Chmura na ratunek firmowym dokumentom

Chmura na ratunek firmowym dokumentom NF.pl

Obieg dokumentów w firmie, mimo że nieunikniony, z reguły stwarza wiele problemów. Jakich? Chociażby jeden z najbardziej prozaicznych – naruszenie bezpieczeństwa poufnych informacji.

Nie trudno wyobrazić sobie sytuację, w której wysyłamy plik tekstowy do drukarki znajdującej się piętro niżej. Przy naszym biurku zatrzymuje nas jednak ważnych telefon od klienta. Co się dzieje z wysłanym dokumentem, który najprawdopodobniej właśnie się drukuje? Ile osób może mieć do niego w tym czasie nieuprawniony wgląd?

Finał tej hipotetycznej sytuacji może być jednak bardziej banalny. W między czasie któryś z współpracowników drukując swoje dokumenty przez przypadek zabrał też kilka kartek naszego wydruku. Trudno wycenić szkody, jakie mogą wyniknąć z takiej sytuacji.

Nawet jeśli nie drukujemy aktualnie bardzo ważnych i poufnych informacji, zagubione dokumenty to szereg innych problemów. Przede wszystkim to spadek produktywności. Równie dotkliwy jest też wzrost kosztów, który w skali całego przedsiębiorstwa może być znaczący. Z kosztami ściśle związany jest też niechciany wzrost ilości odpadów. Marnujemy czas, marnujemy toner, marnujemy papier.

Rozwiązania chmurowe – najpewniejsze zabezpieczenie

Odpowiedzią na tego typu problemy są nowoczesne rozwiązania chmurowe, takie jak HP JetAdvantage Private Print, które integrują sieć komputerową biura, urządzenia mobilne pracowników i wszystkie punkty ksero w firmie, łącząc je w jedną bezpieczną i doskonale współgrającą ze sobą sieć.

Pracownicy w każdej chwili mogą wysłać wszystkie dokumenty przeznaczone do wydrukowania na odpowiednie urządzenie drukujące, wszystko za pomocą szyfrowanego połącznia bezprzewodowego. Dopiero kiedy pracownik jest gotowy do odebrania dokumentów może aktywować procedurę druku ze swojego komputera, urządzenia przenośnego lub bezpośrednio przy drukarce, wprowadzając odpowiedni, tylko jemu znany kod dostępu.

Kolejka przy drukarce

Jest to rozwiązanie szczególnie przydatne w biurze, w którym z urządzenia korzysta wiele osób, lub gdzie drukowane są bardzo zróżnicowane rodzaje dokumentów, od samoprzylepnych etykiet, przez próbki materiałów marketingowych, po zwykłe tabelki z zestawieniami finansowymi. Kiedy każdy z dokumentów drukowany jest na innym typie papieru, łatwo na przykład przez pomyłkę wydrukować materiały finansowe na drogich, samoprzylepnych kartkach etykietowych.

Nie stanowi to jednak problemu w przypadku, kiedy każdy z pracowników ma swoje konto, a jego zlecenia wydruku skorelowane jest z indywidualnym kontem i urządzeniami poszczególnych pracowników.

Bezpieczeństwo, oszczędność, prostota

Podsumowując – chmurowe zabezpieczenie integrujące sieć wydruków w firmie jest najlepszym sposobem na zachowanie wszystkich poufnych danych wyłącznie w rękach zaufanych ludzi, bez utraty komfortu i szybkości obiegu dokumentów w firmie.

Taka integracja to również znaczny wzrost produktywności pracy, a zarazem redukcja kosztów biurowych i ilości odpadów, jakie generuje przedsiębiorstwo. Poprzez zmniejszenie ilości zbędnych lub zgubionych wydruków oszczędzamy czas i pieniądze.

Rozwiązania chmurowe mają tę kluczową zaletę, że wymagają minimalnej ilości przestrzeni dyskowej na urządzeniach firmowych, nie wymagają dedykowanego miejsca na serwerach, oddzielnego magazynu w pobliżu biura, ani dodatkowego, specjalistycznego oprogramowania. System integrujący działający w chmurze pomaga znacznie zwiększyć bezpieczeństwo, ułatwia kontrolę i pozwala uniknąć dodatkowych wydatków. Tak wygląda bezpieczeństwo druku w rzeczywistości “Internetu Rzeczy” w XXI wieku.

Private Print to rozwiązanie chmurowe dostępne na platformie JetAdvantage, obsługującej najbardziej zaawansowane urządzenia HP.

 

Grupa Marcova Polska Solutions Sp. z o.o. Dariusz Kurczewski