Okulary korekcyjne dla pracownika

Okulary korekcyjne dla pracownika Fotolia

Osobom pracującym przy komputerze przez przynajmniej połowę dobowego czasu pracy przysługuje refundacja kosztów zakupu okularów korekcyjnych.

Czy pracodawca zawsze zobowiązany jest zwrócić koszty pracownikowi? Jakie okulary podlegają refundacji oraz kto decyduje o konieczności ich noszenia? Więcej przeczytasz w poniższym tekście.

Pracodawca ma obowiązek zrefundować koszty zakupu okularów korekcyjnych pracownikom uprawnionym do tego świadczenia na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973; dalej: rozporządzenie).

Na pracodawcy ciąży obowiązek zwrotu pracownikowi kosztu szkieł, robocizny i standardowej oprawy. Żadne przepisy nie ograniczają wysokości kosztów oprawek, wskazują jedynie, że okulary korekcyjne zapewnia pracodawca, natomiast nie wyznaczają udziału pracodawcy w kosztach zakupu takich okularów pracownikowi, który pracuje przy monitorze komputerowym. Oznacza to, że wysokość środków finansowych przeznaczonych na ten cel określa pracodawca, przy czym środki te powinny umożliwiać zakup okularów korygujących wzrok, zgodnych z zaleceniami lekarza. Pracodawca może zatem w przepisach wewnętrznych firmy ustalić, że zwrotowi podlegają jedynie określone kwoty za szkła i oprawkę (np. koszt najtańszych na rynku szkieł i oprawek).

Podobne artykuły:

Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy

„Względy słuszności przemawiają za tym, by pracodawca ponosił pełny koszt robocizny i szkieł o parametrach oznaczonych przez lekarza. Nie ma natomiast formalnoprawnych przeszkód, aby pracodawca ograniczył swój udział w ponoszeniu kosztów oprawy poprzez ustalenie kwoty partycypacji nie niższej jednak niż koszt oprawy odpowiadającej co najmniej standardowi podstawowemu” (Jan Pióro, Wyjaśnienia – teza 3, PiZS 2002/3/40).

Podkreślić należy, że pokrycie przez pracodawcę kosztów okularów korekcyjnych nie przysługuje automatycznie wszystkim pracownikom pracującym w firmie przy komputerze. Pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty okularów tym pracownikom, którzy użytkują monitor ekranowy przynajmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, tj. zazwyczaj co najmniej przez 4 godziny dziennie (§ 2 pkt 4 rozporządzenia). Chodzi przy tym o czas pracy faktycznie przepracowany przy monitorze. Oznacza to, że refundacja kosztów zakupu okularów korekcyjnych nie przysługuje na przykład pracownikowi, który wprawdzie ma wadę wzroku, ale nie pracuje przy komputerze przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, w przypadku gdy wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (§ 8 ust. 2 rozporządzenia). Obowiązek ten ma zastosowanie łącznie z przepisem § 2 pkt 4 rozporządzenia, a zatem dotyczy pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru pracy – czasu faktycznie przepracowanego przy monitorze. Jak z tego wynika, o tym, że pracownik powinien mieć okulary do pracy z monitorem, decyduje lekarz okulista, wystawiając przy tym odpowiednie zaświadczenie. W zaświadczeniu tym lekarz powinien określić m.in. moc szkieł.

Zgodnie z zaleceniami lekarza

Okulary korekcyjne do pracy przy komputerze powinny być zgodne z zaleceniami lekarza, o określonych parametrach odpowiednich do stanu wzroku pracownika, przeznaczone do pracy przy monitorze ekranowym (a takim jest monitor komputerowy – zob. § 2 pkt 1 rozporządzenia). Tak jest, np. w sytuacji, gdy okularów noszonych na co dzień, używanych w życiu codziennym, pracownik nie powinien stosować przy obsłudze monitora ekranowego. Dopiero zatem wydanie odpowiedniego zalecenia przez lekarza nakłada na zakład pracy obowiązek zapewnienia pracownikowi określonych okularów.

Nie ma szczegółowych przepisów normujących częstotliwość refundacji kosztów okularów korekcyjnych pracownikom pracującym przy komputerach. Pracodawca powinien tego dokonywać wtedy, gdy należy zmienić szkła. W tym przypadku pracodawca może wymagać, aby odbywało się to na podstawie badań profilaktycznych. Oznacza to, że pracownikowi przysługuje prawo do wystąpienia o ponowną kontrolę lekarską – jeżeli poczuje, że pogarsza mu się wzrok, i to niezależnie od czasu, który minął od ostatnich badań profilaktycznych. Pracodawca kierując na takie badanie, powinien odnotować, iż pracownik obsługuje komputer przez ponad 4 godziny dziennie.

Pracodawca ma obowiązek zrefundować koszty zakupu okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze jedynie pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Nie musi zwracać takich kosztów w przypadku osób współpracujących z firmą na podstawie umów cywilnoprawnych, aczkolwiek może zrekompensować wydatki na okulary także współpracownikom. Prawo do refundacji okularów takie samo, jak w przypadku pracowników, przysługuje także praktykantom i stażystom zatrudnionym przez pracodawcę i użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 rozporządzenia).

Bezpieczne warunki pracy

Wydatki ponoszone przez pracodawcę w celu zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze należą do grupy wydatków ponoszonych w związku z zapewnieniem bezpiecznych warunków pracy. A zatem przychód uzyskany przez pracownika w związku ze zwrotem kosztów zakupu takich okularów jest wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 i 11 a updof, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. W takim przypadku świadczenie to nie podlega również oskładkowaniu na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. Nie podlegają bowiem opodatkowaniu ani oskładkowaniu m.in. wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia, przyznawane i wypłacane zgodnie z odpowiednimi przepisami.

Podstawa prawna:

    • art. 21 ust. 1 pkt. 11 i 11 a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr. 14, poz. 176 ze zm.).
    • § 2 pkt 1 i 4, § 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973).
    • § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Podobne artykuły:

Joanna Nowicka

Płace w firmie, www.placewfirmie.pl

Personel od A do Z