Jak sprawnie i wygodnie zarządzać firmą?

Jak sprawnie i wygodnie zarządzać firmą? erpxt.pl

Optymalizacja wszystkich firmowych procesów to jedno z najważniejszych wyzwań każdego przedsiębiorcy. Im mniej zatrudnionych osób, tym większa odpowiedzialność – a czasu na realizację coraz mniej. Jak to zmienić i poprawić wydajność firmy?

Rejestr REGON podaje, że w I połowie 2018 roku liczba zarejestrowanych jednoosobowych działalności gospodarczych zbliżyła się do 3 mln. Właśnie tyle osób musi w każdym miesiącu uporać się z fakturowaniem, księgowością, płatnościami czy prowadzeniem sklepu internetowego. Aby ułatwić zwłaszcza małym firmom funkcjonowanie na odpowiednim poziomie, zaprojektowano narzędzia pomagające w efektywnym działaniu.

 

Pomocne narzędzia

Przykładem mogą być programy do fakturowania. Dzięki automatyzacji procesu wystawiania faktur przedsiębiorca nie musi pilnować numeracji; co więcej, w niektórych przypadkach dostępna jest także opcja kontroli płatności. Odciążenie właściciela firmy to również zadanie księgowych, którzy coraz częściej świadczą swoje usługi online. Zaoszczędza to sporo czasu i ułatwia kontakt z biurem rachunkowym. Cyfryzacja poprawia również komfort dostępu do dokumentacji. E-faktury są respektowane w równym stopniu, co tradycyjne dokumenty. Dużym ułatwieniem jest posiadanie wirtualnej chmury, w której na bieżąco zapisują się wszelkie pliki. Mając do niej dostęp online z telefonu czy tabletu, można w dowolnej chwili skorzystać z potrzebnych dokumentów. Wszystkie te narzędzia to znaczna oszczędność czasu, którego tak często brakuje przedsiębiorcom. Niemniej korzystanie z tych wszystkich programów jednocześnie może być trudne, dlatego warto skupić się na systemach ERP.

 

ERP, czyli połączone narzędzia do obsługi firmy

Dzięki systemom ERP (Enterprise Resource Planning) tworzenie strategii i obsługa bieżących zadań staje się dużo prostsza. Za przykład niech posłuży najnowszy program ERP jednej z największych polskich spółek informatycznych. Comarch ERP XT to rozwiązanie skrojone do potrzeb niewielkich firm, potrzebujących konkretnego narzędzia, które pomoże w kompleksowym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Zawiera program do wystawiania faktur oraz kontroli płatności. Dodatkowo automatycznie wysyła deklarację VAT-7 do urzędu skarbowego. Pozostałe kwestie podatkowe można przekazać do biura rachunkowego. Wszystko jest nieustannie aktualizowane i dostosowywane do najnowszych przepisów, np. w aspekcie „split payment”, gdzie można łatwo decydować, czy wysłać przelew z podzielonym VAT. Wszystkiego można dokonać z dowolnego miejsca, ponieważ oprócz oprogramowania komputerowego przedsiębiorca zyskuje również aplikację mobilną, którą można szybko pobrać ze sklepu Google lub iTunes.

 

Wartościowa wiedza

Program pomaga również w wdrożeniu nowych przepisów, np. umożliwia generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) dla podatników VAT. Podobnie jest w przypadku RODO. Obsługę danych osobowych wspiera 7 dodatkowych funkcji. Comarch ERP XT usprawnia także działalność sklepu internetowego, umożliwiając kontrolę stanów magazynowych. Program sam zablokuje sprzedaż towaru, którego nie ma już na stanie. Przydatna zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców może być funkcja tworzenia raportów na temat efektywności firmy. W początkowych etapach funkcjonowania działalności gospodarczej trudno jednoznacznie ocenić rentowność, a co za tym idzie – ewentualny sukces. Dlatego dostęp do czytelnych dla każdego raportów Business Intelligence jest bezcenną wiedzą na temat własnej firmy.

 

Mały może więcej

Narzędzie ERP warto sprawdzić przynajmniej w okresie próbnym – może się okazać, że to optymalne rozwiązanie dla mikroprzedsiębiorców, którzy muszą na bieżąco dbać o każdy aspekt swojej firmy. Intuicyjne fakturowanie, szybki dostęp do wszelkich danych oraz bieżąca kontrola nad sklepem internetowym to znaczące ułatwienie codziennych obowiązków. ERP pomaga zapanować nad najbardziej pilnymi potrzebami, a równocześnie daje możliwość długofalowego planowania strategii firmy. Wszystko to dostępne jest w laptopie lub telefonie dzięki zapisywaniu danych w chmurze.