Pierwszy krok po dotacje z UE 2014-2020

Pierwszy krok po dotacje z UE 2014-2020 © Gina Sanders - Fotolia.com

Decyzja o zakupie i wdrożeniu systemu klasy ERP wymaga wielu przygotowań, także pod kątem finansowym. Część przedsiębiorców może połączyć zakup i wdrożenie systemu z pozyskaniem dotacji z Unii Europejskiej. Gdzie szukać dodatkowego wsparcia?

Rozdanie funduszy europejskich w ramach nowej perspektywy finansowania 2014–2020 już wystartowało. Zatwierdzone są Programy Operacyjne ze szczegółowymi opisami osi priorytetowych, działań i poddziałań. Aktualnie poszczególne województwa przygotowują i ogłaszają harmonogramy naboru wniosków, które przynoszą ogłoszenia o kolejnych konkursach. Jakie szanse na dofinansowanie mają firmy w nowej unijnej rzeczywistości? Oto garść praktycznych wskazówek.

Dla kogo wsparcie z UE?

Każdy program operacyjny jest przeznaczony dla innej grupy beneficjentów, definiowanej na podstawie rozmaitych wskaźników, w tym np. lokalizacji, czy też wielkości przedsiębiorstwa. Często przy tej okazji pojawia się skrót MŚP, dokładnie opisujący szczegółowe wskaźniki pozwalające przyporządkować firmę do danej grupy.

 

Skrót MŚP odnosi się do małych i średnich przedsiębiorstw. Unia Europejska zdefiniowała to pojęcie w rekomendacji 2003/361/EC.

Podstawowe czynniki decydujące o tym, czy dana firma może zostać uznana za MŚP, to:

1. Liczba pracowników oraz

2. Roczny obrót albo całkowity bilans roczny.

Kategoria przedsiębiorstwa

Liczba pracowników

Roczny obrót

albo

Całkowity bilans roczny

Średnie

< 250

≤ 50 mln euro

≤ 43 mln euro

Małe

< 50

≤ 10 mln euro

≤ 10 mln euro

Mikro

< 10

≤ 2 mln euro

≤ 2 mln euro

Powyższe progi odnoszą się wyłącznie do wyników indywidualnych firm. Przedsiębiorstwo, które stanowi część większej grupy firm, może być zmuszone dodać niektóre dane dotyczące pracowników/obrotu/bilansu takiej grupy do własnych danych.

Okres programowania 2014-2020–co dla przedsiębiorców na wdrożenie systemów IT?

Mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą liczyć na duże wsparcie ze środków unijnych na lata 2014-2020. Wsparcie pochodzić będzie z trzech głównych źródeł :

  • Programu Inteligentny Rozwó
  • Programu Polska Wschodnia oraz
  • 17 Regionalnych Programów Operacyjnych.

Komisja Europejska w rozporządzeniach na nową perspektywę wskazała w jedenastu ogólnych punktach (tzw. celach tematycznych) obszary, na które będzie można przeznaczyć fundusze. Na dwa z tych celów, które są skierowane bezpośrednio do firm i dotyczą inwestycji w badania i innowacje oraz podnoszenia konkurencyjności, przewidziano (w ramach ww. programów) prawie 16 mld euro.

Program Operacyjny Polska Wschodnia – realne możliwości

Program Operacyjny Polska Wschodnia to dodatkowy ukierunkowany terytorialnie instrument wsparcia finansowego 5 województw: lubelskiego, podlaskiego, podkarpackiego, świętokrzyskiego i warmińsko-mazurskiego, który wzmacnia i uzupełnia działania prowadzone w ramach regionalnych i krajowych programów operacyjnych.

Tu na uwagę zasługuje Priorytet I – Przedsiębiorcza Polska Wschodnia, działanie 1.2: Internacjonalizacja MŚP. Państwowa Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) zarządzająca programem wskazuje, że na zakup oprogramowania niezbędnego do automatyzacji procesów biznesowych w związku z przygotowaniem do internacjonalizacji działalności przewidziano dofinansowanie do wysokości 20% wydatków kwalifikowalnych.

Program Operacyjny Inteligentny Rozwój

– Potencjał i środki na wdrożenie systemu klasy ERP widzimy w Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój, Priorytet III Wsparcie innowacji w przedsiębiorstwach. Wsparcie oferowane w ramach III osi POIR będzie dostępne wyłącznie dla przedsiębiorstw sektora MŚP. Finansowanie obejmuje projekty polegające na wdrożeniu innowacyjnych produktów, usług lub technologii. Nacisk położony zostanie na wybór takich projektów, które dotyczą zastosowania wyników prac B+R w działalności gospodarczej – mówi Anna Rutkowska z Hicron.

Ponadto w III osi przewiduje się wsparcie innowacyjnych startup’ów, czyli młodych firm prowadzących prace B+R lub wdrażających innowacyjne pomysły w swojej działalności. W ramach III osi programu finansowane są również usługi doradcze z zakresu internacjonalizacji firm oraz programy promocji polskich marek produktowych. Celem tych działań jest zapewnienie kompleksowej obsługi MŚP w procesie umiędzynarodowienia działalności. To kolejna okazja dla przedsiębiorców, by otrzymać wsparcie na wdrożenie systemu klasy ERP.

Regionalne Programy Operacyjne i ich dwa główne działania

Dla sektora realne pieniądze na technologie IT, w tym na zakup i wdrożenie rozwiązań klasy ERP wraz z odpowiednią infrastrukturą sprzętową, są możliwe właśnie z Regionalnych Programów Operacyjnych. W poszczególnych RPO dla każdego z województw należy szukać osi priorytetowych dotyczących rozwoju przedsiębiorstw i innowacji, a tam – działań skierowanych na rozwój przedsiębiorczości poprzez innowacje procesowe, organizacyjne oraz działań wspierających internacjonalizację biznesu.

Zestawienie poszczególnych działań dla MSP np. na wdrożenie dla każdego z województw zostało przedstawione w tabeli nr 1. W zależności od regionu dofinansowanie może wynieść nawet do 70% kosztów zakwalifikowanych do wsparcia.

Przykład: Regionalny Program Operacyjny woj. lubelskie

Maksymalny % poziom dofinansowania UE wydatków kwalifikowalnych na poziomie projektu:

Mikroprzedsiębiorstwa i małe przedsiębiorstwa: 70% (zgodnie z mapą pomocy regionalnej).

Średnie przedsiębiorstwa: 60% (zgodnie z mapą pomocy regionalnej).

Podmiot wdrażający instrument finansowy: 85 %.

Minimalna i maksymalna wartość projektu (PLN):

Minimalna wartość projektu: 50 000,00 PLN

Maksymalna wartość projektu: 13 000 000,00 PLN

Jak uzasadnić we wniosku wdrożenie ERP?

Jak uzasadnić we wniosku na umiędzynarodowienie firmy czy internacjonalizację biznesu zakup i wdrożenie systemu klasy ERP?

– Trzeba skupić się na wybranych funkcjonalnościach systemu: np. wdrożenie systemu dającego możliwość zakupu usługi przez Internet, płatności kartą sail pass, rozliczania płatności w systemie elektronicznym, generowania deklaracji Intrastat, sprzedaży i wystawiania faktur w walucie obcej i w wybranym języku, wparcie wielooddziałowości przedsiębiorstwa, zarządzanie magazynami konsygnacyjnymi w kraju i zagranicą, czy elektronicznej wymiany danych z zagranicznym kontrahentem – mówi Anna Rutkowska, Business Consultant w Hicron, integratorze systemów IT. – Tak umotywowany wniosek ma duże szanse na akceptację i tym samym otrzymanie zgody na dofinansowanie.

Z kolei przy działaniach dotyczących wprowadzenia innowacji procesowej, produktowej, organizacyjnej systemy klasy ERP i poszczególne ich moduły usprawniają procesy zarządcze w przedsiębiorstwach. Zarządzanie zasobami ludzkimi, towarowymi i usługowymi, systemami finansowo-księgowymi, produkcją, automatyzacja procesu produkcyjnego, controlling oraz zarządzanie kontaktami z klientami wpłynie na wzrost konkurencyjności firmy i dostosowanie się do wyzwań rynkowych, co jest jednym z głównych celów do osiągnięcia w projekcie.

Oprócz rozwiązań klasy ERP w nowej perspektywie unijnej dużą szansę na dofinansowanie zdobędą również modele działające w chmurze, a także rozwiązania z dziedziny Big Data czy Business Intelligence.

„Pewniaki” na innowacje dla MŚP, czyli priorytety i działania, w ramach których można aplikować po środki na zakup i wdrożenie technologii informacyjno-komunikacyjnych (w tym wdrożenie systemów klasy ERP), ilustruje poniższa tabela.

Województwo

Priorytet

Działanie/ priorytet inwestycyjny

Program Operacyjny Polska Wschodnia

Oś Priorytetowa I:

Przedsiębiorcza Polska Wschodnia

Działanie 1.2: Internacjonalizacja MŚP.

Dolnośląskie

Oś Priorytetowa I:

Przedsiębiorstwa i innowacje

Działanie 1.4: Internacjonalizacja przedsiębiorstw.

Działanie 1.5: Rozwój produktów i usług w MŚP.

Kujawsko-pomorskie

Oś Priorytetowa I:

Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu

Działanie 3.2: Opracowywanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP, w szczególności w celu umiędzynarodowienia.

Działanie 3.3: Wspieranie tworzenia i rozszerzania zaawansowanych zdolności w zakresie rozwoju produktów i usług.

Lubelskie

Oś priorytetowa III:

Konkurencyjność przedsiębiorstw

Działanie 3.6: Marketing gospodarczy.

Działanie 3.7: Wzrost konkurencyjności MSP.

Lubuskie

Oś Priorytetowa I:

Gospodarka i innowacje

Działanie 1.2: Rozwój przedsiębiorczości.

Działanie 1.4: Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP.

Łódzkie

Oś priorytetowa II:

Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka

Działanie 2.2: Internacjonalizacja przedsiębiorstw.

Działanie 2.3: Zwiększenie konkurencyjności MŚP.

Małopolskie

Oś Priorytetowa III:

Przedsiębiorczość małopolska

Działanie 3.3: Umiędzynarodowienie małopolskiej gospodarki.

Działanie 3.4: Rozwój i konkurencyjność małopolskich MŚP.

Mazowieckie

Oś Priorytetowa III:

Rozwój potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczości

Działanie 3.2: Internacjonalizacja MŚP.

Działanie 3.3: Innowacje w MŚP.

Opolskie

Oś Priorytetowa I:

Innowacje w gospodarce

Działanie 1.1: Innowacje w przedsiębiorstwach.

Oś priorytetowa II:

Konkurencyjna gospodarka

Działanie 2.1: Nowe produkty i usługi w MŚP.

Działanie 2.1.1: Nowe produkty i usługi.

Działanie 2.1.2: Wsparcie TIK w przedsiębiorstwach.

Działanie 2.1.3: Nowe produkty i usługi w MŚP na obszarach przygranicznych.

Podkarpackie

Oś Priorytetowa I:

Konkurencyjna i innowacyjna gospodarka

Działanie 3.3: Wspieranie tworzenia i poszerzania zaawansowanych zdolności w zakresie rozwoju produktów i usług.

Podlaskie

Oś Priorytetowa I:

Wzmocnienie potencjału i konkurencyjności gospodarki regionu

Działanie 1.3: Wspieranie inwestycji w przedsiębiorstwach: wdrażanie innowacji technicznych (produktowych i technologicznych), marketingowych i organizacyjnych.

Pomorskie

Oś priorytetowa II:

Przedsiębiorstwa

Działanie 2.1: Inwestycje podstawowe.

Działanie 2.2: Inwestycje profilowane.

Działanie 2.3: Aktywność eksportowa.

Śląskie

Oś Priorytetowa III:

Konkurencyjność MŚP

Priorytet inwestycyjny 3.3: Wspieranie tworzenia i poszerzania zaawansowanych zdolności w zakresie rozwoju produktów i usług.

Świętokrzyskie

Oś priorytetowa II:

Konkurencyjna gospodarka

Priorytet inwestycyjny 3.2: Opracowywanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP, w szczególności w celu umiędzynarodowienia.

Priorytet inwestycyjny 3.3: Wspieranie tworzenia i poszerzania zaawansowanych zdolności w zakresie rozwoju produktów i usług.

Warmińsko-mazurskie

Oś priorytetowa I:

Inteligentna gospodarka Warmii i Mazur

Priorytet inwestycyjny 3.2: Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP, w szczególności w celu umiędzynarodowienia.

Priorytet inwestycyjny 3.3: Wspieranie tworzenia i poszerzania zaawansowanych zdolności w zakresie rozwoju produktów i usług.

Wielkopolskie

Oś priorytetowa I:

Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka

Działanie 1.4: Internacjonalizacja gospodarki regionalnej.

Działanie 1.5: Wzmocnienie konkurencyjności przedsiębiorstw.

Zachodnio-pomorskie

Oś priorytetowa I:

Gospodarka, innowacje, nowoczesne technologie

Priorytet inwestycyjny 3.3: Wspieranie tworzenia i poszerzania zaawansowanych zdolności w zakresie rozwoju produktów i usług.

Jak wybrać dostawcę, który sprosta wymogom UE?

Wybór podwykonawcy, któremu zostanie powierzone wdrożenie systemu ERP przy wsparciu zewnętrznego finansowania, to istotny element. Podejmując się realizacji tego zadania, dostawca systemów IT zobowiązuje się nie tylko do implementacji środowiska IT, lecz także prowadzenia i raportowania przebiegu projektu zgodnie z wymaganiami instytucji udzielających dofinansowania. Kluczem do sukcesu jest zatem nie tylko doświadczenie w realizacji podobnych przedsięwzięć, lecz także umiejętność elastycznego dopasowania się do specyfiki projektowej, w tym do cyklu życia unijnego projektu.

10 kroków do unijnych dotacji

  • Wybór źródła finansowania inwestycji.
  • Sprawdzenie w harmonogramie naboru wniosków dla danego województwa/programu planowanego terminu ogłoszenia konkursu.
  • Przygotowanie kompletnego wniosku wraz z biznesplanem i innymi wymaganymi załącznikami.
  • Ewentualne uzupełnienia we wniosku, bądź biznesplanie.
  • Ogłoszenie wyników projektów zakwalifikowanych do dofinansowania.
    – W szczególnych przypadkach – odwołanie się od oceny i ponowne rozpatrzenie wniosku.
  • Podpisanie umowy o dofinansowanie.
  • Rozpoczęcie realizacji projektu.
  • Zarządzanie projektem.
  • Rozliczenie projektu.
  • Utrzymanie trwałości rezultatów projektu.

– Na drodze zawodowej stykamy się z wieloma firmami, które już w poprzednim rozdaniu funduszy europejskich z sukcesem, wystartowali to unijne wsparcie, dokonali udanej implementacji systemów SAP i z powodzeniem rozliczyli projekty. Połączenie zmiany organizacyjnej związanej z wymianą systemu IT, zarządzanie projektem z wymaganiami stawianymi przez urzędników w poszczególnych programach wymaga jednak właściwej dyscypliny i odpowiedniego zespołu. W Hicron nad sukcesem każdego projektu pracują zarówno eksperci z naszego zespołu, jak i zewnętrzni doradcy, którzy służą wsparciem na każdym z 10 kroków aplikacji. Nowe programy UE to kolejna szansa na podniesienie konkurencyjności firmy przy pomocy zewnętrznego finansowania, z której warto skorzystać – podsumowuje Anna Rutkowska z Hicron.

Hicron Sp. z o.o. Joanna Sieradzka