Jak odpuścić sobie pracę z czystym sumieniem?

Jak odpuścić sobie pracę z czystym sumieniem? nf.pl

Masz 10 minut wolnego czasu w pracy. Potem musisz wyjść na spotkanie z klientem i prawdopodobnie nie wrócisz już dziś do biura. Tymczasem w twoim kalendarzu zadań do wykonania masz jeszcze dwa wpisy: (1) sprawdzić liczby w raporcie na temat sprzedaży z zeszłego miesiąca, (2) zadzwonić do kolegi z działu zamówień i zweryfikować dane jednej transakcji. Dlaczego najlepszym wyjściem jest odpuścić sobie oba działania i przez te 10 minut pokomentować newsy na portalu informacyjnym?

Przyjrzyjmy się sprawie, wykorzystując czterokryteriowy model wyboru natychmiastowych działań autorstwa Davida Allena.

Po pierwsze, oceń czy masz odpowiednie warunki do przeprowadzenia obu działań. Sprawdzenie liczb w raporcie wymaga, żeby mieć raport przed oczami. Jeśli nie masz go na biurku pod ręką, musisz go znaleźć. Jeśli masz raport w komputerze, musisz włączyć komputer i znaleźć raport w katalogu (jeśli jest w formie pliku) lub w bazie danych. Tak samo w przypadku telefonu do działu zamówień i weryfikacji transakcji — musisz mieć przed oczami dane transakcji. Czyli znów włączony komputer lub wydruk przed oczami. A zatem wyłączony komputer lub bałagan na biurku to dostateczne powody, aby odpuścić sobie oba działania z listy do zrobienia. I nie mieć wyrzutów sumienia.

Po drugie, masz do dyspozycji tylko 10 minut. Jeśli komputer masz wyłączony, to zanim go odpalisz, zalogujesz się do systemu, wejdziesz w odpowiedni program, miną 2-3 minuty. A pamiętaj, że musisz jeszcze komputer wyłączyć. Kolejna 1 minuta. Załóżmy, że 2 minuty zajmie ci znalezienie potrzebnych danych. Masz więc jeszcze tylko 4-5 minut. Zakładając oczywiście, że sprawa przebiegnie bez problemu. Bo jeśli wyniknie jakiś problem, to na pewno nie rozwiążesz go w parę minut. Czyli: rutynowe sprawdzenie — możesz zrobić. Przewidujesz kłopot — odpuść sobie bez wyrzutów sumienia.

Jeśli uważasz, że wyrobisz się w czasie, przejdź do trzeciego kroku modelu Davida Allena — sprawdź czy masz energię, by bawić się z raportem lub zamówieniem. Jeśli zwykle nie radzisz sobie dobrze z raportami lub zamówieniami, to praca nad tym działaniem zajmie ci dwa razy tyle czasu niż normalnie. A zatem: czy wyrobisz się w dwie minuty? Co dalej robić chyba już wiesz: jeśli uważasz, że się wyrobisz, to dobrze. Jeśli nie, to sobie z czystym sumieniem odpuść.

Ostatnim krokiem jest ocena działania do wykonania z punktu widzenia priorytetów pracy. Jeśli spotkanie z klientem jest ważniejsze niż sprawdzenie raportu lub weryfikacja zamówienia, to lepiej poświęć ten czas na powtórzenie sobie charakterystyki klienta lub informacji o nim. Ocena priorytetów nie polega na ocenie ważności klientów, ale ważności działań. Nawet gdy weryfikacja zamówienia dotyczyła ważnego klienta, to spotkanie z mniej ważnym klientem (który składa mniejsze zamówienia) powinno być wyżej w hierarchii działań. Tak w ogóle weryfikacja zamówienia ważnego (czytaj: zyskownego) klienta powinna być przez ciebie wykonana znacznie wcześniej niż na 10 minut przed wyjściem z biura. Jeśli coś wypadnie nie tak, to będziesz czuć się w obowiązku dopilnować sprawę do końca, a nie zostawić ją rozbabraną do jutra. W efekcie spóźnisz się na spotkanie z innym klientem. Może zdobędziesz od niego zamówienie, może nie. Nie wiadomo. Po co ryzykować? Weryfikację ważnego klienta zostaw sobie lepiej na jutro z samego rana, a dziś idź bez nerwów i stresu na spotkanie z klientem. Z czystym sumieniem odpuść sobie — postępujesz bowiem słusznie.

Oczywiście jeśli dopiero uczysz się przeprowadzania takiej analizy, to zajęła ci ona większość z 10 minut, które były do dyspozycji. Możesz więc uznać, że ten czas to była inwestycja w rozwijanie umiejętności zarządzania czasem i z czystym sumieniem zacznij zbierać się do wyjścia do klienta.

Następnym razem pójdzie ci oczywiście szybciej :)


Inne modele efektywnego wyboru działań do wykonania, a także więcej przydatnych wskazówek związanych z organizacją własnej pracy, zwiększeniem efektywności wykonywanych działań i redukcją stresu wynikającego z codziennego bałaganu w pracy znajdziesz w książce Davida Allena „Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności” (Wydawnictwo Onepress, 2009). Książkę znajdziesz w księgarni www.onepress.pl, wpisując w pole wyszukiwarki tytuł.


Grupa Wydawnicza HELION SA Onepress.pl