Firmowe zakupy za granicą? Sprawdź, jak odzyskać VAT

Firmowe zakupy za granicą? Sprawdź, jak odzyskać VAT shell.pl

Zakup paliwa, kupno sprzętu elektronicznego, bilety komunikacji miejskiej czy przejazdy autostradą – to tylko niektóre z towarów i usług nabywanych często przez polskich przedsiębiorców za granicą. Czy można odzyskać zapłacony za nie podatek VAT?

Zgodnie z prawodawstwem Unii Europejskiej o zwrot VAT mogą się ubiegać podatnicy (podmioty prowadzące działalność gospodarczą), którzy nie mają siedziby w państwie członkowskim zwrotu, ale mają siedzibę na terenie innego państwa wspólnoty. Warunki zwrotu podatku VAT obwarowane są szczegółowymi przepisami.

Kto może się ubiegać o zwrot zagranicznego VAT?

O zwrot podatku VAT zapłaconego za granicą możesz się ubiegać, jeżeli:

  • nie masz siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym dokonany został zakup;
  • jesteś czynnym podatnikiem VAT – zwrotu nie otrzymują podatnicy prowadzący wyłącznie działalność zwolnioną z VAT;
  • nie dokonujesz wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT ani nie korzystasz ze zwolnienia VAT podmiotowego.

Za co otrzymasz zwrot?

Nie za wszystkie towary i usługi można się starać o zwrot podatku VAT i akcyzy w Europie. Kategorie podlegające prawu zwrotu są jednak bardzo istotne dla przedsiębiorców sprowadzających regularnie towary zagraniczne, często podróżujących do innych krajów członkowskich czy też właścicieli firm transportowych lub przewozowych. O zwrot VAT możesz więc wystąpić w przypadku takich towarów i usług jak:

  • paliwo,
  • wynajem środków transportu,
  • inne wydatki związane ze środkami transportu, w tym serwisowanie, koszt części zamiennych,
  • opłaty drogowe i inne opłaty związane z użytkowaniem dróg,
  • opłaty za transport publiczny, taksówki i inne związane z kosztami podróży,
  • zakwaterowanie,
  • żywność, napoje, usługi restauracyjne,
  • opłaty za wstęp na targi, wystawy,
  • artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne,
  • sprzęt elektroniczny,
  • inne (np. narzędzia, artykuły biurowe).

Pamiętaj, że każdy dokonany zakup wymienionych towarów i usług powinien być udokumentowany fakturą lub dokumentem importowym. Państwo zwrotu ma bowiem prawo zażądać załączenia do formularza VAT-REF kopii faktur. Jest to konieczne wówczas, gdy widoczna na fakturze podstawa opodatkowania wynosi 1000 euro, a w przypadku faktury za paliwo – 250 euro.

Co zrobić, aby odzyskać VAT?

Aby odzyskać zapłacony za granicą VAT, należy wypełnić wniosek VAT-REF i złożyć go drogą elektroniczną. Wniosek kierowany jest do administracji skarbowej państwa członkowskiego zwrotu, ale w złożeniu go pośredniczy krajowy urząd skarbowy, w którym rozliczasz podatki.

Wniosek składa się za pośrednictwem systemu e-Deklaracje (http://www.finanse.mf.gov.pl/pp/e-deklaracje) nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego ów wniosek dotyczy. Wniosek powinien obejmować zakup towarów i usług zrealizowanych w okresie dłuższym niż 3 miesiące, ale krótszym niż rok podatkowy. Może dotyczyć okresu krótszego wówczas, gdy odnosi się do ostatnich 3 miesięcy roku podatkowego.

Po złożeniu wniosku – jeżeli wszystko przebiegło poprawnie – otrzymasz automatycznie generowane Urzędowe Poświadczenie Odbioru z komunikatem 200 „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie”. Gdyby wniosek został odrzucony, wygenerowany zostaje komunikat o przyczynie odrzucenia. Przyjęty wniosek weryfikowany jest przez polski urząd skarbowy, a następnie przekazywany do organów skarbowych państwa członkowskiego zwrotu w ciągu 15 dni kalendarzowych od dnia otrzymania dokumentu.

Państwo zwrotu ma 4 miesiące na podjęcie decyzji odnośnie do przyjęcia lub odrzucenia wniosku. To dość długi termin – na szczęście w niektórych przypadkach istnieje możliwość skrócenia czasu oczekiwania na zwrot VAT. W przypadku zakupu paliwa i płacenia za nie kartą Shell Card (dotychczas: euroShell), zapłacony za granicą VAT może trafić z powrotem na konto firmowe już w ciągu 14 dni. Jest to możliwe dzięki współpracy Shell z FDE – jedną z czołowych europejskich agencji zajmujących się zwrotem VAT. Z kartą euroShell zwrot VAT za paliwo możliwy jest w dwóch trybach:

  • tryb przyspieszony (netto) umożliwia odzyskanie zapłaconego podatku już w ciągu dwóch tygodni od daty wystawienia faktury. Usługa jest dostępna w niemal 20 krajach Europy. W pozostałych państwach również możesz rozliczać się w tym trybie, ale dokumenty do FDE wysyłasz samodzielnie;
  • tryb standardowy jest dostępny w krajach, w których fakturowanie netto nie jest możliwe. Środki otrzymasz wówczas, gdy faktycznie zostaną one zwrócone przez urząd skarbowy danego państwa.

Ile można odzyskać?

Jeżeli wniosek dotyczy okresu krótszego niż rok podatkowy, ale dłuższego niż 3 miesiące, kwota zwrotu podatku nie może być niższa niż kwota stanowiąca równowartość 400 euro przeliczonych na złotówki. Jeśli wniosek dotyczy całego roku podatkowego lub okresu krótszego niż ostatnie 3 miesiące danego roku, kwota wnioskowanego zwrotu podatku nie może być niższa niż równowartość 50 euro w złotówkach.

Jeśli jesteś stałym nabywcą towarów lub usług w innych krajach UE, zainteresuj się możliwością zwrotu podatku VAT za zakupy zagraniczne. To niemała oszczędność i dodatkowe środki na firmowym koncie.