TOTALNA JAKOŚĆ – element 2 zasady Deminga

TOTALNA JAKOŚĆ – element 2 zasady Deminga nf.pl

W moich poprzednich rozmyślaniach, starałem się udowodnić, jak ważnym elementem kierowania firmą jest zarządzanie przez cele, które wyznaczane przez najważniejsze osoby zakładu, a później przez nie rozliczane, stanowią ważny element funkcjonowania firmy. Ale oczywiście samo zarządzanie celami nie na wiele nam się zda, kiedy inne elementy kierowania firmą będą źle funkcjonować. Jednym z nich, które znakomicie można wykorzystywać w codziennym życiu zakładowym jest tzw. Total Quality Management, bardziej znane pod określeniem TQM. Pojęcie to jest kojarzone niesłusznie z czymś zupełnie nierealnym w firmowej codzienności i w związku, nadające się bardziej do wykorzystywania jako temat na wykładach akademickich, niż w codziennej rzeczywistości firmy. Wynika to jednak przede wszystkim z braku wiedzy dotyczącej zarządzania jakością, która części prezesom kojarzy się z czymś, co jest narzucone przez jakieś akty prawne wprowadzające w każdym zakładzie sporą ilość biurokracji, które to akty przyszły do nas w momencie wstąpienia naszego kraju do struktur europejskich. A tymczasem TQM, to totalna jakość, w całej firmie, na każdym stanowisku pracy. Można zadać w tym miejscu niedowiarkom pytania - czy w dzisiejszej rzeczywistości da się zarządzać firmą na tzw. nosa ? Czy da się podejmować decyzje, których konsekwencje mogą być fatalne dla funkcjonowania firmy, nie opierając się na faktach które docierają do nas poprzez wykorzystywanie różnych analiz? Nie chcę odpowiadać na to pytanie jednoznacznie, bo pewnie każdy prezes ma swoje metody, które z mniejszym lub większym skutkiem stosuje przy zarządzaniu i które mu przynoszą jakieś efekty. Chciałem namówić jednak do próby zmiany myślenia i stopniowego wprowadzania do swych organizacji, TQM czyli jakości totalnej. O TQM napisano już wiele opracowań, referatów i różnego rodzaju publikacji, które w mniej lub bardziej szczegółowy sposób przedstawiają założenia tej filozofii. Nie będę więc przedstawiał tego co ktoś już wymyślił, chciałbym jedynie zachęcić do wykorzystania w codziennym kierowaniu firmą jej niektórych elementów. Na początek proponuję przemyśleć na spokojnie przebieg procesów jakie funkcjonują w firmie i postarać się o określenie miejsc krytycznych, a więc takich w których istnieje duże prawdopodobieństwo, że właśnie tam mogą generować się jakieś straty. Te miejsca oczywiście będą w każdej firmie inne, zależeć to będzie od jej rodzaju. Nie ulega jednak wątpliwości, że każda organizacja takie miejsca ma. Przykładami mogą być niewłaściwe rozeznanie rynku przez służby marketingowe, błędnie opracowane oferty, niewłaściwie skalkulowane ceny, nieterminowość i zła jakość dostaw, błędy w projektowaniu, niezgodności produkcyjne, awaryjność maszyn i urządzeń, błędy ludzkie i wiele innych. Przyczyny występowania tych miejsc krytycznych są oczywiście różne, ale mają one wszystkie jedną wspólną cechę. Uczestniczy w nich człowiek, który popełnia od czasu do czasu błędy. Zdarza się przecież, że ktoś coś nie dopatrzył, przeliczył się, zbyt mocno zawierzył maszynom czy urządzeniom transportowym lub po prostu był zmęczony. W tym miejscu każdy prezes firmy powie, że są to rzeczy oczywiste, one się zdarzają i zdarzać się muszą, bo nikt z nas nie jest ideałem. I z taką argumentacją nie sposób się nie zgodzić. Tylko w tym miejscu pojawia się pytanie – czy każdy z zarządzających firmami, odpowiednio reaguje na te słabe strony funkcjonujących procesów. Czy ma świadomość, ile dokładnie ma strat np. z tytułu dostarczania niewłaściwego materiału czy awarii maszyn w trakcie procesu produkcyjnego. A nawet jeśli te dane ma, to czy w odpowiedni sposób te dane wykorzystuje do tego, by poprawić funkcjonowanie zakładu? Z moich obserwacji wynika, że w dużej ilości zakładów przechodzi się nad tymi faktami zbyt łatwo do porządku dziennego. No bo jak raz na dwa tygodnie zaopatrzeniowiec spóźni się z dostawą, a raz na miesiąc ulegnie awarii jakaś maszyna, której usterka jest usuwana w ciągu paru godzin przez zakładowego mechanika, to te straty nie są duże i na dodatek wkalkulowane w koszt całego procesu. I trudno nie zgodzić się z tą argumentacją, nasuwa się tu jednak kolejne pytanie. Jaka wysoka jest kwota z sumy tych wszystkich strat w ciągu np. całego miesiąca? Czy ktoś to monitoruje, czy ktoś dokonuje analiz ile niezgodności stwierdzono w maju czy czerwcu, a ile wcześniej? I tu właśnie w tym miejscu kłania się filozofia totalnej jakości TQM, którą można wdrożyć w organizm firmy. Zarządzający powinien określić w każdym z tych krytycznych miejsc, które uznał wcześniej za miejsca które potencjalnie mogą mu przynosić starty, tzw. granice błędu. Na początek można określić, że ilość reklamacji nie może przekroczyć w miesiącu np. liczby 20. Że usuwanie awarii wybranych maszyn może trwać w tygodniu np. 10 roboczogodzin, że odpady papieru wykorzystywane do pakowania mogą stanowić rząd wielkości np. 4 worków na śmieci i tak dalej i tak dalej. Wszędzie można określić progi których nie można przekraczać i wszędzie należy te progi monitorować. I ręczę, że po trzech kwartałach solidnego przestrzegania tych założonych barier w miejscach krytycznych wartość strat będzie dokładnie znana. A gdy tą wartość już poznamy, wtedy można np. bariery regulować. Oczywiście musimy pamiętać, by nie stracić zdrowego rozsądku i nie wyznaczać wartości, które będą niemożliwe do realizacji, ale by się o tym przekonać, trzeba to po prostu robić. Nie ma firm w których nie da się wprowadzać jakichś poprawek organizacyjnych obniżających koszty funkcjonowania, ale nie przekonamy się o tym nigdy, gdy nasze zarządzanie pozbawione będzie nowoczesnego myślenia związanego z przyszłością. Musimy pamiętać, że firmy które działają wg schematu, iż najważniejszym celem jest sprzedaż bez względu na to czy wyrób jest dobry czy nie, bardzo szybko znajdą się na liście firm objętych np. postępowaniem upadłościowym. Biznes jest bezlitosny i słabych pożera w bardzo krótkim czasie. Im głębiej to zrozumiemy, tym szybciej możemy przejść do wdrażania kolejnych etapów filozofii TQM. Oryginalny wpis znajduje się na blogu lmiso.blox.pl"

Leszek Maksoń