Zoptymalizuj prowadzenie małej firmy - co przenieść z offline do online?

Zoptymalizuj prowadzenie małej firmy - co przenieść z offline do online? sxc.hu

Zaoszczędzić wiele wysiłku, pieniędzy, ale przede wszystkim czasu w codziennej pracy. Mikro oraz małe i średnie firmy, czyli dominujący sektor przedsiębiorstw w Polsce coraz częściej szukają alternatywy dla tradycyjnych usług i przenoszą je w online.

Usługi elektroniczne mogą być kluczem do sukcesu niezależnie od profilu działalności firmy. Warto zapoznać się z listą rzeczy, które można zrealizować przez internet, a które ułatwią i przyspieszą  pracę i poprawią efektywność działalności.

E-księgowość

Na rynku są dostępne usługi księgowości internetowej, które umożliwiają prowadzenie tego obszaru dla małej, zwykle 1-osobowej firmy za pomocą aplikacji. Obsługa programu jest zazwyczaj bardzo prosta, dostępna również z poziomu smartfona czy tabletu. – Do księgowości internetowej przekonuje się coraz więcej polskich przedsiębiorców, ponieważ zachowuje ona wszystkie funkcje tradycyjnych, papierowych rozliczeń, ale dodatkowo wprowadza wiele ułatwień – mówi  Paweł Wrzos, Prezes Zarządu Finup Księgowość sp. z o.o., właściciela marki AIOBiznes, platformy usług dla firm. Wszystkie dane klientów, które wprowadzane są do systemu e-księgowości są gromadzone, a także archiwizowane, dlatego też ponowne wystawienie faktur na takie same dane jest proste, a samo użytkowanie tego programu – bezpieczne. Najczęstsze funkcje e-księgowości z jakich może skorzystać firma:

  • generowanie niezbędnych zestawień finansowych (np. miesięcznych),
  • wystawianie i ewidencja faktur,
  • wystawianie wezwań do zapłaty,
  • wypełnianie formularzy do Zakładów Ubezpieczeń Społecznych,
  • wypełnianie rocznych deklaracji podatkowych dla Urzędu Skarbowego,
  • baza towarów i usług

Wirtualne biuro

Wirtualnym biurem jest realnie istniejąca firma, która udostępnia adres potrzebny do rejestracji działalności oraz do korespondencji. Przedsiębiorca otrzymuje prestiżowy adres, pozwalający na skuteczne kreowanie wizerunku marki, bez ponoszenia ogromnych kosztów najmu. Usługa daje możliwość przekazania całej administracji w ręce specjalistycznej firmy, w tym m.in. zarządzanie obiegiem korespondencji i prowadzenie elektronicznego  biura podawczego, co pozwala na skoncentrowanie się na kluczowych sprawach przedsiębiorstwa.

Internetowe multiplatformy

Mikro i małe firmy mogą również korzystać z rozbudowanych platform online, dających dostęp do wielu usług jednocześnie w jednym miejscu, które są niezbędne do prowadzenia biznesu. Oprócz elektronicznej księgowości  i wirtualnego biura przedsiębiorca może m.in.:

  • Zamówić usługę kurierską
  • Zyskać wsparcie prawne
  • Zrobić zakupy w sklepie internetowym z artykułami biurowymi
  • Skorzystać z outsourcingu sił sprzedaży lub zamówić kampanię realizowaną przez call center
  • Wziąć udział w szkoleniu e-learningowym lub wycenić bądź zamówić szkolenie stacjonarne
  • Wynająć samochód na potrzeby firmy
  • Uzyskać finansowanie w postaci kredytu bankowego

Poprzez zaawansowane technologicznie rozwiązania dana platforma daje właścicielom firm najważniejsze narzędzia do prowadzenia działalności praktycznie od ręki, po zalogowaniu się do konta, do których ma szybki dostęp z dowolnego miejsca.

Elektroniczna administracja publiczna

ePUAP

Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (epuap.gov.pl) to serwis internetowy, który umożliwia obywatelom załatwienie wielu spraw administracyjnych przez Internet. W Katalogu Spraw znajduje się udostępnionych przez urzędy kilka usług dla przedsiębiorców. Zgromadzono je w kategorii Przedsiębiorczość i dotyczą m.in. prowadzenia firmy, rejestracji przedsiębiorców czy wydawania zezwoleń i koncesji. Więcej spraw można znaleźć w kategoriach Infrastruktura, Statystyka i Dofinansowanie z funduszy UE.

Potwierdzenie tożsamości odbywa się za pomocą Profilu Zaufanego (PZ) obsługiwanego w ramach platformy ePUAP. PZ wykorzystywany jest do składania podpisu na wniosku i stanowi alternatywę dla bezpiecznego podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym. Warto go posiadać, ponieważ stanowi podstawową metodę potwierdzania tożsamości w wielu usługach elektronicznej administracji.

PUE

Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE – pue.zus.pl) daje wgląd w dane zapisane na kontach w ZUS, pozwala wysłać drogą elektroniczną dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe oraz innego rodzaju wnioski. Przedsiębiorcy – płatnicy składek mogą sprawdzić dane osób zgłoszonych do ubezpieczeń, uzyskać wniosek o niezaleganiu z opłatami czy przejrzeć zestawienia złożonych deklaracji. Płatnicy składek do 100 ubezpieczonych mogą dodatkowo za pośrednictwem PUE ZUS wygenerować i wysłać dokumenty rozliczeniowe, dokonać zgłoszenia lub wyrejestrować ubezpieczonych, a lekarze - wystawiać także niektóre zaświadczenia lekarskie.

Agencja dotPR Marta Majkowska