie się o tym konkurencja. Praca wielu osób i zainwestowane pieniądze mogą zostać zmarnowane. Sprzyja temu powszechny brak przekonania, że to jest kradzież oraz społeczne przyzwolenie na takie działanie. Ponadto bardzo często informacje poufne wydostają się z firm nieświadomie wskutek niewiedzy pracowników o tym, króte informacje są poufne lub wskutek niefrasobliwego rozmawiania o sprawach zawodowych w życiu prywatnym lub np. w podróży. Czy jest sposób na zapobieżenie tym zjawiskom? Oczywiście że tak. Informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą (np. bazy klientów, informacje handlowe) stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i są prawnie chronione. Obowiązujące przepisy, co prawda rozproszone, w połączeniu z odpowiednimi rozwiązaniami organizacyjnymi oraz szkoleniami pozwalają w istotny sposób ograniczyć ilość przypadków ujawnienia tajemnic firmowych. Pracownik, z którym pracodawca nie podpisał umowy o zakazie konkurencji i tak na mocy obowiązujących przepisów jest zobowiązany do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa. Problemem jest jednak brak świadomości, że brak nadzoru nad informacjami firmowymi może prowadzić do poważnych strat. Być może wiele projektów biznesowych nie osiągnęło sukcesu właśnie ze względu na fakt nie zachowania w tajemnicy informacji o nich. Przecież przedwczesne ujawnienie nawet tak banalnych informacji jak nowy cennik lub promocja pozwala konkurentom zaoferować kontrofertę. Podobnie w przypadku przetargów. Informacje o ofercie mogą wyciec z komisji przetargowej jak i od pracowników poszczególnych firm uczestniczących w przetargu. Niektóre firmy wydają duże środki na ochronę fizyczną nie doceniając potrzeby zabezpieczenia poufnych informacji wewnątrz. Najczęściej ograniczają się do ochrony systemów informatycznych poprzez zainstalowanie programów antywirusowych. W obecnych czasach nie trzeba wykradać danych przez Internet. Przecież na pendrive zmieści się bardzo dużo danych, które łatwo wynieść. Ile pieniędzy przeznaczają firmy na ochronę fizyczną w celu zapobieżenia kradzieży produkowanych towarów? System kontroli dostępu, monitoring bram i ogrodzeń, własna ochrona lub wynajęta firma ochroniarska kosztują. Tymczasem wystarczy wynieść dane na pendrive lub trochę wydruków i można zarobić o wiele więcej niż na kradzieży pojedynczych produktów. Ile firmy wydają na ochronę fizyczną, a ile na ochronę poufnych informacji wewnątrz firmy? Najistotniejszy w tym wszystkim jest człowiek. Na nic zdadzą się drogie i wyrafinowane systemy antywirusowe oraz rozbudowana ochrona fizyczna firm jeżeli pracownicy nie będą mieli świadomości, że informacje firmowe są prawnie chronioną tajemnicą i mogą być przekazywane tylko wewnątrz firmy w związku z wykonywaniem pracy lub realizacją zleceń. Muszą też mieć świadomość, że konsekwencją nieuprawnionego ujawnienia poufnych informacji może skutkować poniesieniem odpowiedzialności dyscyplinarnej, cywilnej a nawet karnej. Jak zapobiec wyciekowi tajemnic firmowych? 1. Najistotniejsze jest zdefiniowanie, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Pracodawcy sami muszą odpowiedzieć sobie na pytanie, które informacje chronić. Następnie powinni przekazać te informacje swoim pracownikom i konsekwentnie wymagać ich ochrony. 2. Stosowanie prawa. Elementem stosowania przepisów o ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa jest zawarcie właściwych uregulowań wewnętrznych dotyczących pracowników. Uzyskają oni niezbędną wiedzę, a pracodawca narzędzia pozwalające pociągnąć do odpowiedzialności pracowników ujawniających tajemnice przedsiębiorstwa. Należy zaznaczyć, że w obecnym stanie prawnym pracownicy są zobowiązani do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa, którą poznali, nawet jeżeli nie zawarli z pracodawcą umowy o zakazie konkurencji. Szczególne uregulowania ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dotyczą działaczy związkowych. Są oni zobowiązani do zachowania w tajemnicy informacji poufnych, które poznali w trakcie negocjacji z pracodawcą. 3. Kolejnym krokiem jest organizacja pracy zapewniająca ochronę tajemnic firmowych. Sposób obiegu dokumentów, właściwe zabezpieczenie pomieszczeń, w których przechowywane są najistotniejsze informacje oraz procedury postępowania pozwolą pracownikom we właściwy sposób postępować z informacjami poufnymi, a pracodawcom w efektywny sposób sprawować nad nimi kontrolę. 4. System bezpiecznych zachowań pracowników zapobiegających przypadkowemu ujawnieniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Bardzo często zdarza się, że pracownicy nie wiedzą jak zabezpieczać się przed przypadkowym ujawnieniem tajemnic firmowych. Nie mają świadomości, że nie każdy pracownik powinien mieć dostęp do wszystkich tajemnic firmowych. Powinno to zależeć od zajmowanego stanowiska i potrzeb firmy. Szczególne zasady postepowania i zabezpieczenia informacji powinny byc stosowane przez pracowników działajacych na stałe w terenie lub np. w delegacji. 5. Bardzo ważnym elementem zapobiegania wyciekom tajemnic firmowych jest szkolenie pracowników. Pracownicy za nieuprawnione ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa mogą ponieść poważne konsekwencje służbowe oraz odpowiedzialność karną i cywilną. Najpierw jednak powinni zostać uświadomieni, które informacje są tajemnicą i jak je chronić. Dopiero wtedy pracodawcy będą mogli skutecznie egzekwować ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa. Zapraszam na moją stronę: www.wmconsulting.com.pl Zachęcam do przesyłania pytań, uwag i opinii: wojciech@wmconsulting.com.pl Szczegółowo tematykę opisuje na moim blogu pod adresem: www.tajemnicaprzedsiebiorstwa.blogspot.com

Wojciech Marciniak W Marciniak