Pisanie wniosków unijnych – 10 kroków zanim złożysz wniosek o dotację

Pisanie wniosków unijnych – 10 kroków zanim złożysz wniosek o dotację © Gina Sanders - Fotolia.com

Zanim zabierzesz się za pisanie swojego wniosku o dotacje upewnij się, że znasz odpowiedzi na poniższe zagadnienia. To pozwoli Ci znacznie skrócić czas przygotowania wniosku oraz zagwarantuje sukces Twojej inwestycji.

1. Jasno i precyzyjnie zdefiniuj cel projektu

Zagadnienie wydaje się banalne, no jak to – przecież chcę uzyskać środki na rozwój swojej firmy. Tak, to prawda. W ten sposób patrzą przedsiębiorcy mając w głowie pomysły na wykorzystanie dotacji. Niestety przy pisaniu wniosku o dotacje będziesz musiał przelać swój pomysł na papier, aby przekonać do niego ekspertów oceniających projekty.

Przygotuj odpowiedzi na pytania jaki jest cel projektu (co chcesz konkretnie zrealizować) oraz jaki ma być końcowy efekt projektu. Przykładowo, celem projektu jest utworzenie aplikacji usprawniającej obsługę klientów, natomiast rezultatem projektu jest poprawa jakości obsługi klientów i zwiększenie ich lojalności.

2. Zapewnij środki na sfinansowanie projektu

Pozyskiwanie funduszy unijnych będzie wiązało się (niestety) również z wydatkami z twojej strony. Poziom wsparcia projektu jest różny w różnych programach i województwach (zobacz na mapę wsparcia). We wniosku o dotację będziesz musiał wykazać, że potrafisz zabezpieczyć finansowanie projektu. W niektórych projektach otrzymasz zaliczkę, ale są też i takie w których samodzielnie finansujesz projekt a następnie jednostka finansująca zweryfikuje wydatki i wypłaci odpowiedni % poniesionych kosztów. W większości projektów unijnych VAT nie jest kosztem kwalifikowanym i nie odzyskasz VAT’u.

3. Oceń swoje szanse na pozyskanie dotacji

Sprawdź w jakim stopniu cel twojego projektu jest dopasowany do konkretnego konkursu. Często jest tak, że świetne pomysły nie nadają się do realizacji w konkretnym konkursie ich cele nie pokrywają się. Dokładnie zapoznaj się z zasadami konkursu – szczególnie przeanalizuj kryteria oceny wniosku. Sprawdź jakie są kryteria formalne bo niespełnienie któregoś z nich sprawi że wniosek zostanie odrzucony. Dokładnie zapoznaj się również z kryteriami merytorycznymi oceny projektu. Sprawdź za co przyznawane są punkty w projekcie i krytycznie oceń swoje szanse.

4. Stwórz zespół

W zależności od wielkości projektu będziesz pracował sam lub w zespole. Upewnij się, że twoi pracownicy będą mogli poświęcić wystarczającą ilość czasu na dostarczenie potrzebnych informacji do napisania wniosku. Przykładowo, będziesz potrzebował zaangażowania działu księgowości do przygotowania zestawień finansowych za poprzednie okresy, lub innych wymaganych danych finansowych. Od Managera Produktu będziesz potrzebował informacji o dotychczasowych wynikach sprzedaży i segmentacji rynku, w celu przygotowania np. strategii wejścia z nowym produktem lub usługą na rynek. Jako właściciel bądź zaangażowany na każdym etapie – w końcu to Ty odpowiadasz za ostateczny wynik projektu.

5. Planuj i kontroluj wykonanie planu

Warto rozplanować działania i zapoznać się z harmonogramem składania wniosku. Odkładanie wszystkiego na ostatnią chwilę nie kończy się dobrze. Warto podzielić projekt na etapy i przydzielić osoby odpowiedzialne za poszczególne elementy. Wyznacz konkretne daty (np. raz w tygodniu) kiedy wspólnie z Zespołem sprawdzisz na jakim etapie jest przygotowywanie wniosku. Staraj się wychwytywać trudności i nie zostawiać ich rozwiązania na ostatnią chwilę.

6. Zapoznaj się z narzędziami

Zapoznaj się także w jaki sposób należy złożyć wniosek – czy jest to wersja elektroniczna, papierowa, czy należy ją przesłać pocztą, kurierem a może złożyć osobiście? Do przygotowania większości wniosków unijnych będziesz posługiwał się Generatorem – specjalną aplikacją dostępną przez Internet, gdzie wprowadzisz swoje dane.

Warto sprawdzić co kryje się w każdym rozdziale Generatora, wprowadzając wstępne dane aby sprawdzić czy wszystko działa i czy nie ma problemów z wprowadzaniem danych. Ponieważ generatory działają on-line w trakcie pisania wniosku unijnego dobrze jest mieć jego bieżącą wersję zachowaną również w innym miejscu. Znane są przypadki utracenia wielu godzin pracy, z powodu ‚zawieszenia się’ generatora albo zerwania połączenia. Pamiętaj o pozostawieniu sobie buforu bezpieczeństwa aby wprowadzić wniosek, zrobić próbny wydruk i wprowadzić niezbędne poprawki.

7. Postępuj zgodnie z instrukcją pisania wniosku

W trakcie pisania projektu zauważysz, że jest wiele ważnych spraw, które warto powiedzieć o twoim projekcie. Wszystkie są ważne, z tym że we wniosku mamy ograniczoną ilość znaków na opisanie konkretnego zagadnienia.  Trzymaj sięinstrukcji pisania wniosku i sprawdź jakie zagadnienia musisz koniecznie opisać aby twój projekt został dobrze oceniony. Niezbędne jest także zaznajomienie się z kryteriami oceny wniosku, aby na etapie przygotowywania opisu adresować kluczowe kwestie.

8. Sprawdź wykonalność wskaźników projektu

We wniosku o dotacje unijne zostaniesz poproszony o wypisanie różnego rodzaju wskaźników, które będą świadczyć o atrakcyjności twojego projektu. Wskaźniki posłużą jednostce finansującej do sprawdzenia po pewnym czasie czy udzielone dofinansowanie przynosi oczekiwane rezultaty. Bardzo ważną sprawą jest określenie wskaźników sukcesu. Niektóre, takie jak wskaźniki finansowe (np. NPV opisane tu) będą narzucone, a niektóre będziesz mógł określić samodzielnie.

Zrób to rozważnie aby pokazać prawdziwe rezultaty twojego projektu a jednocześnie upewnić się, że te wskaźniki są ważne dla twojego biznesu i będą zrealizowane.

9. Bądź przygotowany na niespodziewane sytuacje w trakcie pisania wniosku o dotacje

W trakcie pisania wniosku i zastanawiania się nad konkretnymi założeniami możesz dojść do ciekawych wniosków. Bądź otwarty na wprowadzanie modyfikacji w swoim początkowym projekcie.

10. Czy zainwestowałbyś w swój projekt?

Po napisaniu wniosku warto odpowiedzieć sobie na pytanie czy projekt rzeczywiście jest atrakcyjny. Warto wtedy z dystansu przyjrzeć się liczbom, poczynionym założeniom i wyliczeniom. Najlepszym sprawdzianem racjonalności inwestycji jest odpowiedzenie sobie na pytanie czy gdybym nie pozyskał funduszy unijnych to i tak nadal starałbym się zrealizować projekt. Jeśli odpowiedź jest twierdząca – napisałeś dobry projekt i masz szanse na dotację dla twojej firmy.

Podobne artykuły:

Pisanie wniosków unijnych na przestrzeni ostatnich kilku lat znacznie się skomplikowało. Rozpoczynając starania o środki na rozwój firmy warto odpowiedzieć sobie na powyższe pytania i być na nie przygotowanym. Niektórzy przedsiębiorcy oceniając swoje możliwości decydują się na skorzystanie z pomocy przy pozyskiwaniu dotacji – zlecając przygotowanie wniosku firmie zewnętrznej, takiej jak nasza.

Pozyskiwanie funduszy unijnych w dzisiejszych czasach jest zadaniem zespołowym i nawet przy średniej wielkości projekcie wymaga zaangażowania zespołu kompetentnych osób.

FEDiS - Dotacje dla Firm Konrad Habit