Jak poprawić efektywność firmy poprzez automatyzację?

Jak poprawić efektywność firmy poprzez automatyzację? Pixabay.com

Wszelkie trendy rynkowe pokazują, że dzięki automatyzacji i strukturyzacji procesów sprzedaży można uzyskać bardzo dobre efekty przy niewielkich nakładach.

Osoby będące właścicielami firm zajmującymi się produkcją lub dystrybucją zdają sobie sprawę ze znaczenia nowoczesnych narzędzi do zarządzania sprzedażą.

Dobre oprogramowanie wspierające te działania jest odpowiedzią na trzy kluczowe pytania w sferze celów przedsiębiorcy w formacie B2B:

  1. Jak zdobyć nowe rynki i rozwinąć sieć dilerów?
  2. Jak zwiększyć sprzedaż istniejącej sieci dilerów?
  3. Jak poprawić wydajność własnego działu sprzedaży, pracującego z siecią dilerów?

Sposobem na to jest inwestycja w oprogramowanie łatwe w obsłudze i realnie wspierające wymienione działania z naciskiem na wysoką efektywność.

Portal dilerski jest rozwiązaniem przeznaczonym do automatyzacji interakcji między producentem (dystrybutorem) a dilerem – zgodnie z założeniami marketingu, logistyki czy serwisu. Strukturalnie składa się z dwóch części:

1. Front office – jest rozwiązaniem typu web. To Pulpit sprzedawcy-dilera, który daje dostęp do katalogu produktów, cen, rabatów, promocji, materiałów marketingowych, wsparcia technicznego, itp. Nie brak tam również informacji o stanie zamówienia, danych obliczeniowych, funkcjonuje także system wiadomości i udostępnień.

2. Druga część to zautomatyzowany Back Office stanowisk pracy zatrudnionych w  firmie: działu sprzedaży, logistyki, marketingu itd. Komunikacja w ramach systemu odbywa się online. Ponadto możliwa jest wzajemna wymiana danych z istniejącymi w firmie systemami, takimi jak Symfonia, Enowa, Impuls, Comarch a czy nawet SAP.

System jest bardzo elastyczny i nawet przy skromnym budżecie daje się szybko dopasować do każdego przedsiębiorstwa.

W zależności od złożoności oferowanych produktów i schematu sprzedaży wyróżnić można cztery rodzaje portalu dilerskiego:

1. Portal dilerski Classic, znacznie upraszcza proces systematycznej i pełnej pracy w łańcuchu sprzedaży producent (dystrybutor) - sprzedawca - konsument. Jest on przeznaczony dla producentów towarów, które są sprzedawane w formacie B2B.

2. Portal Partnerski. Ten portal najlepiej sprawdza się w sprzedaży produktów złożonych, skomplikowanych maszyn, zintegrowanych usług, kompleksowych projektów. Istotą portalu partnerskiego jest konsolidacja producenta ze sprzedawcą (partnerem handlowym) w planowanych i przeprowadzonych pracach u klienta końcowego. Program zawiera wspólny moduł CRM dla producenta i sprzedawcy.

3. Portal Agenta. Skuteczny, gdy model sprzedaży oparty jest o sieć agentów. Stosuje się tutaj schemat działań: znaleźć klienta, przedstawić ofertę, doprowadzić do zawarcia transakcji w imieniu firmy, rozliczyć należną prowizję.

4. Portal marketingu sieciowego. Tego typu portal pozwoli na stworzenie regionalnej sieci subportali, realizujących politykę maksymalnego zbliżenia do klienta.

Równocześnie trzeba podkreślić, że każdy wariant portalu można tanio i szybko dostosować do potrzeb konkretnej firmy.

Wróćmy do zadanych nieco wcześniej trzech pytań i wyjaśnijmy, w jaki sposób proponowany portal na nie odpowiada. Załóżmy, że celem jest wejście na nowy rynek i/lub rozwinięcie sieci sprzedaży. Jakie działania będą odpowiednie?

Najpierw, w oparciu o dostępne źródła, należy stworzyć listę potencjalnych dilerów, z którymi zaczynają się rozmowy handlowe. Stopniowo liczba potencjalnych partnerów się zawęża i jest to normalne zjawisko. Na końcu zostaną dwie grupy dilerów: ci, którzy są potrzebni przedsiębiorstwu oraz ci, którym to nasze przedsiębiorstwo jest potrzebne. Pierwsza grupa partnerów to najczęściej doświadczeni gracze z dużym dorobkiem, natomiast druga to początkujące firmy, które chcą na tym rynku dopiero się umocować.

Rzecz jasna najważniejsi dla nas są partnerzy z pierwszej grupy, ale jak zachęcić ich do współpracy? Chociażby poprzez uproszczenie przepływu informacji. Zamiast zarzucać ich katalogami, folderami i tradycyjnymi materiałami promocyjnymi, lepiej dać im dostęp do portalu. Stworzenie dedykowanego konta zajmie niewiele czasu, a korzystanie z niego będzie dla partnerów łatwe i przejrzyste.

W pewnych sytuacjach informacje muszą mieć bardziej złożony charakter – muszą być na przykład prezentowane w kilku językach, uwzględniać rabaty i opcje dodatkowe. Wówczas pomocna jest wbudowana w portal baza wiedzy, która pomaga w odpowiednim kształceniu dilera. Natomiast intuicyjny kreator ofert pomaga w konfiguracji produktu w pełni odpowiadającego potrzebom nabywcy. Reasumując, portal dilerski pozwala idealnie ułożyć relacje z klientem końcowym.

Dostępne są w nim zawsze aktualne materiały na prezentacje dla klientów (zdjęcia, wideo, opinie konsumentów, dokumentacje). Potencjalny diler zobaczy produkt w przejrzystym i łatwym w obsłudze portalu. Tym samym wzrosną szansę na pozyskanie wartościowego partnera.

Kolejne ważne pytanie dotyczy tego, jak z pomocą portalu podnieść efektywność działania już istniejącej sieci dilerskiej.

Odpowiedź jest oczywista – wygodne narzędzie wsparcia marketingowego dilerów (baza wiedzy, kreator ofert) pozwala na podnoszenie kwalifikacji sprzedawców dilera. Jest to  komfortowa opcja dla partnerów, którzy doceniają wygodę korzystania z portalu i chętniej polecają nasze produkty.  Zamknięcie wszystkiego w ramy portalu pozwala oszczędzić czas na logistykę, uprościć komunikację. Monitorowanie stanu zamówień odbywa się w programie, za jego pomocą można nawiązać kontakt z dostawcą i ustalić wszystkie szczegóły. Krótko mówiąc, portal jest kompletnym narzędziem o wszystkich niezbędnych funkcjach.

Każda ważna informacja jest obecna w tym jednym systemie. Trzeba pamiętać, że diler często współpracuje naraz z różnymi podmiotami. Jeśli otrzyma kompleksowe wsparcie w postaci portalu zawierającego wszystkie pożądane moduły, będzie chętniej sięgał po nasze produkty. Tym samym portal staje się sposobem na to, by zdobyć uznanie dilera. Gdy zobaczy korzyści po swojej stronie, okaże nam lojalność. Wszystko jest zasługą oferowanego systemu.

W jaki sposób portal podnosi wydajność pracy działu sprzedaży? Głównie poprzez uproszczenie całego schematu działań oraz eliminację zbędnych czynności. Nie ma potrzeby odpowiadania na powtarzające się pytania partnerów związane z cenami, terminami czy parametrami. Komplet danych jest pod ręką. Równocześnie  bazując na portalu można realizować zadania dodatkowe – szkolenia dilerów, wsparcie handlowe czy analizy zamówień.  Dzięki temu wzrasta efektywność pracowników firmy, a partnerzy również na tym korzystają.

Zalety portalu oraz jego praktyczne walory są widoczne. Atrakcyjna cena tego rozwiązania czyni go nadzwyczaj opłacalnym. Inwestycja zwraca się nawet trzykrotnie w ciągu roku. Realnie zyska na tym firma, jej właściciel, pracownicy oraz kontrahenci.

FlyFishSoft Bartłomiej Romański