Modelowy harmonogram prac nad przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej

Modelowy harmonogram prac nad przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej NF.pl

Wyjaśniamy krok po kroku, co i w jaki sposób przygotować, aby uzyskać dotację unijną. Przedstawiamy między innymi listę niezbędnych dokumentów oraz składowe idealnego biznesplanu

Proces pozyskiwania dotacji

Chcąc pozyskać dotację unijną, musisz mieć pomysł na inwestycję, który dobrze wpisuje się w tematykę konkursu. Konieczna jest także porządna analiza koncepcji biznesowej i opracowanie spójnego, realistycznego biznesplanu (jak tego dokonać, radzimy poniżej). Powyższe kroki, a także wybór odpowiedniego programu dofinansowania, to baza niezbędna do pozyskania jakiejkolwiek dotacji. Żeby otrzymać pieniądze, należy zidentyfikować program i obrać pasujące do projektu działanie, a także przeanalizować wszystkie kryteria i system punktacji. Takie zapoznanie się ze szczegółową punktacją pomoże Ci dobrze przystosować projekt do unijnych wymogów. Najlepsze rezultaty uzyskasz spełniając nie tylko podstawowe, ale i dodatkowe – a zatem lepiej punktowane – kryteria. 

Kolejny krok na drodze do pozyskania dotacji to zebranie odpowiednich danych i skompletowanie dokumentacji. Nieważne, czy chodzi zezwolenie na budowę, czy na wykonywanie określonego zawodu, czy może o potwierdzenie posiadanego patentu – wszystkie wymagane papiery muszą zostać skompletowane w określonym terminie. Niezbędne jest również przygotowanie i złożenie wniosku o dofinansowanie, który będzie zawierał wszystkie istotne załączniki. Kluczowa sprawa to uwzględnienie we wniosku ambitnych, ale realnych wskaźników, jakie będziesz realizować w trakcie trwania projektu.

Czasami o fakcie uzyskania lub nieuzyskania dotacji decyduje dyspozycyjność wnioskodawcy. W okresie, kiedy aplikacja jest rozpatrywana, uważnie monitoruj pocztę e-mail i błyskawicznie reaguj na każdą prośbę o dodatkowy dokument czy wezwanie do wyjaśnienia. Jeśli wykażesz się kreatywnością i sumiennością, istnieją duże szanse, że w końcu podpiszesz umowę z Instytucją przyznającą dofinansowanie.

Co trzeba robić, żeby odnieść sukces?

Podstawą do osiągnięcia sukcesu jest chwytliwy, możliwy do realizacji pomysł. Dopiero mając taką ideę można szukać możliwości dofinansowania, co oczywiście także należy uczynić z dużym wyprzedzeniem. Przed terminem składania wniosków powinieneś więc posiadać pełną wykonalność organizacyjną, prawną, finansową i techniczną Twojego projektu.

Nabór wniosków przebiega najczęściej w systemie konkursowym. Oznacza to, że istnieje jakiś konkretny termin na złożenie dokumentów, ewentualnie ciągły, ale tylko do wyczerpania środków. Najlepiej jest zająć się kompletowaniem dokumentacji zaraz po ogłoszeniu naboru i po udostępnieniu poszczególnych wzorów. Wszystkie dokumenty, które opiszemy poniżej, powinny być profesjonalnie opracowane. Nie ma tu miejsca na żaden błąd formalny – jedno potknięcie może całkiem zaprzepaścić Twoją szansę na sukces.

Oczywiście praca nie kończy się wraz z przyznaniem dotacji. Dopiero wtedy przychodzi czas na realizację projektu, która musi być w pełni zgodna z założeniami wniosku o dofinansowanie, podpisaną umową i wszelkimi obowiązującymi wytycznymi. Nie staraj się robić wszystkiego sam. Lepiej skorzystać z pomocy ekspertów lub doświadczonych doradców, niż później ponosić konsekwencje swoich błędów i być zmuszonym nawet do zwrotu środków. Pamiętaj też, że na końcu drogi czeka Cię rozliczenie projektu, do czego też potrzebna jest stosowna dokumentacja – wnioski o płatność, faktury, itd.

Jaką dokumentację przygotować przed złożeniem wniosku?

  • biznesplan lub studium wykonalności inwestycji,
  • wniosek o dofinansowanie,
  • plan promocji,
  • załączniki środowiskowe, dokumenty specyficzne dla danego projektu (np. budowlanego),
  • wypis z KRS albo CEIDG,
  • sprawozdania finansowe, harmonogram rzeczowo-finansowy,
  • wymagane oświadczenia i niezbędne pozwolenia.

Dokumentacja konieczna w przypadku kredytu technologicznego

Przedsiębiorcy, którzy wnioskują o pomoc unijną w sfinansowaniu częściowej spłaty tzw. kredytu technologicznego, muszą przekazać Bankowi Gospodarstwa Krajowego rozszerzoną dokumentację aplikacyjną. Oprócz wniosku o dofinansowanie (o przyznanie premii technologicznej) są to uwzględnione w regulaminie załączniki, w tym:

  • dokument rejestrowy wnioskodawcy (ważny od min. 6 miesięcy),
  • opinia jednostki naukowej, ogólnopolskiego stowarzyszenia naukowo-technicznego lub centrum badawczo-rozwojowego, która potwierdzi, że dana technologia jest bezsprzecznie nowa,
  • kopia warunkowej umowy lub promesy kredytu technologicznego,
  • kopie dokumentów, które pozwolą uznać wnioskodawcę za mikro-, małego albo średniego przedsiębiorcę (np. potwierdzenia zapłaty składek, sprawozdania finansowe, wpis do ewidencji działalności gospodarczej),
  • szczegółowy biznesplan inwestycji technologicznej,
  • informacja o pomocy publicznej – zaświadczenie o pomocy de minimis,
  • zobowiązanie do przekazywania informacji na temat inwestycji technologicznej do BGK.
Brand.ceo NF.pl

Przepis na dobry biznesplan

Dobry biznesplan powinien być przemyślany, kompletny i wartościowy merytorycznie. Podstawą dla wypracowania wszystkich tych cech jest prawidłowe uporządkowanie jego struktury. Może ona wyglądać następująco:

1. Streszczenie biznesplanu – ma zawierać najważniejsze informacje zawarte w dokumencie, dlatego najlepiej stworzyć je na samym końcu.

2. Opis branży – powinien informować o opcjach rozwoju firmy w konkretnym środowisku makroekonomicznym, zaprezentować analizę branży i rozważyć ewentualne kooperacje z konkurencyjnymi podmiotami.

3. Opis przedsięwzięcia i firmy – czyli ogólne informacje na temat funkcjonowania, a także struktur organizacji i zarządzania obowiązujących w danej firmie.

4. Opis towarów lub usług – pełny, najlepiej definicyjny, a jednak napisany zrozumiałym językiem. Trzeba tu uwzględnić koszty i poszczególne cechy produktów, a także podkreślić ich unikatowość, innowacyjność oraz ewentualne korzyści, jakie płyną z nich dla klienta.

5. Działania marketingowe – plan marketingowy, który wskaże sposób promocji i dystrybucji usług lub produktów. Warto tu włączyć takie zagadnienia, jak budowanie marki czy sposoby kształtowania cen.

6. Plan produkcji – tu: pomieszczenia produkcyjne i ich lokalizacja, personel, wyposażenie.

7. Plan organizacyjny – wskazanie zarządu, kierownictwa oraz personelu pomocniczego, a także opis systemów motywacji i sposobów wynagradzania.

8. Analiza finansowa – kalkulacja kosztów projektów, przewidywania bilansowe, przepływy gotówkowe, określenie przyjmowanych standardów obliczeń finansowych.

9. Celowość i skuteczność projektu – czyli dlaczego chcemy uruchomić dane przedsięwzięcie i czy ma ono realne szanse powodzenia.

10. Analiza SWOT – mocne i słabe strony przedsięwzięcia, szanse i zagrożenia rynkowe.

11. Krótkie podsumowanie biznesplanu.

12. Potrzebne załączniki – licencje, certyfikaty, itp.

Artykuł powstał we współpracy z firmą A1 Europe – dotacje unijne i fundusze dla firm.

A1 Europe