Przewaga zarządzania

Przewaga zarządzania nf.pl

Zarządzanie dokumentami oferowane jako usługa outsourcingowa obejmuje właściwie cały proces i korzystają z niej przede wszystkim duże firmy, chociaż coraz częściej usługodawcy swoje oferty kierują też do mniejszych przedsiębiorstw. Ubezpieczenia są drugim po bankowości sektorem, który najczęściej korzysta z usługi zarządzania korespondencją świadczoną w modelu outsourcingu. Świadomość korzyści, jakie może przynieść zlecenie na zewnątrz usługi zarządzania na przykład korespondencją jest coraz większa, a najlepiej świadczą o tym wypowiedzi członków zarządów firm, że takie rozwiązanie daje większą możliwość skoncentrowania się na podstawowej działalności firmy, a przy okazji można zmniejszyć koszty osobowe i administracyjne. Zarządzanie dokumentami elektronicznymi zarówno przez instytucję, jak i firmę, która robi to na zlecenie wymaga takiej samej technologii. Pewne rygory prawne obowiązują każdego usługodawcę, ale też każda firma może mieć swoje indywidualne procedury, niemniej jednak sam proces „obróbki" dokumentów jest zawsze taki sam: • porządkowanie dokumentów - obieg dokumentów elektronicznych odbywa się według innych procedur niż te, które obowiązują dokumentację papierową. Zwykle zanim firma zdecyduje się na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zmienia procedury obiegu. • ewidencja teczki - elektroniczny spis dokumentacji, jaka znajduje się w teczce. Taka ewidencja pozwala na szybkie wyszukanie potrzebnego dokumentu bez potrzeby przeglądania całej teczki. • sortowanie - sprawdzenie zawartości merytorycznej dokumentu i jednoznaczne określenie właściciela dokumentu, aby w przyszłości nie było wątpliwości co do zawartości i pochodzenia dokumentu. • skanowanie - po skanowaniu oryginalny dokument trafia do archiwum, natomiast elektroniczna kopia dokumentu jest przekazywana do systemu elektronicznego zarządzania dokumentami. • indeksowanie - proces polegający na przypisaniu dokumentowi cech charakterystycznych (kategorii), która później jest wykorzystywana w procesie zarządzania dokumentami między innymi do określenia uprawnień dostępu do takiego dokumentu tylko przez uprawnionych lub upoważnionych do tego pracowników. • przechowywanie dokumentów - firmy oferujące usługowe zarządzanie dokumentami mają zwykle własną strukturę logistyczną i system informatyczny zapewniające zgodne z przepisami przechowywanie danych zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. • udostępnianie dokumentów - w przypadku korzystania z usługi zarządzania dokumentami przez firmę zewnętrzną jest to jeden z ważniejszych punktów umowy. • brakowanie dokumentów – proces ten polega na sprawowaniu nadzoru nad narastającym zbiorem archiwalnym i wydzielenia z niego dokumentów, których obowiązkowy okres przechowywania już upłynął. • niszczenie dokumentacji - fizyczne, nieodwracalne zniszczenie dokumentu.

PRoto.pl