Jak z sukcesem wdrożyć system Business Intelligence?

Jak z sukcesem wdrożyć system Business Intelligence? Pixabay.cpm

Chcesz wdrożyć system BI, ale boisz się, że możesz później żałować wydanych pieniędzy oraz poświęconego na to czasu? Możesz skorzystać z testowego wdrożenia systemu BI.

Na rynku i w mediach panuje mniej lub bardziej trafne przekonanie, że systemy klasy Business Intelligence w znacznym stopniu wpływają na poprawę konkurencyjności przedsiębiorstwa. Mówi się, że narzędzia tej klasy, pozwalają na szybkie zbieranie, integrowanie, analizowanie i – co najważniejsze – prezentowanie dostępnych danych o firmie i jej otoczeniu w jasny i czytelny sposób. Wszystko to dzięki wbudowanym w systemy BI narzędziom typu: kokpity managerskie, kostki OLAP, formatki planistyczne czy też kompletne portale controllingowe. W efekcie, podejmowanie decyzji ma stawać się prostsze, a dostęp do informacji zarządczej lepszy.

Co jednak, gdy z dystansem podchodzimy do deklaracji dostawców oprogramowania? Jak wdrożyć system BI i później nie żałować wydanych pieniędzy oraz czasu przeznaczonego na wdrożenie? Jedną z możliwości jest testowe wdrożenie systemu BI. W tej chwili, producenci różnych narzędzi analitycznych coraz częściej oferują darmowe wersje swojego oprogramowania. Jak łatwo przewidzieć, mają one różne ograniczenia: funkcjonalne, czasowe czy też takie, które są związane z liczbą użytkowników. Ograniczeniem, które pojawia się często i jest wspólne dla wszystkich oferentów jest tzw. „samotność użytkownika”. Polega to na tym, że użytkownik sam musi np. zainstalować oprogramowanie, a przede wszystkim sam zaprojektować i odwzorować model procesów, które mają podlegać optymalizacji. To stosunkowo prosta droga do zniechęcenia czy wręcz rozczarowania.

Jak tego uniknąć?

Na przykład wybierając „wdrożenie systemu BI na próbę”. Polega ono zwykle na tym, że dostawca organizuje dedykowane nabywcy warsztaty z optymalizacji wybranych procesów zarządczych i obsługi systemu. O ile same warsztaty są zwykle płatne, to przeznaczona do przetestowania zmian w procesach licencja systemu BI jest udostępniana na okres testów za darmo. Czym to się różni od zwykłego wdrożenia? Wysokością kosztów!

W zasadzie w każdym przypadku gdy wdrożenie poprzedzone jest fazą testów, koszt 2–3 dniowych warsztatów to ułamek budżetu klasycznego wdrożenia. Dodatkowo, nabywca otrzymuje realny efekt w postaci modelu obiegu informacji zarządczej, który w dogodnym momencie może być szybko zaimplementowany w systemie BI. Co więcej, model może być w takim systemie sprawdzany i modyfikowany przez umówiony czas: np. 1–2 miesięcy. Taki okres w zupełności wystarczy aby sprawdzić czy nasza organizacja rzeczywiście potrzebuje systemu BI. Ponadto, w tym najtrudniejszym okresie korzystamy ze wsparcia specjalistów, którzy w trakcie bezpośrednich spotkań pomagają skonfigurować system i uczą pracy na nim. Tego nie zapewni żadna pobrana z Internetu wersja demo, nawet z rozbudowanym (ale ciągle zdalnym) helpdesk-iem czy e-bookami z opisem instalacji i konfiguracji testowego rozwiązania BI.

W jakich branżach i obszarach zarządzania można testować system BI?

Praktycznie nie ma żadnych ograniczeń i systemy BI można stosować w firmach z różnych branż. W zasadzie od tych ostatnich ważniejsze są problemy, które przy pomocy systemu BI można rozwiązać i tu, zwykle można pokusić się o pewną ich uniwersalizację wg obszarów występowania. Zazwyczaj, największe zainteresowanie użytkowników budzą:

Planowanie i budżetowanie

Planowanie i budżetowanie i występujące tam takie problemy jak: ogromna ilość danych używanych w procesach planowania i budżetowania, brak możliwości identyfikacji przyczyn odchyleń od założeń budżetowych, trudności w koordynacji procesu planowania i budżetowania wynikające z rozproszenia terytorialnego oddziałów spółek i uczestniczącej w tych procesach kadry menedżerskiej czy brak możliwości precyzyjnego rozliczania efektów działań prowadzonych przez menedżerów/kierowników MPK.

Zarządzanie ryzykiem

Inny istotny obszar to zarządzanie ryzykiem. W tym przypadku, użytkownicy często zgłaszają problemy wynikające np. z braku możliwości dokonywania precyzyjnej oceny wiarygodności kredytowej kontrahentów, braku efektywnych narzędzi do wyliczania scoringu i ratingu kredytowego i samodzielnego budowania modeli ryzyka kredytowego, a w przypadku instytucji finansowych i firm operujących kredytem kupieckim: trudności w utrzymywaniu wysokiej jakości portfela kredytowego.

Zarządzanie produkcją, HR, systemy raportowania

Ostatnie z obserwowanych przez nas „popularnych” źródeł problemów to: zarządzanie produkcją, HR, systemy raportowania. Tutaj bardzo często są zgłaszane trudności w planowaniu i harmonogramowaniu produkcji (planowanie zasobów, zarządzanie kosztami, zarządzanie terminami produkcji i dostaw itp.). Równie często spotykamy się z brakiem narzędzi do symulacji (m.in.: wpływ nieplanowanych zamówień na harmonogramy dostaw i produkcji w toku, rentowność itp.), a także z trudnościami w konsolidacji danych kadrowych pochodzących z różnych oddziałów.

Podobne artykuły:

Wyżej wymienione „obszary ryzyka” mogą z powodzeniem wspierać systemy BI. Wcześniej jednak trzeba opracować odpowiednie rozwiązania na poziomie logicznym, a dopiero potem odwzorowywać je w systemie BI. Dlatego właśnie warto przekonać dostawcę, aby zgodził się na 2–3 dniową sesję warsztatową i okres testowy nieograniczonej funkcjonalnie i stanowiskowo licencji systemu BI. Tak naprawdę tylko ten model wdrożenia daje możliwość sprawdzenia możliwości system, a jeśli wyniki zanotowane w okresie próbnym nie będą zadowalające, decyzję o zakupie i pełnym wdrożeniu systemu można odłożyć w czasie.

Grzegorz Joachimiak, dyrektor handlowy w DomData AG Sp. z o.o.

DomData AG Sp. z o.o.