System informatyczny niezbędnym narzędziem wprowadzania nowoczesnego zarządzania publicznego

System informatyczny niezbędnym narzędziem wprowadzania nowoczesnego zarządzania publicznego Image courtesy of by KROMKRATHOG/FreeDigitalPhotos.net

Stopień złożoności procedury wprowadzenia i późniejszego stosowania w praktyce budżetu w układzie zadaniowym sprawia, że niezbędne staje się wykorzystanie w tym celu nowoczesnych technologii informatycznych.

Skuteczne zarządzanie i związana z nim konieczność osiągnięcia szybkiego tempa przepływu i przetwarzania informacji wymagają zastosowania zintegrowanych instrumentów, które można nie tylko precyzyjnie dostosować do bieżących potrzeb instytucji, lecz także które mogą się wraz z nimi zmieniać i ewoluować. Nowoczesne rozwiązania metodyczne w zakresie prowadzenia instytucji samorządowych muszą iść w parze tak z odpowiednim przygotowaniem merytorycznym kadr, jak i opracowaniem odpowiednich narzędzi przez nie wykorzystywanych. Zagadnienie to jest na tyle złożone, że do podjęcia prawidłowych decyzji i działań w tej dziedzinie często niezbędne okazuje się wsparcie zewnętrznych ekspertów, również tych posiadających specjalistyczną wiedzę w zakresie projektowania rozwiązań informatycznych.

Zwróć na to uwagę wybierając system

Zakres i złożoność zadań realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego sprawiają, że wybierane przez nie rozwiązania IT muszą gwarantować skuteczność. Tu nie ma miejsca na błędy i wielokrotne poprawki. Najważniejszymi czynnikami wyboru odpowiedniego systemu informatycznego powinny zatem być: bogaty zasób wiedzy i doświadczeń producenta oraz podmiotu wdrażającego oprogramowanie, dopasowanie funkcjonalności do specyfiki działania jednostek administracji publicznej i pełna zgodność z regulacjami prawnymi, a także możliwość elastycznego dostosowania rozwiązań do indywidualnych potrzeb konkretnych jednostek.

To przekłada się na efektywność pracy

Zintegrowany system informatyczny obejmuje i łączy najważniejsze sfery działalności instytucji. Idea rozwiązań zintegrowanych opiera się na tym podstawowym i prostym założeniu, że wszelkie dane powinny być wprowadzane do systemu tylko raz i powinny być dostępne dla wszystkich użytkowników, których zakres obowiązków wymaga, aby mieli do nich wgląd. W dobrze opracowanym rozwiązaniu łatwy sposób wprowadzania danych powinien iść w parze z rozbudowanymi możliwościami ich wykorzystania do prowadzenia analiz wspierających proces decyzyjny. Niezbędny jest również odpowiednio skonstruowany system uprawnień użytkowników, regulujący możliwość dostępu do danych. Pracownik danego szczebla powinien widzieć wyłącznie te dane i na dokładnie takim poziomie szczegółowości oraz móc wykonywać na nich te operacje, które są niezbędne do realizacji zadań przypisanych do jego stanowiska. Takie podejście przekłada się na efektywność pracy z systemem i znacznie ogranicza ryzyko popełnienia pomyłki.

System powinien zapewniać kompleksowe wsparcie procesów zarządzania w samorządzie. Musi obejmować swoim działaniem sferę finansów i księgowości, kadr i płac oraz zarządzania majątkiem instytucji. Dzięki połączeniu wszystkich strategicznych obszarów funkcjonowania za pomocą jednego systemu, użytkownicy zyskują komfort i łatwość pracy, a to przekłada się na efektywność podejmowanych przez nich działań. Równolegle system powinien zawierać pełen wachlarz, skupionych wokół głównych modułów, rozwiązań satelickich. Pełnią one rolę uzupełnienia, a często także rozszerzenia funkcjonalności oferowanych przez podstawowe moduły systemu. Przekłada się to na końcową ocenę elastyczności określonego narzędzia. A jej wysoki poziom jest niezbędny nie tylko ze względu na potrzeby użytkowników zidentyfikowane na chwilę obecną, lecz także na łatwość, z jaką można dostosowywać system do wszelkich zmian warunków prawnych czy technologicznych, które mogą wystąpić w przyszłości.

Newralgiczny obszar

Finanse i księgowość to jeden z obszarów najbardziej newralgicznych z punktu widzenia potrzeb jednostek administracji publicznej. Jeśli grupa modułów, zapewniających kompleksową obsługę sfery finansowo-księgowej jednostki, ma w założeniu również umożliwiać zastosowanie klasyfikacji zadaniowej, to optymalne działanie tych modułów zyskuje istotne znaczenie już na wstępnym etapie przygotowywania planu finansowego. Nie mniejszą wagę ma również w późniejszym procesie ewidencji i oceny realizacji planu dochodów i wydatków. Na wszystkich wymienionych etapach w odpowiedni sposób musi być rejestrowana informacja o zadaniach. Co ważne, skuteczny system informatyczny powinien ułatwiać jednostce ustalanie planu finansowego w porozumieniu z jednostkami podległymi.

Realizacja wydatków

Nie mniej istotny od planowania jest etap realizacji wydatków w zgodzie z ustalonym planem dochodów i wydatków. Należy zwrócić uwagę na to, że nie wszystkie systemy pozwalają na precyzyjną ewidencję i kontrolę wydatków jeszcze przed ich poniesieniem. W takiej sytuacji pracownicy odpowiedzialni za tę sferę skazani są na analizę zaksięgowanego zaangażowania środków lub prowadzenie odręcznych ewidencji. System informatyczny powinien pozwalać na rozwiązanie tych problemów, oferując wsparcie w procesie rejestracji wniosków o przyznanie środków, umów związanych z realizacją wydatków, a także dokumentów źródłowych, takich jak faktury czy delegacje, na każdym etapie kontrolując zgodność kwot z wysokością środków przewidzianych w planie finansowym.

Podobne artykuły:

Analiza danych w różnych przekrojach

Niezwykle istotną rolą systemu jest zapewnienie możliwości analizowania danych finansowych w różnych przekrojach. Ma to ogromne znaczenie w planowaniu, a także rozliczaniu działalności jednostki. Programy do obsługi finansowo-księgowej powinny umożliwiać nie tylko generowanie wymaganych prawem sprawozdań finansowych, ale również tworzenie dowolnego, zgodnego z aktualnymi potrzebami użytkownika, raportu. W praktyce działania instytucji często pojawia się potrzeba modyfikacji istniejących bądź tworzenia nowych wzorów sprawozdań i raportów. Z reguły producenci zapewniają aktualizacje będące odpowiedzią na zmiany wymuszone wymogami przepisów prawa. Często jednak konieczność wykonania modyfikacji wynika z innych, wewnętrznych potrzeb instytucji. Nie wszyscy producenci oprogramowania podejmują się wykonania tego typu zmian. Jeśli odbywa się to w ramach obowiązującej między stronami umowy serwisowej, problemem bywa zazwyczaj długi czas oczekiwania na efekty prac. W innych wypadkach dodatkowym obciążeniem stają się koszty realizacji tego typu usługi. Dlatego tak istotne jest umożliwienie użytkownikom systemu samodzielnego tworzenia i modyfikacji wzorów sprawozdań, zestawień czy raportów. Oczywiście udostępnienie odpowiednich narzędzi w żaden sposób nie zwalnia producenta od gotowości do udzielenia ewentualnego wsparcia w omawianym zakresie. Dobry system musi być jednak przede wszystkim otwarty na potrzeby użytkownika dotyczące samodzielnego przygotowywania informacji do celów sprawozdawczych czy związanych z podejmowaniem decyzji.

Rozbudowana część analityczna systemu to warunek niezbędny do poprawnego i łatwego zaplanowania każdego budżetu. Jednakże szczególnego znaczenia nabiera ona przy zastosowaniu ujęcia zadaniowego w procesie tworzenia budżetu danej jednostki w perspektywie wieloletniej. Dzięki dostępowi do odpowiednich analiz możliwy staje się dobór najwłaściwszego zestawu celów i mierników ich realizacji. Dobieranie celów i mierników bez wiedzy o danych z przeszłości to prosta droga do wypaczenia idei planu dochodów i wydatków w ujęciu zadaniowym.

Wspólna baza danych

Kolejną ważną cechą systemu do obsługi sfery finansowo-księgowej jest operowanie przez poszczególne moduły na wspólnej bazie danych. W przypadku tak newralgicznego obszaru jak finanse i księgowość, nabiera to szczególnego znaczenia. Dzięki temu nie występuje potrzeba wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji ani wykonywania operacji eksportu oraz importu danych, które są obarczone ryzykiem wystąpienia błędów i przekłamań.

Jednocześnie spełnienie powyższych standardów przez narzędzia informatyczne nie może być w żadnej mierze uznane za wystarczające. Wzorowy system powinien umożliwiać również łatwe dostosowanie funkcji i mechanizmów do specyficznych potrzeb poszczególnych instytucji.

QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o.