Skradziona dokumentacja księgowa - jak zmniejszyć wymiar kar?

Skradziona dokumentacja księgowa - jak zmniejszyć wymiar kar? Fotolia

Prowadzenie księgowości przedsiębiorstwa wymaga dyscypliny i dokładności.

Na osobach zajmujących się rachunkowością firmy ciąży duża odpowiedzialność, ponieważ rejestrowane przez nie zdarzenia oraz gromadzone dokumenty stanowią podstawę rozliczeń z zakładem ubezpieczeń społecznych i urzędem skarbowym. Dokumentacja musi być sporządzana rzetelnie i przechowywana przez określony przepisami prawa okres, który zależnie od rodzaju dokumentu może wynosić nawet 50lat. W tym czasie wiele może się wydarzyć. Jak się ratować, kiedy z niezależnych od przedsiębiorcy przyczyn całe archiwum księgowe zostanie utracone?

Osobom nie związanym na co dzień z księgowością, temat ten kojarzy się z piętrzącymi się stosami papierów i opasłymi tomami obliczeń. W dobie elektronicznej ewidencji dokumentów, stereotyp ten oddala się nieco od prawdy. Niemniej jednak grube segregatory długo jeszcze nie znikną z regałów księgowych, ponieważ prawo narzuca przedsiębiorcom konieczność przechowywania papierowej wersji większości oryginalnych dokumentów.

Bez względu na wielkość przedsiębiorstwa, prowadzenie działalności gospodarczej zawsze generuje mniejszą lub większą liczbę zdarzeń, które podlegają ewidencji księgowej i muszą zostać odpowiednio udokumentowane. Archiwum musi być kompletne, rzetelnie sporządzone i opisane, zawarte w nim treści zgodne z prawdą i wolne od błędów, a przede wszystkim – dostępne w razie ewentualnej kontroli.

Rodzaj dokumentów księgowych, które przechowujemy 5 lat:

dokumentacja podatkowa

  • księgi rachunkowe
  • księgi przychodów i rozchodówwidencje
  • rejestry
  • faktury
  • rachunki
  • dowody wpłat
  • raporty fiskalne

dokumentacja ubezpieczeniowa

  • kopie deklaracji rozliczeniowych
  • kopie imiennych raportów miesięcznych
  • kopie dokumentów korygujących

Rodzaj dokumentów księgowych, które przechowujemy 50 lat:

  • teczki osobowe
  • karty wynagrodzeń

Prowadzenie księgowości to bardzo odpowiedzialne i czasochłonne zadanie, które wymaga dużej dyscypliny, doświadczenia i wiedzy, również z zakresu prawa i podatków. Dokumentacja musi być nie tylko rzetelnie sporządzana, ale również odpowiednio archiwizowana i przechowywana przez wymagany ustawowo okres czasu. Księgi rachunkowe, dowody księgowe, sprawozdania finansowe, dokumenty podatkowe i ubezpieczeniowe – rejestry i ewidencje, faktury, rachunki, dowody wpłat, złożone raporty czy deklaracje powinny być dobrze zabezpieczone przed nieautoryzowanymi zmianami, zniszczeniem czy utratą. Szczególnie te ostatnie, które stanowią podstawę rozliczeń z urzędem skarbowym są dla firm bardzo cenne. Brak możliwości przedłożenia deklaracji podatkowych w czasie kontroli, podlega sankcjom wynikającym z kodeksu karnego skarbowego.

Wypadek losowy nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności

Wypadki się zdarzają i mimo najwyższej staranności o odpowiednie zabezpieczenie dokumentów, w wyniku zdarzeń losowych – np. klęski żywiołowej czy kradzieży – przedsiębiorstwo może stracić część lub całość swojego archiwum. Za brak wymaganej dokumentacji podatkowej w momencie kontroli przez organ skarbowy, przedsiębiorcy grozi kara grzywny w wysokości nawet kilkuset tysięcy złotych. Utrata dokumentów źródłowych nie zwalnia go jednak od obowiązku ich przedłożenia w razie takiej kontroli. Jak zatem firmy mają radzić sobie w takiej sytuacji?

Chociaż kroki, jakie powinien podjąć przedsiębiorca, który utracił dokumentację księgową w wyniku zdarzenia losowego nie są regulowane prawnie, warto zabezpieczyć się na wypadek wszczęcia przeciwko firmie postępowania sądowego:

  • spisać protokół, w którym zostaną uwzględnione wszystkie fakty dotyczące zdarzenia, np. stopień zniszczeń dokumentów w przypadku pożaru,
  • poinformować o fakcie właściwy urząd, np. urząd skarbowy w przypadku kradzieży, zniszczenia lub zagubienia dokumentacji podatkowej,
  • zgłosić zdarzenie odpowiednim służbom, np. policji w przypadku kradzieży.

Podjęcie powyższych kroków nie zwalnia firmy z przedstawienia dokumentacji księgowej podczas ewentualnej kontroli. Wykazanie jednak realizacji tych działań jest dobrze widziane zarówno w oczach właściwych urzędów, jak i w sądzie - może więc stanowić przesłankę do wymierzenia łagodniejszej kary.

Konsekwencje utraty dokumentów nie muszą być dotkliwe, ale…

Jeden z naszych klientów, w wyniku kradzieży, utracił dokumentację księgową z dwóch lat. Pracujący dla niego księgowy zniknął ze wszystkimi  rachunkami oraz fakturami i w następstwie kontroli organ skarbowy zakwestionował przedsiębiorcy koszty prowadzonej działalności, w przedmiotowym okresie. Ponieważ firma nie mogła przedstawić dowodów prawidłowego rozliczenia z fiskusem, zasądzono jej zapłacenie łącznie ok. 200 tys. zł. zaległego podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) oraz podatku od towarów i usług (VAT) za 2 lata prowadzenia działalności. Współpracę z klientem nad tą sprawą rozpoczęliśmy od odtworzenia dokumentacji skarbowej z archiwum US. Następnie złożyliśmy wniosek o rozłożenie zaległości podatkowych na raty. Urząd rozpatrzył wniosek pozytywnie, co umożliwiło przedsiębiorcy utrzymanie bieżących zobowiązań przy jednoczesnym zachowaniu płynności finansowej.

Utrata dokumentacji podatkowej pociąga za sobą szereg problemów, w tym trudności z:

  • oszacowaniem podstawy opodatkowania i wyliczeniem podatku, który przedsiębiorca jest zobowiązany zapłacić,
  • obliczeniem kosztów uzyskania przychodów w podatkach dochodowych,
  • odliczeniem podatku VAT, wynikającego z przedłożonych oryginałów faktur lub faktur korygujących albo ich duplikatów (wobec braku tej dokumentacji podatnik traci prawo do odliczenia podatku VAT),
  • dokonaniem bieżących rozliczeń podatkowych.

Konieczność uregulowania zaległości podatkowych to nie jedyny cios finansowy, jaki może spotkać przedsiębiorcę, który utracił dokumentację. Klientowi groziły również sankcje karne skarbowe za nieprzechowywanie dokumentacji. Pełniąc rolę reprezentantów w wytoczonym przeciwko przedsiębiorcy postępowaniu, powołaliśmy się na art. 1$ 3 k.k.s. Wykazaliśmy, że okoliczności popełnienia czynu zabronionego - kradzieży, czyli zdarzenia losowego niezależnego od klienta,  wskazują, że nie można mu przypisać winy  , w szczególności nie naruszył on też wymaganych reguł ostrożności – dokumentacja była przechowywana w biurze rachunkowym, o czym powiadomiony był właściwy Urząd Skarbowy. Dzięki naszemu wsparciu, sąd uznał, że klient nie popełnił przestępstwa karno-skarbowego.

Na mocy samodzielnie podjętych przez przedsiębiorcę działań prawnych, sąd zasądził wobec księgowego karę więzienia – w zawieszeniu oraz grzywnę – w wysokości zaledwie 2 tys. zł. Po zapoznaniu ze sprawą i decyzją sądu uznaliśmy, że szkoda, którą poniósł klient nie została w pełni zrekompensowana. Aby pozyskać większe odszkodowanie skorzystaliśmy z drogi postępowania cywilnego. Wytoczyliśmy sprawcy proces, w wyniku którego zasądzono mu na rzecz poszkodowanego kwotę 200 tys. zł, czyli równowartość kary, która została nałożona na klienta z tytułu niemożności przedłożenia skradzionej dokumentacji, potwierdzającej rozliczenie z fiskusem.

Część utraconych dokumentów można „odzyskać”

Odtworzenie dokumentacji to jedyny sposób na zmniejszenie kosztów wynikających m.in. z braku możliwości przedstawienia dowodów prawidłowego rozliczenia należności podatkowych. Dzięki uzyskanym w urzędzie skarbowym rejestrom VAT i złożonym deklaracjom podatkowym udało nam się zidentyfikować część poniesionych przez firmę kosztów prowadzonej działalności. Na ich podstawie opracowaliśmy również listę jej kluczowych, stałych dostawców. Niestety w takich przypadkach nigdy nie uda się ustalić tożsamości wszystkich kontrahentów, szczególnie jeżeli zawierane z nimi transakcje miały jednorazowy, incydentalny charakter.

Dowody księgowe stanowią podstawę informacji zawartych w księgach rachunkowych. Dzielimy je na:

  • zewnętrzne obce (otrzymane od zewnętrznych kontrahentów);
  • zewnętrzne własne (wystawiane przez przedsiębiorstwo i przekazywane w oryginale kontrahentowi);
  • wewnętrzne (dotyczące dokumentowania operacji wewnątrz przedsiębiorstwa).

Zewnętrzne dokumenty księgowe są źródłem najważniejszych dla podatnika informacji. Znając najważniejszych kontrahentów przedsiębiorstwa, mogliśmy zwrócić się do nich z prośbą o wystawienie duplikatów faktur. Na ich podstawie możliwe jest m.in. odtworzenie księgi przychodów i rozchodów oraz wysokości odliczeń podatku VAT. Od 6 głównych dostawców uzyskaliśmy znaczną część dokumentacji kosztowej, historia z wyciągów bankowych pozwoliła nam odtworzyć wysokość przychodów. Dzięki tym i innym zabiegom udało nam się skorygować wyjściową kwotę zaległości podatkowych o około 50%, czyli 100 tys. zł. Kolejna kontrola skarbowa badająca przeprowadzone korekty nie stwierdziła żadnych uchybień.

Dokumentacja w dobrych rękach

Dokumenty księgowe nie muszą być przechowywane w siedzibie firmy lub jej oddziałach. Jeśli przedsiębiorstwo korzysta z usług zewnętrznego biura rachunkowego, może ono przejąć nad nimi pieczę. O powierzeniu prowadzenia ksiąg firmy podmiotowi zewnętrznemu, należy jednak powiadomić urząd skarbowy.

Wybierając usługodawcę, który przejmie procesy księgowe firmy, warto zwrócić uwagę na elementy, zapewniające bezpieczeństwo współpracy. Należy więc uwzględnić nie tylko doświadczenie i kompetencje specjalistów pracujących w danym biurze rachunkowym – sprawdzić, czy dysponują wpisami na stosowne listy doradców, ale również upewnić się, że biuro posiada polisę OC na kwotę przewyższającą obowiązkowe minimum. Niektórzy usługodawcy są ubezpieczeni nawet na sumę 1,000,000 PLN na wypadek konieczności wypłaty odszkodowań. Wykorzystywanie digitalizacji i cloud computingu do generowania, przechowywania i przesyłania dokumentacji firmowej stanowi dodatkowy atut partnera. Elektroniczne archiwum można w łatwy sposób odtworzyć. Nasz klient z dużym prawdopodobieństwem nie poniósłby żadnych kosztów utraty dokumentów, gdyby dysponował ich cyfrowymi odpowiednikami.

Professional Services Daria Szewczyk