System ERP do efektywnego zarządzania miastem – IT przyjazne dla samorządu

System ERP do efektywnego zarządzania miastem – IT przyjazne dla samorządu System ERP

Oprogramowanie ERP dla administracji i samorządów staje się powoli codziennością w polskich miastach.

Odpowiedni system pozwala lepiej zarządzać finansami, pracownikami administracyjnymi, a także całą jednostką – w tym przypadku konkretnym urzędem miasta czy gminy.


Czym jest system ERP dla samorządu?


System ERP (z ang. Enterprise Resource Planning) służy do efektywnego planowania zasobów nie tylko przedsiębiorstw, ale także instytucji publicznych. Jest to oprogramowanie lub kilka aplikacji, które razem tworzą platformę łączącą procesy w danej firmie. Po co? Aby ułatwić zarządzanie wszystkim tym, czym żyje dana firma czy urząd – od księgowości, przez środki trwałe, finanse i zakupy, aż do marketingu.


Jak system ERP sprawdza się w urzędzie? W dużym skrócie upraszcza wszelkie zadania administracyjne, które codziennie pojawiają się w danej jednostce. Od dekretacji dokumentów, przez tworzenie raportów, po naliczanie podatków. Ponadto daje dostęp do wielu danych i ułatwia ich analizę. Co więcej, usprawnia kontakt i wymianę plikami, formularzami czy pismami urzędowymi.


Modernizacja administracji publicznej – fakt czy fikcja?


Unia Europejska także stawia na e-administrację. Obecnie informatyzacja jest priorytetem w poszczególnych państwach członkowskich. Jednym z głównych założeń eGovernment Action Plan 2016-2020 jest usunięcie istniejących barier cyfrowych oraz usprawnienie administracji i instytucji publicznych w taki sposób, aby były one bardziej otwarte, wydajne i dosłownie lepiej skomunikowane z obywatelami.


Dlaczego według UE e-urząd jest taki ważny? Z kilku prostych powodów:



    • wsparcie – e-administracja doskonale wspiera i usprawnia procesy administracyjne,

    • efektywność – cyfrowy urząd to lepsza jakość usług i większa efektywność wewnętrzna w sektorze publicznym,

    • mniejsze obciążenie – e-usługi publiczne to mniejsze obciążenie dla obywatela, ale i samej administracji (szybki, wygodny, przejrzysty kontakt na linii urząd-petent),

    • korzyści ekonomiczne – technologia cyfrowa w administracji to także oszczędność pieniędzy czy zasobów (jak chociażby papier), co wpływa na korzyści ekonomiczne i społeczne dla ogółu społeczeństwa.


System ERP System ERP

Dobry system ERP, czyli czego potrzebuje administracja?


Poszczególne urzędy cechują się różnymi zakresami działania, strukturą lub liczbą zatrudnionych osób. Mała gmina obsługuje mniej petentów niż duży urząd wojewódzki czy ośrodek naukowy. Czy zatem każdy z nich może mieć system ERP dopasowany do swoich indywidualnych potrzeb? Odpowiedź brzmi: tak. Oprogramowanie ERP dla administracji i samorządów to systemy dedykowane i modułowe, czyli tworzone z myślą o specyfice konkretnej jednostki.


Nowoczesna administracja w systemie ERP szuka przede wszystkim wsparcia w zarządzaniu najważniejszymi obszarami. Należą do nich:



    • finanse i księgowość – rozwiązania muszą dotyczyć m.in. środków trwałych, e-deklaracji, rozrachunków, a nawet windykacji czy kartotek podatników z wymiarami podatków należnych,

    • personel i klienci – urzędy potrzebują podstawowych opcji, które pozwalają sprawnie zarządzać użytkownikami, ich uprawnieniami oraz danymi kontrahentów,

    • wspieranie decyzji – kadra zarządzająca szuka sposobów na lepszy controlling, tworzenie budżetów, prowadzenie rozliczeń, a także generowanie raportów,

    • logistyka, remonty i inwestycje – interesującym obszarem są też możliwości rejestrowania zakupów, zapasów oraz zarządzania towarami, materiałami, a nawet ewidencją pojazdów czy obsługą prowadzonych projektów lub prac remontowych.


System ERP System ERP

Jak system ERP usprawnia pracę urzędu w praktyce?


Główne zalety oprogramowania ERP dla administracji i samorządów są najlepiej widoczne na konkretnych przykładach. Urząd miasta A prowadzi rozbudowaną gospodarkę nieruchomościami. Do tej pory w oddzielnych folderach tworzono kartoteki umów i dokumentów. W osobnych plikach obliczano opłaty dla nieruchomości oddawanych w użytkowanie wieczyste. Implementacja popularnego systemu Comarch ERP Egeria i dedykowanego modułu „Gospodarka nieruchomościami” umożliwiły prowadzenie wszystkich zapisów w jednym miejscu, a nawet tworzenie raportów i analiz na podstawie zintegrowanych i aktualnych danych.


Urząd w mieście B prowadzi procedury przyznawania dodatków mieszkaniowych. Rejestracja wniosków, decyzji, odwołań, wypłat i sporządzanie wypłat dodatków odbywały się ręcznie. Po wprowadzeniu ERP system sam tworzy zestawienia wniosków i decyzji. Wszystkie dane są w jednym miejscu. Inny urząd w miejscowości C zdecydował się na system ERP, aby prowadzić ewidencję informacji o programach pomocowych, rejestrować beneficjentów (np. 500+), przechowywać dane o udzielonej pomocy czy o zakresie ekwiwalentu dotacji netto/brutto.


Oprogramowanie ERP dla administracji i samorządów cechuje prosta integracja systemu i intuicyjne zarządzanie zgromadzonymi danymi. ERP gwarantuje też automatyzację większości powtarzalnych procesów, a co za tym idzie – znacznie oszczędza czas użytkownika. Sprawdzi się też w jednostkach, które dążą do ograniczenia biurokracji i np. zmniejszenia zużycia papieru. Można więc śmiało stwierdzić, że w końcu e-urząd to urząd przyjazny.