Pomyłek przy wdrażaniu ERP można uniknąć

Pomyłek przy wdrażaniu ERP można uniknąć nf.pl

Wdrożenie systemu ERP może być dla firmy korzystną inwestycją przyczyniającą się do wzrostu efektywności działania przedsiębiorstwa i do podniesienia jego konkurencyjności na rynku. Bardzo często jednak proces wdrażania systemu nie spełnia oczekiwań przedsiębiorców. „Pomyłek można uniknąć dzięki dokonaniu analizy i optymalizacji procesów biznesowych jeszcze przed samym rozpoczęciem projektu” – mówi Mariusz Pawłowski, ekspert zarządzający w firmie doradczej Optima Partners.  

Analitycy z Panorama Consulting Group poddali analizie projekty wdrożeniowe przeprowadzone w ponad 1,6 tys. amerykańskich firm. Według specjalistów aż połowa projektów nie mieści się w zaplanowanym wcześniej budżecie, zaś 35% startów produkcyjnych nie odbywa się zgodnie z pierwotnie zaplanowanym harmonogramem. Raport pokazuje również, że ponad połowa firm, które zdecydowały się na wdrożenie systemu ERP, osiągnęła nie więcej niż 30 proc. oczekiwanych korzyści. Czy to koniec ery zintegrowanych systemów informatycznych? Czy warto inwestować w projekt obarczony tak dużym ryzykiem?

Era systemów ERP z pewnością się nie zakończyła. Wiele firm decyduje się na wdrożenie tych nowoczesnych rozwiązań, licząc na poprawę funkcjonowania kluczowych dla firmy obszarów: produkcji, sprzedaży, zakupów, księgowości, transportu i obsługi klientów. Przedsiębiorcy są jednak coraz bardziej świadomi ryzyka, jakie wiąże się z projektem wdrożeniowym. Docierają do nich informację o błędach popełnianych w trakcie wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych, a to powoduje powstanie pytania, czy można uniknąć pomyłek i zakończyć projekt w wyznaczonym terminie oraz zgodnie z założonym wcześniej budżetem.
Aby zminimalizować zagrożenie błędami, podczas implementacji systemu ERP warto skorzystać z usług doświadczonej firmy doradczej, która jeszcze przed wdrożeniem projektu i przed samym procesem optymalizacji systemu podda analizie procesy biznesowe przedsiębiorstwa i w razie konieczności je także zoptymalizuje. Doświadczeni doradcy poddadzą analizie możliwości usprawnienia procesów, zwiększenia ich kontrolowalności, eliminacji zbędnych czynności lub skrócenia czasu ich trwania podczas implementacji zintegrowanego systemu informatycznego. Działania te mogą wpłynąć na obniżenia kosztów wdrożenia, jak również na dokładniejsze ustalenie budżetu.

- Warto pamiętać o tym, że przygotowanie do wdrożenia systemu ERP powinno rozpocząć się odpowiednio wcześniej przed podpisaniem umowy wdrożeniowej i przed startem właściwego procesu wdrożeniowego. Na późniejsze efekty olbrzymi wpływ mają działania poprzedzające implementację. Niezbędne jest szczegółowe poznanie sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz określenie jego potrzeb, czyli ustalenie funkcjonalności jakie powinien posiadać system ERP planowany do wdrożenia w przedsiębiorstwie. Bardzo ważnym etapem jest analiza procesów biznesowych i ich optymalizacja. Po tych działaniach doradcy analizują rynek systemów IT pod kątem ich dopasowania do potrzeb, wymagań i procesów przedsiębiorstwa - mówi Mariusz Pawłowski, Partner Zarządzający w firmie Optima Partners. -Taka kolejność działań poprzedzających wdrożenie pozwala na określenie budżetu i harmonogramu wdrożenia, a zaplanowanie działań przyczynia się do minimalizacji ryzyka - odaje.  

Wdrożenie systemu ERP jest procesem skomplikowanym, długotrwałym, wymagającym dużych nakładów finansowych i obarczonym dużym ryzykiem. Ryzyko to wynika między innymi ze złożoności czynności składających się na proces wdrożeniowy, od definiowania potrzeb firmy i jej wymagań wobec systemu począwszy, poprzez negocjacje z dostawcami rozwiązań, opracowanie i konfigurację oprogramowania, na starcie produktywnym skończywszy. Nie warto jednak rezygnować z planów wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych w firmach, ponieważ dobrze przemyślany i przeprowadzony projekt wdrożeniowy może być krokiem milowym w rozwoju przedsiębiorstwa. Wielu niepowodzeń obserwowanych w przedsiębiorstwach w trakcie i po wdrożeniu systemu ERP można by uniknąć, gdyby poświęcono odpowiednią ilość czasu na zaplanowanie budżetu i harmonogramu jeszcze na etapie wstępnym.

Mariusz Pawłowski Optima Partners Sp. z o.o. Sp. k.