Jak prawidłowo rozliczyć delegację?

Jak prawidłowo rozliczyć delegację? yanlev - Fotolia

Masz wątpliwości, jak prawidłowo rozliczyć delegację? Ten artykuł posłuży Ci za uproszczoną instrukcje.

Podróż służbowa (delegacja), to wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy zatrudnionego (także poza granicami kraju). Termin i miejsce podróży określone jest w poleceniu wyjazdu służbowego. Polecenie wyjazdu określa także miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Ze względów podatkowo-księgowych, jak i dowodowych delegacja powinna mieć formę polecenia na piśmie. W treści polecenia służbowego powinny znajdować się dane dotyczące: osoby delegowanej, miejsca i terminu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, środka transportu oraz miejsca, w którym cel wyjazdu służbowego ma być realizowany. Polecenie wyjazdu musi być podpisane przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną. Nie można delegować kobiet w ciąży oraz pracowników wychowujących dzieci do lat czterech, chyba że sami wyrażą na to zgodę.

Właściciel firmy jednoosobowej może także sam udać się w podróż służbową, a poniesione na ten cel wydatki (jednak nie wszystkie) zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT – tzn. jeśli podróż ma wpływ na powstanie przychodu.

Wynikające z organizacji pracy stałe wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez samego przedsiębiorcę lub jego pracownika nie jest podróżą służbową i podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, które dostępne są dla pracowników udających się w podróż służbową.

Każdy pracodawca, który deleguje swojego pracownika w podróż służbową ma w stosunku do niego określone obowiązki. Rozliczenie delegacji powinno zawierać pokrycie kosztów pracownika z związanych z wyjazdem służbowym takich jak np. diety lub ryczałty za noclegi, wyżywienie przejazdy, dojazdy.

Dieta

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Od 1 marca 2013 r. wynosi ona 30 zł na dobę podróży. Czas delegacji pracownika to nie tylko czas pobytu w miejscowości, do której pracownik został skierowany, ale również czas przemieszczania się pracownika w celu dojechania do wskazanej miejscowości i powrotu z niej.

Diety należne przedsiębiorcy, do wysokości przysługującej pracownikom, są kosztem uzyskania przychodów, co oznacza, że ich wysokość nie wymaga udokumentowania. Udokumentowany natomiast musi być sam fakt przysługiwania diety – zwykle są one ujmowane na powszechnie stosowanym druku „Polecenie wyjazdu służbowego”. Zasada ta dotyczy zarówno podatników prowadzących księgi rachunkowe, jak i prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Z tytułu wyjazdu w delegację na terenie kraju pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

  • przejazdów;
  • noclegów;
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
  • innych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50 proc. diety,

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin – przysługuje 50 proc. diety,

b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Podobne artykuły:

Delegacja rozpoczyna się wtedy, gdy pracownik faktycznie wyjeżdża, rozpoczyna podróż służbową, a kończy o godzinie, o której faktycznie powrócił do siedziby przedsiębiorstwa. Jeżeli pracownik wyjeżdża i wraca bezpośrednio do mieszkania, a nie do firmy, wówczas podróż służbowa trwa od godziny faktycznego jej rozpoczęcia (wejścia do samochodu, odjazdu pociągu, autobusu) aż do godziny jej zakończenia (przyjazdu do mieszkania, powrotu pociągu).

Powyższe kwoty zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25 proc. diety;
  • obiad – 50 proc. diety;
  • kolacja – 25 proc. diety.

Zasadę tę należy stosować w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. W praktyce przedsiębiorca powinien odebrać od pracownika oświadczenie, czy hotel zapewnił wyżywienie, czy też usługa ta nie obejmowała posiłków.

Dieta nie przysługuje :

  • za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
  • jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (również poza usługą hotelarską, np. gdy pracodawca pokrywa samodzielnie koszty jedzenia),
  • w dniu wolnym od pracy, w którym pracownik przebywając w delegacji ponad 10 dni powraca do miejscowości pobytu stałego lub czasowego środkiem transportu określonym przez pracodawcę (zwrot za przejazd należy się odrębnie).

Środek transportu

Środek transportu właściwy do odbycia podróży, a także rodzaj określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej:

  • biletami,
  • fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu,
  • wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi,
  • w tym miejscówkami.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Wysokość stawki nie może być wyższa niż:

  • dla samochodu osobowego: o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł, a o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
  • dla motocykla – 0,2302 zł,
  • dla motoroweru – 0,1382 zł.

Hotel

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (600 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.

Za hotel pracownik otrzyma zwrot na podstawie przedłożonego rachunku lub też – w przypadku jego nieposiadania – ryczałtową kwotę 150 proc. diety (45 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługują za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Rozliczenie kosztów

Pracodawca jest zobowiązany wypłacić zaliczkę, jeżeli wnioskuje o to pracownik. Zaliczkę należy rozliczyć w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej.

Delegowany zobligowany jest do tego, aby przedstawić wszystkie rachunki, które są potwierdzeniem poniesionych kosztów podczas delegacji. Oczywiście obowiązek ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli nastąpi sytuacja, w której delegowany z konkretnych przyczyn nie będzie w stanie przedstawić rachunku, wówczas pracownik zobowiązany jest do pisemnego oświadczenia o poniesionych kosztach a także przyczynach braku jego udokumentowania.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Joanna Mirosz, Kancelaria Podatkowa Skłodowscy

SKŁODOWSCY SP Z O O