Rezerwowa kasa fiskalna – koło ratunkowe przedsiębiorcy

Rezerwowa kasa fiskalna – koło ratunkowe przedsiębiorcy Fotolia

Obowiązkiem użytkownika kasy rejestrującej jest wydanie klientowi paragonu w momencie zakupu. Nie można go dostarczyć później. Dlatego zdarza się, że awaria urządzenia uniemożliwia prowadzenie handlu. Ratunkiem w takiej sytuacji jest kasa rezerwowa.

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług z 2004 r., a konkretnie z art. 111 ust. 3:

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Jak widać, przepisy nie wymagają od przedsiębiorcy zakupienia dodatkowego urządzenia. Posiadanie rezerwowej kasy jest dobrowolne i powinno być podyktowane potrzebami konkretnej działalności. Należy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że jeśli urządzenie ulegnie awarii, jego naprawa może potrwać nawet do kilku dni lub tygodni. Będzie to oznaczało konieczność przerwania sprzedaży prowadzonej na rzecz klientów indywidualnych.

Ochrona przed ewentualnymi stratami finansowymi

Decyzję o wyposażeniu firmy w rezerwową kasę fiskalną warto umotywować tym, czy wpłynie to istotnie na ochronę interesów działalności. Wiele zależy od natężenia ruchu oraz profilu przedsiębiorstwa – stacjonarnego lub mobilnego. W przypadku biznesu, który nie obsługuje codziennie mnóstwa klientów, przerwa w sprzedaży nie musi znacząco odbić się na wysokości obrotu. Sprawa wygląda jednak inaczej wtedy, gdy podatnik prowadzi handel praktycznie bez przerwy. W takiej sytuacji urządzenie rezerwowe będzie stanowiło skuteczne zabezpieczenie przed ewentualnymi stratami finansowymi.

Refundacja części kosztów zakupu kasy rezerwowej

Nabycie kasy rezerwowej oznacza oczywiście większy wydatek. Za dodatkowe urządzenie trzeba bowiem zapłacić tak samo, jak za to wykorzystywane do codziennej pracy. Niemniej, również w tym przypadku podatnikowi przysługuje zwrot części kosztów, o ile kupuje kasę fiskalną po raz pierwszy. Jeśli obydwa urządzenia, podstawowe i rezerwowe, zostaną zgłoszone do Urzędu Skarbowego i wprowadzone w tryb fiskalny zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca odzyska nawet do 90 proc. ceny każdego z nich, jednak nie więcej niż 700 zł (od każdego). Proste działanie matematyczne pozwala ustalić, że ogólna ulga może wynieść maksymalnie 1 400 zł. Co więcej, właściciel przedsiębiorstwa może kupić dwa różne modele. Podstawową kasę z wyższymi parametrami, oferującą więcej opcji, natomiast rezerwową – prostszą i tańszą.

Jak to działa?

Prowadzenie ewidencji przy pomocy urządzenia rezerwowego nie różni się od stosowania tego podstawowego. Podatnik musi uwzględnić obydwie kasy w zgłoszeniu przedinstalacyjnym do Urzędu Skarbowego oraz zlecić ich fiskalizację. To warunek niezbędny do skorzystania z refundacji części kosztów. Później o wprowadzeniu urządzeń w tryb fiskalny trzeba poinformować naczelnika właściwego US – najpóźniej siódmego dnia od daty wykonania tej procedury. Należy również pamiętać o tym, że zarówno kasa podstawowa, jak i rezerwowa, muszą przechodzić przeglądy techniczne – nie rzadziej niż co dwa lata. Zgłoszenie urządzeń do firmy serwisującej jest obowiązkiem przedsiębiorcy.

Zapasowa kasa zawsze będzie gotowa do pracy. Jeśli jednak podatnik zdecyduje się na jej zastosowanie, nie może pominąć żadnej czynności, wynikającej z rejestrowania obrotu przy użyciu urządzenia fiskalnego. Chodzi przede wszystkim o wykonywanie raportów dobowych (po zakończonym dniu sprzedaży) i miesięcznych (po zakończonym miesiącu sprzedaży). Ponadto, kopię każdego paragonu fiskalnego trzeba przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku obrachunkowego, w którym wspomniany dokument został wystawiony. Do kasy rezerwowej zostanie dołączona książka serwisowa. To dokumentacja urządzenia, zawierająca nie tylko informacje dotyczące danego modelu, ale także wpisy poświęcone przedsiębiorcy. Podobnie jak w przypadku kasy podstawowej, książkę serwisową trzeba przechowywać przez cały okres rejestrowania obrotu.

Polskie Centrum Kas Fiskalnych Marcin Ciechowicz