Jak rozliczyć delegację zagraniczną?

Jak rozliczyć delegację zagraniczną? materiały PR

Nie wiesz jak prawidłowo rozliczyć delegację zagraniczną? Oto uproszczona instrukcja.

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Czas podróży uzależniony jest od środka komunikacji. Liczy się go w przypadku podróży:

  • lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
  • lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
  • morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Ile powinna wynosić dieta?

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

  • za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  • za niepełną dobę podróży zagranicznej: do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50 proc. diety, ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Podobne artykuły:

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (również w przypadku korzystania z usługi hotelarskiej), przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 15 proc. diety;
  • obiad – 30 proc. diety;
  • kolacja – 30 proc. diety.

Komu nie przysługuje dieta?

Dieta nie przysługuje pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie. Jeżeli jednak należność pieniężna jest niższa od diety, przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej przysługuje 25 proc. diety.

W delegację własnym samochodem?

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem stanowiącym własność pracownika. Wtedy koszt podróży odbywa się wg stawek za jeden kilometr przebiegu.

Kto pokrywa wydatki w razie choroby?

W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia oraz niezbędnych leków.

Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne.

Podobne artykuły:

Dieta zagraniczna przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Diety są podane w walucie obcej. Należy przeliczyć po kursie z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji na złotówki.

Diety i limity na nocleg w poszczególnych krajach znajdziesz pod tym linkiem.

Limity za nocleg w uzasadnionych przypadkach mogą być przekroczone, gdy pracodawca wyrazi na to zgodę.

Przy podróżach do:

  • Gibraltaru – dieta i kwota limitu za nocleg jak w Wielkiej Brytanii,
  • Hongkongu – dieta wynosi 55 dol., a kwota limitu za nocleg 250 dol.,
  • Tajwanu – dieta wynosi 40 euro, a kwota limitu za nocleg 142 euro.

Jak rozliczyć podróż?

Wypłacane diety związane z odbywanymi podróżami służbowymi, stanowią dla pracowników przysporzenie majątkowe, a więc podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym przychód ze stosunku pracy.

Jest jednak zwolnienie przewidziane w artykule 21 ust. 1 pkt. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w myśl którego wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

  • podróży służbowej pracownika,
  • podróży osoby niebędącej pracownikiem,

ale tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Podobne artykuły:

Oznacza to, że w przypadku, gdy kwota wypłacanych przez pracodawcę świadczeń przeznaczonych na wyżywienie podczas delegacji przekracza wartość limitu określonego na podstawie powyższego rozporządzenia, koniecznym jest odprowadzenie podatku od nadwyżki.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Joanna Mirosz, Kancelaria Podatkowa Skłodowscy

SKŁODOWSCY SP Z O O