Jak skutecznie monitorować czas pracy pracowników?

Jak skutecznie monitorować czas pracy pracowników? czas pracy

Bo chociaż staramy się rzetelnie wykonywać powierzone nam zadania, to jednak nie na wszystkie zawsze go wystarcza. A co więcej, zdarzają się dni, kiedy po ośmiogodzinnym dniu pracy nie jesteśmy w stanie wskazać jej rezultatów.

Obecnie w coraz większej liczbie firm, w szczególności tych nastawionych na wydajność pracowników, stosuje się weryfikację czasu pracy. Nie chodzi tutaj o monitoring, ale o zaawansowane technologicznie urządzenia i programy informatyczne, które są tworzone po to, by z mniejszą lub większą dokładnością monitorować czas zatrudnionych osób.

W jakim celu monitoruje się czas pracy?

Istnieje wiele różnego rodzaju czynników, dla których warto weryfikować czas zadań wykonywanych przez pracowników w zakładzie pracy. Poza tym, że dzięki temu można zdobyć wiedzę o obowiązkach zrealizowanych w określonym czasie, a co za tym idzie, podjąć działania optymalizujące pracę, monitorowanie czasu pracy pozwala również na:

  • Ocenę opłacalności – prowadząc sprzedaż produktów lub usług, przedsiębiorstwo ustala cenę na poziomie wyższym niż koszty własne. Weryfikacja czasu pracy umożliwia sprawdzenie, czy w danej sytuacji koszty te rzeczywiście zostały pokryte (np. czy pracownik nie poświęcił trzech godzin na wykonanie zlecenia klienta, który został obciążony jedynie za jedną roboczogodzinę).
  • Stworzenie bazy danych umożliwiającej wgląd w historię zleceń – dzięki temu można w dowolnym momencie sprawdzić, jakie zadanie, kiedy oraz w jakim czasie zostało wykonane przez pracownika. Pozwala to między innymi na oszacowanie czasochłonności kolejnych zleceń i projektów o podobnym charakterze.
  • Potwierdzenie wykonywania obowiązków – dzięki bieżącej rejestracji realizowanych zadań oraz ich czasów można uzyskać szczegółowy raport, który w razie potrzeby będzie można przekazać do wglądu np. przełożonym.

Jak efektywnie mierzyć czas pracy pracowników?

Rejestracja czasu pracy może przebiegać na wiele różnych sposobów. Najdokładniejszymi urządzeniami, jakie sprawdzają się w dużych zakładach pracy, są przede wszystkim urządzenia elektroniczne, które coraz częściej wypierają tradycyjne listy obecności. Zalicza się do nich między innymi karty magnetyczne oraz czytniki linii papilarnych, po których odczytaniu pracownik zostaje wpuszczony do miejsca pracy, a czas jego przyjścia (oraz wyjścia) zostaje zarejestrowany przez system elektroniczny.

Dość powszechnie stosowanym rozwiązaniem są także specjalne bramki, które najczęściej montuje się w różnego rodzaju instytucjach oraz sądach. Dzięki tego rodzaju rozwiązaniom można nie tylko zweryfikować czas osób zatrudnionych, ale także sprawdzać je np. pod kątem niebezpiecznych przedmiotów.

Ciekawą alternatywę dla kart magnetycznych oraz czytników linii papilarnych mogą stanowić zaawansowane narzędzia informatyczne, które mierzą rzeczywisty czas pracy, pokazując tym samym wydajność każdego z pracowników. Ewidencja czasu pracy przy pomocy tego rodzaju rozwiązań pozwala dowiedzieć się, o której godzinie pracownicy przychodzą do biura, kiedy wychodzą, a także ile mają przerw. W ten sposób można też monitorować przerwy – zliczając je i odejmując od godzin przeznaczonych na realizację zadań w miejscu pracy. Dzięki prostemu w obsłudze oprogramowaniu pracodawca zyskuje szybki pogląd tego, jak z obowiązków służbowych wywiązują się zatrudniane przez niego osoby.

Podsumowując, sposobów na monitorowanie czasu pracy pracowników jest wiele, ale warto pamiętać, że nie do wszystkich trzeba wykorzystywać urządzenia elektroniczne. Zanim podejmiemy ostateczną decyzję o wyborze metody weryfikowania czasu pracy osób pracujących w firmie, dobrze jest wziąć pod uwagę między innymi takie aspekty jak liczba pracowników, wygoda wykorzystania, a także dokładność pomiaru.